Tugas Pengurus penting: Cara Mengendalikan Korespondensi Komuniti Dalam Talian - dummies

Menjadi pengurus komuniti dalam talian bermaksud menjadi penghubung yang berkesan. Walaupun mungkin ada masa anda mengecewakan e-mel, ketahui ia penting dalam bahagian penting pekerjaan anda.

Anda akan mengendalikan banyak e-mel. Apabila kata keluar bahawa anda seorang ahli komuniti datang dengan soalan dan kebimbangan, peti masuk anda akan dibanjiri. Walaupun beberapa hari, e-mel adalah minimum, menjangkakan lebih banyak hari apabila peti masuk anda kelihatan hampir tidak berkesudahan.

Untuk membuat perkara yang lebih teruk, rakan sekerja anda akan menghantar e-mel yang mereka rasa berada di bawah bidang kuasa jabatan anda, jadi bersiaplah untuk menerima banyak pertanyaan, aduan, dan barangan yang tiada apa-apa yang perlu dilakukan dengan anda sama sekali. Juga, anda akan mendapati bahawa soalan yang sama diminta berulang-ulang.

Tetapi tidak kira betapa lelah anda, dan walaupun anda sudah bersedia untuk menarik rambut anda setelah menerima soalan yang sama 100 kali pada jam yang lalu, anda perlu memberi respons kepada semua orang dengan nada positif, profesional dan sopan yang sama.

Anda mungkin cenderung untuk membuat surat borang untuk memberikan jawapan saham yang sama kepada soalan yang sering ditanya, tetapi lakukan pertimbangan semula. Borang surat adalah tidak bersifat peribadi dan membuat ahli komuniti anda merasakan bahawa mereka sangat sedikit bermakna kepada anda bahawa anda tidak boleh diganggu untuk membuat respons ringkas dan peribadi. Dengan pengecualian pengumuman komuniti massa, anda harus mengelak menggunakan surat borang sekiranya mungkin.

Mengetepikan masa setiap hari untuk mengendalikan pertanyaan, aduan dan komen ahli. Bacalah segalanya untuk menentukan sama ada ia perlu pergi ke orang lain, menerima jawapan segera, atau dapatkan siasatan lanjut. Apa-apa perkara yang tidak diselesaikan dengan segera memerlukan susulan. Pastikan anda perhatikan apa-apa korespondensi yang tidak dapat diselesaikan supaya ia tidak berakhir melalui retakan.

Untuk mengurangkan jumlah e-mel yang anda terima, anda mungkin ingin menghantar soalan yang sering ditanya di halaman Facebook, blog, atau komuniti anda. Catat pautan ke Soalan Lazim anda di laman blog atau laman web Hubungi kami supaya ahli tahu membaca Soalan Lazim sebelum menulis kepada anda dengan soalan yang telah anda jawab.