10 Kunci untuk Menggunakan Teknologi Mengurus Rekod Perniagaan Kecil - mammies

Pemilik perniagaan kecil di mana-mana telah memeluk teknologi untuk menguruskan rekod mereka, sama ada menjadualkan janji temu, membuat surat-menyurat, merakam operasi perniagaan, penggajian gaji, inventori penjejakan, atau lebih. Walaupun perniagaan tidak pergi "tanpa kertas," mereka telah mengenali kelebihan menggunakan teknologi untuk terus teratur. Sekiranya anda masih dirantai untuk menggunakan kertas, ia mungkin masanya untuk anda menggunakan sepuluh kunci berikut untuk mencetak kertas dengan fail elektronik.

Gunakan Outlook untuk menjejaki pelantikan, tugas dan projek

Kalender kertas yang berjalan di mana-mana sahaja anda pergi adalah berguna, tetapi adakah anda cuba menggunakan ciri Kalendar dalam program perisian? Dengan kalendar berkomputer, anda boleh memasukkan temu janji sekali dan menetapkannya untuk mengulangi setiap hari, mingguan, dua kali seminggu, atau bulanan, dan anda boleh menetapkan peringatan automatik - tugas yang tidak boleh dilakukan pada kalendar kertas anda. Inilah bonus lain: Dengan perisian seperti Outlook, semua kakitangan anda boleh berkongsi kalendar.

Imbas kad perniagaan dan pindahkan maklumat mereka ke dalam senarai kenalan Outlook

Adakah anda bosan dengan membajak jalan anda melalui Rolodex anda atau kad perniagaan besar untuk mencari nombor telefon atau alamat e-mel ? Nah, anda boleh melangkah jauh dari mana-mana versi mimpi ngeri ini yang anda hadapi. Bagaimana? Jalankan setiap kad perniagaan melalui pemindai yang merangkumi perisian untuk menukar maklumat pada kad ke dalam senarai Kenalan di Outlook. Kemudian anda boleh mencari maklumat yang anda cari dengan operasi Cari.

Tukar dokumen ke Adobe. fail pdf

MS Word mempunyai pilihan untuk menyimpan fail sebagai. pdfs. Prosesnya tidak menyakitkan. Dengan dokumen Word terbuka, pilih FileSave AsSave sebagai jenis, dan klik pada anak panah lungsur di sebelah kanan. Tatal ke bawah senarai, sorot PDF, dan klik Simpan (di sebelah Batal di bahagian bawah kotak).

Apa masalah besar mengenai pdf? Anda tidak perlu risau sama ada seseorang mempunyai versi perisian yang betul untuk membaca fail anda. Mana-mana komputer dengan pembaca Adobe boleh membuka apa-apa. fail pdf.

Anda juga boleh mengimbas surat, invois, iklan - sebarang dokumen yang sesuai dengan pengimbas anda - dan simpannya sebagai pdf. Hanya pastikan bahawa anda menetapkan pengimbas kepada. jenis fail pdf sebelum anda mengimbas dokumen.

Buat sarjana dokumen yang digunakan dengan kerap

Apabila anda sering menggunakan huruf yang sama pada dasarnya tetapi dengan perubahan kecil, simpan file induknya di komputer anda.Kemudian apabila anda memerlukan dokumen itu, buka dokumen induk anda, buat perubahan, dan cetak dokumen itu. Ingat untuk menyimpan fail dengan nama fail yang berbeza supaya tuan tidak berubah.

Gunakan perisian perakaunan untuk membuat invois dan pesanan pembelian

Anda tidak perlu menggunakan kabinet memfailkan penuh dengan invois atau pesanan pembelian. Gunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks atau Sage 50 untuk membuat dokumen tersebut. Anda mungkin perlu mencetak dan menghantar dokumen kepada pelanggan, tetapi fail sebenar akan kekal-bukan dalam kabinet pemfailan ruang-ruang - tetapi pada komputer anda di mana mencari invois adalah masalah menaip beberapa penekanan kekunci.

Automatikkan kad masa, bil projek, dan pemprosesan gaji

Anda boleh menggantikan tebukan dalam dan memproses kad masa dengan jam elektronik dan memproses pembayaran gaji. Fikirkan masa yang disimpan dan kesilapan yang dielakkan. Seorang majikan mengatakan bahawa syarikatnya memotong pemprosesan gaji dari 6 jam hingga 45 minit dengan menggunakan perisian kad masa. Sekarang itu satu kejayaan besar.

Dan jika kepercayaan adalah masalah untuk perniagaan anda, anda boleh membeli program perisian yang mengharuskan setiap pekerja meletakkan jari pada pengimbas ketika memulakan dan mengakhiri jam kerja! Sidik jari ini kelihatan seperti filem sci-fi, bukan?

Trek inventori secara elektronik

Jika perniagaan kecil anda melibatkan inventori, menggunakan teknologi adalah satu-satunya cara untuk pergi. Perisian Pengiktirafan Watak Optik (OCR) membolehkan syarikat anda menyimpan rekod inventori yang tepat, mengisi pesanan dengan lebih cepat, memerintahkan pesanan dengan lancar, dan menimbun secara tepat kerana semuanya dikesan oleh komputer. Anda boleh menguruskan semua proses tersebut, menggunakan label dan nombor pada skrin komputer anda.

Rekod pembelian dan butiran produk mengenai aset dalam hamparan atau pangkalan data

Apabila anda membeli peralatan atau aset lain, rekod butiran pembelian dan produk dalam hamparan atau pangkalan data. Dengan semua maklumat di hujung jari anda, anda boleh menghubungi vendor dengan sebarang isu atau cepat mengumpul aset anda untuk penyata kewangan atau membalas permintaan maklumat aset dari bank.

Buat masa cukai sekeping kek

Apabila semua atau kebanyakan rekod anda berada di komputer, menyediakan cukai adalah lebih mudah dan lebih tepat daripada memindahkan data dari dokumen hard copy ke komputer.

Dengan semua invois atau pesanan pembelian dalam program perisian perakaunan, anda hanya menjalankan laporan dan -voila! -Perisian memberikan anda jumlah invois atau pesanan pembelian untuk tahun ini. Begitu juga dengan gaji, inventori, dan aset. Anda boleh mengambil apa sahaja yang disimpan secara sistematik pada komputer apabila anda memerlukannya.

Buat sandaran fail

Satu kelebihan tambahan menggunakan teknologi untuk menguruskan rekod perniagaan kecil anda ialah anda boleh menyandarkannya - simpannya ke komputer di lokasi lain atau pemacu kilat, contohnya.

Kenapa begitu penting sekali? Aset komputer yang paling berharga adalah data yang dipegangnya. Simpan salinan tambahan data itu supaya anda tidak pernah menghadapi kecemasan rekod yang hilang.Anda jarang mendapat perhatian terlebih dahulu bahawa pencuri akan mencuri komputer anda, api akan mencairkannya, atau ia hanya akan mati.