5 Kawalan Perakaunan yang baik yang Meminimumkan Kecurian - pengemis

Berikut adalah ringkasan lima teknik yang kuat untuk meminimumkan masalah yang timbul apabila anda mempunyai orang yang mempunyai tahap dan tahap kemahiran daripada kepercayaan yang bekerja dengan data QuickBooks anda:

• Secara kerap membandingkan bilangan inventori fizikal dengan rekod perakaunan inventori. Salah satu perkara yang boleh anda lakukan, baik untuk meminimumkan kerugian inventori anda dan untuk mengekalkan rekod perakaunan yang tepat, adalah untuk selalu membandingkan jumlah fizikal inventori anda dengan apa yang ditunjukkan oleh rekod perakaunan anda.

  Pendekatan ini sering mengira item yang paling berharga dan termudah untuk mencuri menyelesaikan dua perkara:

  • Penyusutan inventori dengan cepat dikenalpasti.

  • Pemilik perniagaan boleh meminimumkan penyusutan inventori dengan mengenal pasti jenis inventori yang paling sering dicuri atau walaupun inventori paling sering dicuri.

• Rekonsiliasi akaun bank. Kaedah lain yang perlu digunakan oleh pemilik perniagaan ialah mendamaikan akaun bank mereka sendiri. Selalunya, kecurian pekerja oleh kakitangan perakaunan berlaku apabila pekerja memikirkan cara menulis cek pada akaun bank syarikat yang pemiliknya tidak melihat.

  Satu cara yang pasti untuk mencari transaksi fiksyen dan penipuan adalah untuk memiliki pemilik mendamaikan penyata bank. Di samping itu, sebarang urus niaga yang mencurigakan dan mencurigakan cenderung menjadi nyata apabila pemilik perniagaan kelihatan rapat di cek.

• Mengasingkan perakaunan dari jagaan fizikal jika boleh. Dalam perniagaan kecil, sukar untuk memisahkan perakaunan untuk beberapa aktiviti dari jagaan fizikal atau tanggungjawab fizikal untuk aktiviti itu.

  Sebagai contoh, sukar untuk memisahkan perakaunan inventori dari penjagaan fizikal atau akses ke inventori tersebut. Kerani stor, sebagai contoh, boleh dengan mudah dapat mencuri rokok dan juga menyesuaikan rekod inventori melalui jualan daftar tunai untuk rokok. Walau bagaimanapun, di mana sahaja anda boleh mengasingkan jagaan fizikal dari perakaunan, pemeriksaan ralat terbina dalam berlaku. Orang yang melakukan perakaunan secara tidak langsung menyemak penjagaan aset fizikal dari aset itu.

• Melatih pekerja dalam penggunaan QuickBooks. Anda harus melatih pekerja untuk menggunakan QuickBooks jika anda mempunyai perniagaan ukuran apa pun untuk dua alasan asas:

  • Pertama, seseorang yang tahu cara menggunakan QuickBooks kurang cenderung melakukan kesalahan yang tidak sengaja.

  • Kedua, rekod perakaunan merosakkan penyamaran pekerja.

• Tutup fail QuickBooks anda. Walaupun anda tidak perlu menutup tahun fiskal di QuickBooks, anda masih boleh melakukan ini untuk menjaga integriti data anda.Inilah caranya:

  1. Pilih Edit → Pilihan Keutamaan

  2. Pilih Perakaunan → tab Keutamaan Syarikat

  3. Klik butang Tarikh Tetapkan / Kata Laluan Tutup.

     Apabila QuickBooks meminta anda, tentukan tarikh tutup dan kata laluan.

     Selepas anda memberikan maklumat ini, QuickBooks melarang atau membatasi pengguna daripada menukar atau memasukkan transaksi bertarikh sebelum tarikh tutup.