10 Tips untuk Visual Menganalisis dan Menyajikan Data dalam Excel - dummies

Berikut adalah beberapa cadangan konkrit mengenai bagaimana anda boleh menggunakan lebih banyak carta sebagai alat analisis data dalam Excel dan bagaimana anda boleh menggunakan carta untuk lebih berkesan menyampaikan hasil analisis data yang anda lakukan.

Gunakan jenis carta yang betul

Apa yang ramai yang tidak menyedari bahawa anda hanya boleh membuat lima perbandingan data dalam carta Excel.

Perbandingan	Deskripsi	Contoh
Secara keseluruhan	Hitungkan nilai individu dengan jumlah nilai tersebut.	Membandingkan jualan yang dihasilkan oleh produk individu dengan jumlah jualan yang dinikmati oleh firma.
Keseluruhan-ke-keseluruhan	Menyamakan nilai data individu dan set nilai data (atau panggilan Excel siri data ) antara satu sama lain.	Membandingkan hasil jualan firma yang berbeza dalam industri anda.
Siri masa	Menunjukkan bagaimana perubahan nilai dari masa ke masa.	Carta menunjukkan pendapatan jualan dalam tempoh 5 tahun lepas atau keuntungan dalam tempoh 12 bulan yang lalu.
Korelasi	Memandang siri data yang berbeza dalam percubaan untuk meneroka korelasi , atau persatuan, antara siri data.	Membandingkan maklumat tentang bilangan anak umur sekolah dengan jualan mainan.
Geografi	Memandang nilai data menggunakan peta geografi.	Memeriksa jualan mengikut negara menggunakan peta dunia.

Jika anda membuat keputusan atau mengetahui perbandingan data yang hendak dibuat, memilih jenis carta yang betul adalah sangat mudah:

• Pie, donat atau kawasan: Gunakan untuk > perbandingan keseluruhan data. Bar, silinder, kon, atau piramid:

• Gunakan untuk perbandingan data keseluruhan-keseluruhannya . Baris atau lajur:

• Gunakan untuk perbandingan data siri masa . Scatter atau gelembung:

• Gunakan untuk perbandingan data korelasi dalam Excel.

  Surface:

• Gunakan untuk perbandingan data geografi . Gunakan mesej carta anda sebagai tajuk carta

Tajuk carta biasanya digunakan untuk mengenal pasti organisasi yang anda sediakan maklumat atau mungkin untuk mengenal pasti siri data utama yang anda gunakan dalam carta. Cara yang lebih baik dan lebih berkesan untuk menggunakan tajuk carta ialah membuat ringkasan ringkas mesej yang anda mahu carta anda berkomunikasi.

Berhati-hati dengan carta pai

Carta pai adalah alat yang sangat rendah untuk memahami data secara visual dan untuk menyampaikan maklumat kuantitatif secara visual.

Hampir selalu, maklumat yang muncul dalam carta pai akan dipaparkan dengan lebih baik dalam jadual mudah.

Carta pai mempunyai beberapa kelemahan yang melemahkan:

Anda terhad untuk bekerja dengan set nombor yang sangat kecil.

• Carta pai tidak tepat visual.

• Dengan carta pai, anda terhad kepada siri data tunggal.

• Pertimbangkan menggunakan carta pivot untuk set data kecil

Untuk set data kecil, carta pivot boleh berfungsi dengan sangat baik. Perkara utama yang perlu diingati ialah carta pivot, secara praktikal, membolehkan anda merancang hanya beberapa baris data.

Walau bagaimanapun, jika anda membuat salib jadual yang menunjukkan hanya beberapa baris data, cuba carta pivot. Berikut adalah jadual silang dalam jadual pangsi

jadual . Berikut adalah jadual silang dalam bentuk pivot

chart . Bagi kebanyakan orang, persembahan grafik di sini menunjukkan trend dalam data yang lebih mendasar, lebih mudah, dan lebih berkesan. Hindari Carta 3-D

Masalah dengan 3-ialah dimensi tambahan, atau ilusi, kedalaman mengurangkan ketepatan visual carta. Dengan carta 3-D, anda tidak boleh dengan mudah atau tepat mengukur atau menilai data yang dilukis.

Berikut adalah carta lajur yang mudah.

Berikut ialah maklumat yang sama dalam carta lajur 3-D. Jika anda melihat dengan teliti pada dua carta ini, anda dapat melihat bahawa lebih sukar untuk membandingkan kedua-dua siri data dalam carta 3-D dan untuk benar-benar melihat apa nilai data yang mendasari sedang diplot.

Carta sering terlalu mudah menjadi berantakan dengan maklumat yang melampau dan mengelirukan.

Jangan sekali-kali menggunakan carta pai 3-D

Carta pai adalah alat yang sangat lemah untuk memvisualisasikan, menganalisis, dan memberi maklumat secara visual. Menambah dimensi ketiga pada carta selanjutnya mengurangkan ketepatan dan kegunaannya. Apabila anda menggabungkan kelemahan carta pai dengan ketidaktepatan dan ketepatan tiga dimensi, anda mendapat sesuatu yang biasanya mengelirukan.

Perhatikan penanda data hantu

A

penanda data hantu adalah beberapa elemen visual tambahan pada carta yang membesar-besarkan atau mengelirukan penonton carta. Berikut adalah carta lajur kecil bodoh yang dicipta untuk merancang pengeluaran epal di negeri Washington. Perhatikan bahawa legenda peta, yang muncul di sebelah kanan kawasan plot, kelihatan seperti penanda data lain. Ini pada asasnya penanda data hantu yang membesar-besarkan trend pengeluaran epal.

Gunakan skala logaritma

Dengan skala logaritma paksi nilai anda, anda boleh membandingkan perubahan relatif dalam nilai siri data. Carta garis ini tidak menggunakan penskalaan logaritma dari paksi nilai.

Ini adalah maklumat yang sama dalam jenis carta yang sama dan subtip, tetapi penskalaan nilai paksi diganti menggunakan skala logaritma.

Untuk memberitahu Excel bahawa anda ingin menggunakan penskalaan logaritma dari paksi nilai, ikuti langkah berikut:

Klik kanan paksi nilai (Y) dan kemudian pilih perintah Format Axis dari menu pintasan yang muncul.

1. Apabila kotak dialog Format Axis muncul, pilih kemasukan Pilihan Axis dari kotak senarai.

2. Untuk memberitahu Excel untuk menggunakan skala logaritmik dari paksi nilai (Y), cuma pilih kotak semak Logaritmic Scale dan kemudian klik OK.

3. Jangan lupa untuk mencuba

Cadangan yang anda bawa di sini adalah garis panduan yang baik untuk digunakan.Tetapi anda harus bereksperimen dengan pembentangan visual data anda. Kadang-kadang dengan melihat data dalam beberapa cara funky, aneh, visual, anda mendapat pandangan yang anda tidak akan ketinggalan.

Jika anda kerap menggunakan carta dan graf untuk menganalisis maklumat atau jika anda kerap membentangkan maklumat tersebut kepada orang lain dalam organisasi anda, membaca satu atau lebih buku ini akan memberi manfaat kepada anda.