Penyimpanan dalam QuickBooks - dummies

Berapa lama anda perlu menyimpan laporan lama, salinan invois, dan maklumat perakaunan lain? Malangnya, tidak ada jawapan yang bersesuaian dengan semua soalan ini. Walau bagaimanapun, berikut adalah beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan:

• Pertimbangkan sama ada pihak lain untuk urus niaga akan menginginkan maklumat tersebut. Sebagai contoh, jika anda secara kronik berhujah dengan vendor mengenai sama ada anda telah membayar beberapa bil, masuk akal untuk menggantung bil penjual dan rekod pembayaran anda selama asalkan hujah dapat diteruskan.

  Ini bermakna bahawa sebarang dokumen yang mendokumenkan bil dan pembayaran vendor tidak semestinya perlu dikekalkan jika anda tidak mempunyai masalah.

• Pertimbangkan keperluan perakaunan cukai. Mengikut undang-undang (ramai yang tidak menyedari ini), perniagaan diperlukan untuk mengekalkan rekod perakaunan untuk melaporkan keuntungan, kerugian, pendapatan, dan potongan kepada Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri. Ini bermakna bahawa apa-apa yang anda perlukan untuk mengira keuntungan anda atau substantiat unsur pengiraan anda harus dikekalkan.

  Bagaimanapun, statut ketetapan wujud yang biasanya berjalan tiga tahun dari tarikh anda terakhir memfailkan penyata. Ini bererti bahawa dalam kebanyakan kes, anda tidak perlu menyimpan kerja kertas yang lebih tua dari tiga tahun sebelum pulangan yang berkaitan dengannya. Dalam erti kata lain, jika anda mempunyai data dari tahun 2009, dan anda memfailkan penyata cukai tahun 2009 pada 15 Mac 2010, pada 16 Mac 2013, anda tidak seharusnya (dalam kebanyakan kes) perlu menyimpan semua dokumen lama itu.

  Statut keterbatasan menentukan bahawa anda sepatutnya dapat membuang barangan lama. Satu kata yang berhati-hati adalah teratur, kerana beberapa pengecualian wujud untuk ketetapan statut tiga tahun ini:

  • Jika anda telah benar-benar ceroboh dan, melalui sloppiness anda, ditolak pendapatan kasar melebihi 25 peratus daripada apa yang anda menunjukkan pulangan, statut ketetapan bersamaan enam tahun.

  • Sekiranya tiada pemulangan yang difailkan atau pemfailan penipuan yang difailkan, tiada statut ketetapan wujud.

  • Negara tanpa cukai pendapatan (seperti negara Washington) menggunakan satu set peraturan yang berbeza dan boleh menggunakan statut keterbatasan yang lebih panjang. Sebagai contoh, negeri Washington menyatakan statut keterbatasan berjalan empat tahun, bukan tiga.

• Pertimbangkan rekod lama yang mungkin anda perlukan pada masa hadapan untuk menghitung item untuk pulangan cukai anda. Rekod ini perlu dikekalkan. Sebagai contoh, jika anda membeli kilang 30 tahun yang lalu, menyimpan rekod pembelian itu sehingga 3 (atau 6) tahun selepas anda menjual kilang itu.

• Perhatikan bahawa dalam sesetengah industri, peraturan atau peraturan pengekalan dokumen lain wujud. Sebagai contoh, jika anda seorang doktor, anda menyimpan rekod pesakit anda yang lama - dan ini termasuk maklumat perakaunan pesakit - untuk lebih lama daripada hanya tiga tahun. Peraturan pengekalan dokumen lain ini berbeza mengikut industri. Ketahui peraturan yang ada untuk industri anda.

• Pertimbangkan risiko mengekalkan maklumat rahsia terlalu lama. Akhirnya, walaupun anda mungkin merenung semua mata yang tidak dapat dilupakan dan menyimpulkan bahawa anda perlu menyimpan rekod kewangan anda selama-lamanya, perhatikan bahawa pendekatan ini juga membuat risiko. Dokumentasi kewangan yang lebih banyak yang anda arsipkan, lebih mudah dalam sesetengah kes yang mungkin untuk maklumat ini hilang atau dicuri.

  Anda tidak mahu, sebagai contoh, untuk menyimpan data bernilai begitu banyak tahun yang anda perlu menyewa gudang di bahagian bandar yang kurang baik untuk menyimpan barangan itu.

Menyimpulkan, bagaimana anda merapatkan cadangan-cadangan samar-samar ini? Datang dengan meneka kasar untuk berapa lama anda fikir anda perlu bergantung kepada benda.

Jika anda tidak melakukan apa-apa jenayah atau penipuan atau ceroboh, melemparkan apa-apa yang lebih daripada lima tahun. Mengasingkan dokumen yang boleh dibuang tahun ke dalam kotak. Label kotak dengan nombor tahun. Juga tandakan kotak dengan nota seperti "Buangkan pada 2016" supaya anda tahu apabila anda boleh membuang barang-barang itu keluar.

Anda mungkin mahu berfikir dua kali mengenai hanya mencatat rekod kewangan. Jangan melemparkan rekod peribadi anda atau, sememangnya, mana-mana rekod pelanggan: cetak dokumen dahulu.

Dengan cara ini, beberapa gedung bekalan pejabat besar kotak menawarkan perkhidmatan mencarik di kedai dengan harga yang berpatutan.