Mengimport Data Ke MYOB - dummies

Adakah anda tahu bahawa anda boleh mengimport data ke MYOB dari aplikasi lain? Sebagai contoh, mungkin anda mempunyai senarai nama pelanggan dan alamat di tempat lain di komputer anda (mungkin dalam fail Word, fail pangkalan data atau dalam Excel) dan anda mahu mengimport maklumat ini ke MYOB. Inilah caranya untuk mengimport butiran pelanggan atau pembekal di sekelip mata.

Mengatur data anda

Tahap pertama apabila mengimport data adalah untuk memanipulasi penyenaraian pelanggan atau pembekal anda ke dalam format yang dapat difahami oleh MYOB.

1. Jika butiran pelanggan atau pembekal anda sedang dalam pemproses kata atau pangkalan data, cuba dapatkan butiran ini ke dalam spreadsheet sebelum anda cuba mengimport maklumat ke MYOB.

   Sebagai contoh, jika data anda disimpan dalam pangkalan data seperti Akses Microsoft, biasanya anda boleh menyimpan data ini dalam format yang boleh dibuka dalam Excel.

2. Menggunakan perisian spreadsheet seperti Excel, mengatur maklumat dengan kemas dalam lajur.

   Rapi data anda supaya semua nama disenaraikan satu demi satu, semua alamat disenaraikan satu demi satu dan seterusnya. Dengan alamat, jalankan jalan, bandar, negeri dan kod pos ke empat lajur berasingan.

3. Masukkan baris di bahagian atas senarai anda (jika anda belum melakukannya) yang menandakan lajur.

   Sebagai contoh, Nama, Telefon 1, Telefon 2, Kenalan dan sebagainya. Baris ini dipanggil baris Header anda.

4. Simpan hamparan ini sebagai fail tab-delimited.

   Contohnya dalam Excel, pergi ke menu Fail, klik Simpan As, dan kemudian pilih Tab-Delimited sebagai Jenis Fail. Format Fail-Delimited fail memudahkan perisian MYOB untuk dibaca.

Mengimport data anda

Sekarang bahawa anda mempunyai data anda teratur, anda sudah bersedia untuk mengimport maklumat ini ke MYOB. Tahan ketat, di sini:

1. Dari menu Fail di MYOB, pilih Pembantu Import / Eksport.

2. Pilih Import Data dan klik Seterusnya.

3. Pilih Kad sebagai jenis data, dan sama ada Kad Pelanggan atau Kad Pembekal sebagai Jenis Kad.

4. Klik Melayari, navigasi ke folder tempat anda menyimpan data anda, dan pilih fail yang anda mahu import. Klik Seterusnya.

5. Biola dengan tetapan dan klik Seterusnya.

   Perkara-perkara yang cukup teknikal pada masa ini. Tetapi jangan takut! Beritahu MYOB bahawa data anda dipisahkan oleh tab, bahawa baris pertama mengandungi tajuk, jika data sudah ada, anda ingin mengemas kininya, dan untuk memadankan kad menggunakan nama belakang. (Petikan di bawah menunjukkan tetapan seperti ini.)

   

6. Klik Padanan Auto untuk mendapatkan MYOB untuk padankan secara automatik bidang dan kemudian klik Seterusnya.

   Sebagai alternatif, anda boleh mencocokkan medan secara manual dengan menyerlahkan pertama bidang import di sebelah kiri, dan kemudian klik medan impor yang sepadan di sebelah kanan.Lakukan satu demi satu ini sehingga setiap medan di sebelah kiri dipadankan dengan medan di sebelah kanan.

7. Apabila digesa, buat sandaran fail anda.

   Kenapa perlu bersusah payah? Sekiranya anda benar-benar merosakkan import anda (yang kadang-kadang berlaku kali pertama), anda boleh memulihkan sandaran anda dan mulakan semula.

8. Klik Impor, dan terkejut apabila keseronokan bermula.

   Kadang-kadang pengimportan mengambil masa yang sangat panjang, kadang-kadang hanya beberapa saat. Bagaimanapun, import selesai apabila mesej yang menarik muncul untuk memberitahu anda mengenai kejayaan anda (atau kegagalan). Jika import anda gagal, baca mesej dengan teliti!

Penyelesaian masalah sekiranya perkara tidak berlaku

Butiran kad import ke dalam fail syarikat MYOB anda haruslah mudah, tetapi banyak gremlins boleh membuang mesej ralat dengan cara anda. Jika anda mendapat mesej selepas anda mengimport data mengatakan import mempunyai ralat atau amaran, ikut arahan untuk melihat log ralat.

• Jika import melangkau rekod, itu bermakna sesuatu yang sangat buruk yang MYOB mengabaikan pelanggan atau pembekal ini sepenuhnya.

• Jika anda mendapat mesej amaran, ini bermakna masalah kecil berlaku dan MYOB telah menolak sebahagian daripada butiran pelanggan atau pembekal (contohnya, mungkin MYOB telah menambah nama pelanggan, tetapi bukan alamat atau nombor telefon).

Log ralat menunjukkan senarai setiap rekod yang mempunyai masalah, dengan kod ralat yang menunjukkan pada awal setiap satu. Pada mulanya, kod ralat ini kelihatan seperti jargon yang tidak dapat difahami (Ralat -7, sebagai contoh, tidak banyak bermakna kepada yang tidak dikenali). Walau bagaimanapun, bahagian atas laporan ini memberikan senarai apa yang setiap mesej ralat bermakna.

Selepas anda mengenal pasti rekod mana yang tidak diimport dengan betul dan mengapa, anda boleh membuat satu daripada dua langkah. Jika hanya beberapa kad yang terpengaruh, buka fail syarikat anda dan perbetulkan kad ini satu demi satu. Sebaliknya, jika kebanyakan import tidak berfungsi, taruhan terbaik adalah untuk memulihkan sandaran anda, memperbaiki fail import dan cuba lagi.