Membuat Peraturan di Lotus Notes 6 - dummies

A rule memberitahu Nota apa yang perlu dilakukan dengan mesej masuk tertentu. Sebagai contoh, anda boleh mempunyai peraturan yang selalu meletakkan mesej dengan perkataan tertentu dalam bidang subjek dalam folder tertentu, atau peraturan yang memindahkan e-mel dari orang tertentu terus ke dalam folder Sampah, atau mungkin peraturan yang berubah secara serta-merta pentingnya apa-apa mesej yang anda terima dari atasan anda kepada Tinggi. Lihat peraturan anda dengan mengklik Peraturan perkataan di anak tetingkap Navigation.

Untuk membuat peraturan baru, mula-mula klik pada folder Peraturan dalam anak tetingkap Navigasi mel anda. Kemudian klik butang Peraturan Baru bar Tindakan. Rajah 1 menunjukkan kotak dialog Peraturan Baru (agak besar) yang muncul.

Gambar 1: Buat peraturan baru di sini.

Seperti yang anda lihat dari Rajah 1, kotak dialog Peraturan Baru dibahagikan kepada tiga bahagian. Peraturan ini menentukan sama ada peraturan itu diaktifkan, Menentukan Syarat memutuskan di mana mesej akan bertindak, dan Tentukan Tindakan menentukan peraturan yang akan dilakukan dengan mesej yang dipilihnya.

Sebarang peraturan baru yang anda buat didayakan, secara lalai. Walau bagaimanapun, anda mungkin mempunyai peraturan yang anda mahu untuk melumpuhkan sementara; contohnya, mungkin anda tidak mahu mesej mel masuk dihantar ke folder itu, buat masa ini. Di bahagian paling atas kotak dialog, gunakan butang radio Peraturan Ini untuk memutuskan sama ada peraturan sedang dikuatkuasakan. Pilih butang Dihidup radio dalam medan (piawai), dan peraturan melakukan apa sahaja yang anda berikan. Sebaliknya, jika anda memilih butang radio Mati, peraturan anda digantung sehingga anda mengaktifkannya lagi.

Mencipta keadaan peraturan

Bidang dalam bahagian Ketentuan Syarat kotak dialog Peraturan Baru menentukan mesej yang akan dikenakan oleh peraturan anda. Idea asas adalah menggunakan medan ini untuk menetapkan kriteria dan kemudian menggunakan butang Tambah untuk menyelamatkan keadaan. Beberapa peraturan mungkin hanya mempunyai satu syarat, seperti Subjek mengandungi Dewasa . Yang lain mungkin lebih rumit, dengan lebih daripada satu keadaan. Sebagai contoh, anda boleh mempunyai peraturan yang mencari mesej masuk dengan perkataan Update Jualan dalam baris subjek yang dihantar oleh seorang lelaki bernama Rob Fichtel.

Apabila anda menentukan medan lungsur kedua di bahagian Ketentuan Syarat pada kotak dialog, anda boleh memilih dari 13 tempat yang berbeza untuk dilihat:

• pengirim: Pilih mesej dengan nama orang yang menghantar mesej itu. Anda boleh, sebagai contoh, membuat peraturan yang secara automatik mencari mesej dari bos anda.
• subjek: Pilih mesej berdasarkan apa yang ada dalam subjek mesej, seperti Kemas Kini Jualan .
• badan: Cari mesej dengan perkataan atau frasa tertentu di mana-mana dalam tubuh mesej.
• kepentingan: Pilih mesej berdasarkan kepentingan yang dipilih oleh penghantar untuknya (Tinggi / Sedang / Rendah).
• keutamaan penghantaran: Pilih mesej berdasarkan keutamaan penghantaran yang ditugaskan oleh penulis ke mesej.
• ke: Pilih mesej dengan nama orang atau orang dalam medan Kepada mesej.
• cc: Pilih mesej dengan nama orang atau orang dalam medan cc mesej.
• bcc: Pilih mesej dengan nama orang atau orang dalam medan bcc mesej.
• ke atau cc: Pilih mesej dengan nama orang atau orang dalam medan Kepada atau cc mesej.
• badan atau subjek: Masukkan kriteria yang Nota akan mencari dalam subjek dan badan mesej.
• Domain internet: Tentukan mesej dari syarikat tertentu, seperti ibm. com atau yourcustomerscompany. com.
• saiz: Tentukan mesej saiz tertentu.
• semua dokumen: Guna peraturan anda kepada semua mesej baru.

Selepas anda memberitahu Nota di mana hendak melihat, anda menggunakan medan lungsur ketiga dalam bahagian Ketentuan Syarat kotak dialog untuk memberitahu Nota perbandingan jenis yang anda minati:

• mengandungi: Istilah yang anda masukkan dalam medan ketiga boleh terjadi di mana saja di lapangan yang anda pilih di medan pertama.
• tidak mengandungi: Apa yang anda pilih dalam bidang pertama tidak boleh memasukkan apa yang anda masukkan dalam medan ketiga.
• ialah: Apa sahaja yang anda pilih dalam medan pertama mestilah sama dengan yang anda masukkan dalam medan ketiga.
• tidak: Apa yang anda pilih dalam bidang pertama tidak boleh menjadi apa yang anda masukkan dalam bidang ketiga.

Akhir sekali, gunakan medan ketiga di bahagian Ketentuan Syarat untuk memberitahu Nota apa yang anda cari. Cukup ketik istilah carian - nama seseorang, perkataan yang anda mahu cari dalam badan mesej, nama domain Internet, dan sebagainya - dalam bidang ketiga.

Selepas anda menentukan tiga bahagian keadaan, klik butang Tambah untuk menyelamatkan keadaan. Jika anda mengubah fikiran anda setelah menyimpan keadaan, anda boleh menggunakan butang Buang dan Hapus Semua untuk menyunting sebarang kesilapan. Anda perlu memilih keadaan dalam Apabila Mesej Mel tiba yang memenuhi syarat ini dan klik butang Alih Keluar untuk mengeluarkannya.

Kadangkala anda mungkin mahu peraturan dengan lebih dari satu syarat. Mungkin peraturan ini bertujuan untuk mencari mesej yang berasal dari pelanggan tertentu dan juga mempunyai kata-kata pesanan baru dalam baris subjek mereka. Peraturan boleh mempunyai banyak syarat yang anda inginkan; hanya terus menggunakan butang Tambah itu jika anda memerlukan lebih daripada satu.

Apabila anda menentukan pelbagai syarat untuk peraturan, anda mungkin ingin memberitahu Nota untuk bertindak hanya jika setiap kriteria dipenuhi. Pada masa lain, anda mungkin mahu Nota untuk bertindak jika mana-mana kriteria yang ditetapkan dipenuhi. Sebagai contoh, dalam Rajah 1, Nota disediakan untuk memadam setiap mesej yang badan atau subjek mengandungi perkataan Dewasa . Perkataan Dewasa tidak perlu muncul di kedua tempat untuk mengaktifkan peraturan.Jika anda lebih suka, anda boleh menyediakan Nota supaya perkataan Dewasa mesti muncul di dalam badan dan subjek untuk mengaktifkan peraturan. Anda mengawal ciri ini dengan memilih DAN atau ATAU dalam medan lungsur pertama. Bidang lungsur turun hanya muncul selepas anda mengklik Tambah untuk menambahkan sekurang-kurangnya satu syarat pada peraturan anda.

Mendefinisikan tindakan peraturan

Selepas anda memberitahu Nota di mana mesej akan bertindak, gunakan bahagian Tindakan Khusus pada kotak dialog untuk menentukan apa yang akan dilakukan Nota dengan mesej itu. Ini adalah bahagian kotak dialog di mana anda memberitahu Nota yang anda mahu mesej tertentu ini dipindahkan ke folder tertentu, dipadam, dan sebagainya.

Seksyen ini mempunyai dua bidang. Yang pertama - senarai juntai bawah - memberitahu Nota apa yang anda mahu lakukan untuk mesej ini. Bidang kedua memberitahu Nota di mana untuk meletakkannya.

Dalam medan pertama, anda boleh memilih dari enam perkara dengan mesej yang memenuhi syarat yang anda tetapkan di bahagian atas kotak dialog Peraturan Baru:

• pindah ke folder: Tell Notes to gerakkan mesej yang sepadan ke folder tertentu, nama yang anda masukkan dalam medan kedua atau gunakan butang Pilih untuk dipilih, kedua-duanya muncul apabila anda memilih pilihan ini.
• Salin ke folder: Beritahu Nota untuk memindahkan mesej yang sepadan ke folder tertentu, nama yang anda masukkan dalam medan kedua atau gunakan butang Pilih untuk dipilih, keduanya muncul apabila anda memilih pilihan ini. Ini berbeza daripada berpindah ke folder dalam mesej itu kekal di Peti Masuk anda.
• hantar salinan ke: Kirim mesej secara automatik ke orang lain.
• tetapkan tarikh luput: Tandakan tarikh pesanan akan tamat tempoh.
• perubahan penting kepada: Tandakan kepentingan mesej sebagai Tinggi, Sedang, atau Rendah - tanpa mengira bagaimana penghantar menetapkan kepentingan mesej.
• hapus: Alih keluar mesej.

Selepas anda menggunakan senarai drop-down ini untuk memutuskan apa yang akan berlaku pada mesej, gunakan medan di sebelah kanannya untuk memasukkan nama folder, atau nama orang yang akan dihantar kepada mesej itu, dan sebagainya pada. Medan di sebelah kanan muncul atau tidak bergantung pada apa yang telah anda pilih dalam senarai juntai.

Selepas anda mentakrifkan keadaan dan tindakan peraturan, klik butang OK di bahagian bawah kotak dialog Peraturan Baru untuk menyimpannya. Peraturan baru anda akan muncul dalam paparan Aturan dalam mel anda.

Seperti keadaan, peraturan mungkin mempunyai lebih daripada satu tindakan. Sebagai contoh, anda boleh menetapkan peraturan yang mencari mesej dari pelanggan tertentu dan kemudian secara automatik memajukan mesej itu kepada pembantu anda selepas juga memfailkan mesej dalam folder khusus.