Bagaimana untuk mengimport data ke dalam akses 2016 - dummies

Jika anda mahu pangkalan data di mana anda meletakkan data ke ganti sumber dalam Access 2016, maka import. Ini adalah pilihan untuk anda jika anda membuat pangkalan data Akses untuk menggantikan hamparan lama yang tidak lagi memenuhi keperluan anda. Juga import jika data sumber dibekalkan oleh vendor luar dalam format lain selain daripada format Akses.

Sebagai contoh, katakan anda menerima data jualan tunai dari vendor luar secara bulanan dalam format spreadsheet. Akses adalah alat yang hebat untuk pelaporan, sehingga Anda dapat mengimpor data ke Akses dan menggunakan alat pelaporan untuk menghasilkan laporan Anda.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimport atau menghubungkan sumber data ke pangkalan data Akses anda:

1Buka pangkalan data Akses yang akan memegang data yang diimport.

Anda harus melihat tab Data Luaran.

2Klik tab Data Luaran pada Ribbon.

Butang Import & Link butang muncul di Reben.

Setiap butang disambungkan ke wizard yang menuntun anda melalui proses:

Format fail biasa seperti Excel atau Teks (dilabel sebagai Fail Teks) mempunyai butang khusus mereka sendiri.

Anda boleh menemui format fail kurang biasa menggunakan butang Lagi.

3Klik butang yang sepadan dengan format fail anda.

A Dapatkan kotak dialog Data Eksternal khusus untuk format fail yang dipilih muncul pada skrin.

4Gunakan butang Semak untuk memilih sumber data yang ingin anda import atau memaut ke Akses.

Biasanya ini adalah fail. Ia juga boleh menjadi laman SharePoint atau Outlook.

Jika menaip nama fail bukan perkara anda, klik butang Layari untuk mencari fail.

5Pilih kaedah penyimpanan data.

Ini adalah di mana anda memberitahu Akses sama ada untuk mengimport atau memautkan data. Anda boleh memaut ke semua format fail kecuali XML.

6 Ikuti langkah-langkah yang selebihnya dalam kotak dialog Dapatkan Data Luaran.

Dari titik ini ke hadapan, langkah-langkahnya bergantung pada format data yang anda importkan. Ikuti arahan dengan teliti. Yang terburuk yang boleh terjadi ialah anda mendapat meja yang diimport (atau dipautkan) yang penuh dengan omelan. Sekiranya anda lakukan, semak format fail sumber.

Sebagai contoh, jika sumbernya adalah fail teks dan anda tidak dapat membedakannya, anda mungkin perlu mengesahkan bahawa fail teks disimpan sebagai fail terpencil (dengan aksara - koma, contohnya - diletakkan di antara medan). Ia juga mungkin bahawa fail sumber tidak dalam format yang betul (contohnya, anda mungkin fikir ia adalah spreadsheet Excel tetapi ia tidak).

Jika anda mengharapkan untuk mengimport atau memaut ke jenis fail ini seringkali, klik kotak centang Save Import Steps.(Kotak centang akan berada pada skrin terakhir wizard.) Selepas anda menandai kotak, anda akan diminta untuk nama untuk import anda.

7Kumpulan Import tab External Data pada Reben mengandungi butang yang dipanggil Import Tersimpan. Anda boleh menggunakan butang ini untuk memanggil import yang disimpan dan jalankan mereka seberapa kerap yang anda suka.

Sumber data mesti kekal di lokasi asal dengan nama asalnya untuk mengembalikan import yang disimpan.