Bagaimana merancang sistem QuickBooks 2014 anda - dummies

Jika anda memahami beberapa item besar-gambar - perakaunan apa yang dilakukan dan sistem perakaunan - akan mendapati bahawa proses Penyediaan QuickBooks menjadikannya lebih masuk akal.

Perakaunan apa yang

Fikirkan tentang perakaunan apa. Orang mungkin berhujah tentang butir-butir kecil, tetapi kebanyakan akan bersetuju bahawa perakaunan melakukan empat perkara penting berikut:

• Keuntungan dan kerugian langkah

• Laporan tentang keadaan kewangan firma (aset, liabiliti, dan nilai bersih)

• Menyediakan rekod terperinci aset, liabiliti, dan akaun ekuiti pemilik

• pihak berkepentingan, terutamanya kepada pihak pengurusan

Apa sistem perakaunan lakukan

Sekarang perhatikan sistem perakaunan apa-apa, atau sekurang-kurangnya pada sistem perakaunan perniagaan kecil, biasanya lakukan:

• Menerangkan penyata kewangan, termasuk penyata pendapatan, kunci kira-kira dan laporan perakaunan lain.

• Buat borang perniagaan, termasuk cek, gaji, invois, penyata pelanggan, dan lain-lain.

• Simpan rekod terperinci mengenai akaun utama, termasuk wang tunai, akaun belum terima (amaun yang diterima oleh pelanggan), akaun yang perlu dibayar (jumlah yang dibayar oleh firma), item inventori, aset tetap, dan sebagainya.

• Lakukan fungsi pengurusan maklumat khusus. Sebagai contoh, dalam industri penerbitan, penerbit buku sering membayar royalti pengarang. Jadi perakaunan royalti adalah tugas yang perlu dilakukan oleh sistem penerbit buku penerbit.

Apa QuickBooks lakukan

Okay, selepas anda memahami perakaunan apa yang dilakukan dan apa yang biasanya dilakukan oleh sistem perakaunan, anda dapat melihat dengan perspektif apa yang QuickBooks lakukan:

• Menghasilkan penyata kewangan

• Menghasilkan banyak bentuk perniagaan biasa, termasuk cek, gaji, invois pelanggan, penyata pelanggan, memo kredit, dan pesanan pembelian

• Memastikan rekod terperinci beberapa akaun utama: tunai, akaun belum terima, akaun hutang dan inventori dalam tetapan mudah

QuickBooks melakukan tiga daripada empat perkara yang anda harapkan sistem perakaunan lakukan. Walau bagaimanapun, QuickBooks tidak membekalkan barangan perakaunan khusus. Sebagai contoh, QuickBooks tidak melakukan perakaunan royalti.

Dan sekarang untuk berita buruk

Jadi QuickBooks melakukan tiga daripada empat perkara yang sistem perakaunan lakukan, tetapi ia tidak melakukan segala-galanya. QuickBooks sering merupakan penyelesaian perakaunan yang tidak lengkap. Oleh itu, berhati-hati dengan menetapkan harapan anda. Biasanya, anda juga perlu memikirkan penyelesaian kerja untuk beberapa keperluan perakaunan khas anda.

QuickBooks memberikan pengguna dan perniagaan banyak fleksibiliti. Jadi, kembali kepada contoh sebelumnya, penerbit buku boleh melakukan banyak perkara yang perlu dilakukan untuk perakaunan royalti di QuickBooks. Kerja-kerja perakaunan royalti ini hanya memerlukan sejumlah pertaruhan tertentu kerana perniagaan sedang menubuhkan QuickBooks.

Walau bagaimanapun, QuickBooks (atau sekurang-kurangnya versi QuickBooks yang paling popular) mengalami beberapa kelemahan penting:

• QuickBooks Pro tidak menyediakan cara yang baik untuk mengendalikan pembuatan inventori. Walau bagaimanapun, QuickBooks Premier dan QuickBooks Enterprise Solutions menyokong perakaunan pembuatan mudah.

  Dan QuickBooks Enterprise Solutions menyediakan beberapa keupayaan pengurusan inventori tambahan (banyak laman inventori, pengesanan nombor banyak dan siri, dan kos FIFO) sebagai sebahagian daripada ciri Inventori Advancenya. (Versi QuickBooks ini membantu anda mengandaikan proses mengubah bahan-bahan mentah ke dalam barang jadi dan juga menghadapi beberapa kerumitan inventori kehidupan sebenar.)

• Hanya QuickBooks Enterprise Solutions mengendalikan keadaan penyimpanan inventori di beberapa lokasi. Dengan kata lain, QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier hanya menunjukkan, sebagai contoh, anda mempunyai 3,000 widget. Ia tidak membenarkan anda menjejaki fakta bahawa anda mempunyai 1, 000 widget di gudang, 500 widget di kedai A, dan 1, 500 widget di kedai B.

Walaupun fakta bahawa QuickBooks mungkin penyelesaian yang tidak lengkap dan mungkin tidak mengendalikan inventori seperti yang anda mahu atau perlu, QuickBooks masih penyelesaian yang sangat baik. Tidak, tunggu, itu tidak cukup kuat. Apa yang dilakukan QuickBooks, ia sangat baik.

Lebih jauh lagi, produk perisian perakaunan dengan 600 pengguna, misalnya, akan dihentikan daripada produk seperti QuickBooks, yang mempunyai 4 juta pelanggan.