Penyimpanan dokumen dalam QuickBooks 2012 - dummies

Orang kadang-kadang bertanya berapa lama mereka harus menyimpan laporan QuickBooks lama, salinan invois, dan maklumat perakaunan lain. Malangnya, tidak benar-benar satu-saiz-sesuai semua jawapan untuk ini. Walau bagaimanapun, berikut adalah beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan:

• Pertimbangkan sama ada pihak lain untuk urus niaga akan menginginkan maklumat tersebut. Sebagai contoh, jika anda secara kronik berhujah dengan vendor mengenai sama ada anda telah membayar beberapa bil, masuk akal untuk menggantung bil penjual dan rekod pembayaran anda selama asalkan hujah dapat diteruskan.

  Ini bermakna bahawa sebarang dokumen yang mendokumenkan bil dan pembayaran vendor tidak semestinya perlu dikekalkan jika anda tidak mempunyai masalah.

• Pertimbangkan keperluan perakaunan cukai. Mengikut undang-undang (ramai yang tidak menyedari ini), perniagaan diperlukan untuk mengekalkan rekod perakaunan untuk melaporkan keuntungan, kerugian, pendapatan, dan potongan kepada Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri. Ini bermakna bahawa apa-apa yang anda perlukan untuk mengira keuntungan anda atau substantiat unsur pengiraan anda harus dikekalkan.

  Bagaimanapun, statut ketetapan wujud yang biasanya berjalan tiga tahun dari tarikh anda terakhir memfailkan penyata. Ini bermakna bahawa, dalam kebanyakan kes, anda tidak perlu menyimpan kerja kertas yang lebih tua dari tiga tahun sebelum pulangan yang berkaitan dengannya.

  Dengan kata lain, jika anda mempunyai data dari tahun 2007 dan anda memfailkan penyata cukai tahun 2007 pada 15 Mac 2008, pada 16 Mac 2011, anda tidak seharusnya (dalam kebanyakan kes) kertas kerja. Statut keterbatasan menetapkan bahawa anda harus membuang barang-barang lama.

  Satu kata berhati-hati adalah kerana beberapa pengecualian wujud untuk ketetapan tiga tahun ini:

  • Jika anda telah benar-benar ceroboh dan melalui sloppiness anda, daripada 25 peratus daripada apa yang menunjukkan pulangan anda, statut keterbatasan sama dengan enam tahun.

  • Sekiranya tiada pemulangan yang difailkan atau pemfailan penipuan yang difailkan, tiada statut ketetapan wujud.

  • Negara tanpa cukai pendapatan (seperti Washington) menggunakan satu set peraturan yang berbeza dan mungkin menggunakan batas keterbatasan yang lebih panjang. Washington, sebagai contoh, mengatakan statut keterbatasan berjalan empat tahun, bukan tiga.

• Pertimbangkan rekod lama yang mungkin anda perlukan pada masa hadapan untuk menghitung item untuk pulangan cukai anda. Keperluan ini perlu dikekalkan. Sebagai contoh, jika anda membeli kilang 30 tahun yang lalu, menyimpan rekod pembelian itu sehingga 3 (atau 6) tahun selepas anda menjual kilang itu.

• Perhatikan bahawa dalam sesetengah industri, peraturan atau peraturan pengekalan dokumen lain wujud. Sebagai contoh, jika anda seorang doktor, anda menyimpan rekod pesakit anda yang lama - dan ini termasuk maklumat perakaunan pesakit - untuk lebih lama daripada hanya tiga tahun. Peraturan pengekalan dokumen lain ini berbeza mengikut industri. Ketahui peraturan yang ada untuk industri anda.

Bagaimanakah anda memahami cadangan yang tidak jelas ini? Datang dengan meneka kasar untuk berapa lama anda fikir anda perlu bergantung kepada benda.

Anda mungkin mahu berfikir dua kali mengenai hanya mencatat rekod kewangan. Anda mungkin mahu memotong dokumen dahulu. Dengan cara ini, beberapa kedai bekalan pejabat besar menawarkan perkhidmatan mencarik dalam kedai untuk harga yang berpatutan.