5 Kawalan perakaunan untuk QuickBooks - dummies

Berikut adalah ringkasan ringkas lima teknik yang kuat untuk meminimumkan masalah yang timbul apabila anda mempunyai orang dengan tahap yang berbeza-beza kemahiran dan kebolehpercayaan yang bekerja dengan data QuickBooks anda:

• Secara kerap membandingkan bilangan inventori fizikal dengan rekod perakaunan inventori. Satu perkara yang boleh anda lakukan, kedua-duanya untuk meminimumkan kerugian inventori anda dan untuk mengekalkan rekod perakaunan yang tepat, selalu membandingkan jumlah fizikal inventori anda dengan apa yang ditunjukkan oleh rekod perakaunan anda. Sering mengira barang yang paling berharga dan paling mudah dicuri menyelesaikan dua perkara:

  • Pengecutan inventori dengan cepat dikenalpasti.

  • Pemilik perniagaan dapat meminimumkan penyusutan inventori dengan mengenal pasti jenis inventori yang paling sering dicuri atau bahkan apabila inventori paling sering dicuri.

• Rekonsiliasi akaun bank. Satu lagi perkara yang perlu dilakukan oleh pemilik perniagaan, pada pendapat saya, adalah mendamaikan akaun bank mereka sendiri. Selalunya, kecurian pekerja oleh kakitangan perakaunan berlaku apabila pekerja memikirkan cara menulis cek pada akaun bank syarikat yang pemiliknya tidak melihat. Satu cara yang pasti untuk mencari transaksi fiksyen dan penipuan adalah untuk memiliki pemilik mendamaikan penyata bank. Di samping itu, sebarang urus niaga yang mencurigakan dan mencurigakan cenderung menjadi jelas apabila pemilik perniagaan kelihatan rapat di cek.

• Mengasingkan perakaunan dari jagaan fizikal jika boleh. Dalam perniagaan kecil, tidak mudah untuk memisahkan perakaunan untuk beberapa aktiviti dari jagaan fizikal atau tanggungjawab fizikal untuk aktiviti itu. Sebagai contoh, sukar untuk memisahkan perakaunan inventori dari penjagaan fizikal atau akses ke inventori itu. Seorang kerani stor, contohnya, boleh mencuri rokok dengan mudah dan juga menyesuaikan rekod inventori melalui jualan daftar tunai untuk rokok. Walau bagaimanapun, di mana sahaja anda boleh mengasingkan jagaan fizikal dari perakaunan, pemeriksaan ralat terbina dalam berlaku. Orang yang melakukan perakaunan secara tidak langsung menyemak penjagaan aset fizikal dari aset itu.

• Melatih pekerja dalam penggunaan QuickBooks. Anda harus melatih pekerja untuk menggunakan QuickBooks jika anda mempunyai perniagaan dengan ukuran apa pun, atas dua sebab asas: Seseorang yang tahu cara menggunakan QuickBooks kurang cenderung melakukan kesalahan yang tidak sengaja, dan rekod perakaunan mencatat penyamaran pekerja.

• Tutup fail QuickBooks anda. Inilah teknik akhir yang patut dipertimbangkan. Walaupun anda tidak dikehendaki menutup tahun fiskal di QuickBooks, anda masih boleh melakukan ini untuk mengekalkan integriti data anda.Inilah caranya: Pilih perintah Edit → Preferensi, pilih Perakaunan, pilih tab Keutamaan Syarikat, dan kemudian klik butang Tarikh Tetapkan Tarikh / Kata Laluan Tutup. Apabila QuickBooks meminta anda, tentukan tarikh tutup dan kata laluan. Selepas anda memberikan maklumat ini, QuickBooks melarang atau membatasi pengguna daripada mengubah atau memasukkan transaksi bertarikh sebelum tarikh tutup.