7 Tips untuk Bekerja dengan Formula Excel - dummies

Beberapa unsur boleh membantu anda menjadi produktif yang mungkin apabila menulis dan membetulkan formula Excel. Anda boleh melihat semua formula anda sekaligus dan memperbaiki kesilapan satu demi satu. Anda boleh menggunakan ahli sihir tambahan untuk membantu fungsi menulis.

Keutamaan pengendali induk

Salah satu faktor yang paling penting dalam menulis formula adalah mendapatkan pengendali yang betul, dan saya tidak bermaksud pengendali syarikat telefon. Ini mempunyai kaitan dengan pengendali matematik - anda tahu, butiran kecil seperti tanda tambah, dan tanda pendaraban, dan di mana kurungan pergi. Keutamaan pengendali - perintah di mana operasi dilakukan - boleh membuat perbezaan besar dalam hasilnya. Anda mempunyai cara mudah untuk memastikan keutamaan pengendali anda. Apa yang anda perlu ingat adalah "Tolong maafkan Bibi Sally saya. "

Frasa ini adalah mnemonik untuk yang berikut:

• Parentheses

• Exponents

• Pendaraban

• Divisi

• Penambahan

• Penolakan

Oleh itu, kurungan mempunyai terlebih dahulu (tertinggi), dan penolakan mempunyai keutamaan yang terakhir. Nah, jujur, pendaraban mempunyai keutamaan yang sama seperti pembahagian dan penambahan mempunyai keutamaan yang sama seperti penolakan, tetapi anda mendapat idea!

Sebagai contoh, formula = 1 + 2 × 15 sama dengan 31. Jika anda fikir ia sepadan dengan 45, sebaiknya anda pergi ke ibu saudara anda! Jawapannya sama dengan 45 jika anda memasukkan kurungan, seperti ini: = (1 + 2) × 15.

Mendapatkan urutan pembetulan yang betul adalah penting untuk kesejahteraan lembaran kerja anda. Excel menghasilkan ralat apabila nombor kurungan terbuka dan tertutup tidak sepadan, tetapi jika anda bermaksud menambah dua angka sebelum pendaraban, Excel tidak tahu bahawa anda hanya meninggalkan kurungan keluar!

Beberapa minit menyegarkan ingatan anda pada pesanan operator dapat menjimatkan banyak sakit kepala di jalan.

Rumus paparan

Sekiranya anda tidak perasan, agak sukar untuk melihat formula anda tanpa sengaja mengeditnya. Itu kerana setiap kali anda berada dalam mod "edit" dan sel aktif mempunyai formula, formula itu mungkin memasukkan alamat mana-mana sel lain yang anda klik. Ini benar-benar menimbulkan masalah.

Bukankah mudah jika anda boleh melihat di semua formula anda? Ada cara! Ia mudah. Klik Fail di bahagian atas sebelah kiri ruang kerja Excel, klik Opsyen, klik tab Lanjutan, dan tatal ke bawah ke Pilihan paparan untuk bahagian lembaran kerja ini. Pilihan tetapan.

Perhatikan formula Papar dalam sel dan bukannya kotak semak hasil pengiraannya.Kotak ini memberitahu Excel bahawa bagi mana-mana sel yang mempunyai formula untuk memaparkan formula itu sendiri dan bukan hasil yang dikira. Rajah berikut menunjukkan lembaran kerja yang memaparkan formula. Untuk kembali ke paparan biasa, ulangi langkah-langkah ini dan nyahpilih pilihan. Pilihan ini menjadikannya mudah untuk melihat semua formula!

Melihat formula cara mudah.

Anda boleh sengaja mengedit fungsi walaupun anda telah memilih pilihan Rumus Lihat. Berhati-hati dengan mengklik di sekitar lembaran kerja.

Fix Formulas

Anggapkan bahawa lembaran kerja anda mempunyai beberapa ralat. Jangan panik! Ia berlaku kepada pengguna paling bijak, dan Excel boleh membantu anda memikirkan apa yang salah. Pada tab Rumus dalam bahagian Pengauditan Formula ialah butang Ralat Ralat. Mengklik butang memaparkan kotak dialog Ralat Periksa, ditunjukkan di sini. Maksudnya, kotak dialog muncul jika lembaran kerja anda mempunyai ralat. Jika tidak, ia hanya muncul mesej yang pemeriksaan ralat selesai. Itulah yang bijak!

Memeriksa ralat.

Apabila ada adalah kesilapan, kotak dialog muncul dan melekat di sekeliling semasa anda bekerja pada setiap kesilapan. Butang Seterusnya dan Sebelumnya membolehkan anda menangkap semua kesilapan sebelum kotak dialog ditutup. Untuk setiap kesilapan yang ditemui, anda memilih tindakan yang diambil: Bantuan pada Ralat Ini:

• Ini membawa kepada sistem Bantuan dan memaparkan topik untuk jenis ralat tertentu. Tunjukkan Tahap Pengiraan:

• Kotak dialog Rumus Menilai dibuka, dan anda boleh menonton langkah demi langkah bagaimana formula dikira. Ini membolehkan anda mengenal pasti langkah tertentu yang menyebabkan ralat. Abaikan Kesalahan:

• Mungkin Excel salah. Abaikan ralat. Edit di Bar Formula:

• Ini adalah cara cepat untuk menetapkan formula anda sendiri jika anda tidak memerlukan sebarang bantuan lain. Ralat Memeriksa kotak dialog juga mempunyai butang Opsyen. Mengklik butang membuka tab Rumus kotak dialog Opsyen Excel. Pada tab Formula, anda boleh memilih tetapan dan peraturan untuk bagaimana ralat diiktiraf dan dicetuskan.

Gunakan rujukan mutlak

Jika anda akan menggunakan formula yang sama untuk sekumpulan sel, seperti yang menurunkan lajur, kaedah terbaik ialah menulis formula sekali dan kemudian seret ke sel lain dengan menggunakan pemegang pengisi. Masalahnya ialah apabila anda menyeret formula ke lokasi baharu, sebarang rujukan relatif berubah.

Sering kali, ini

adalah maksudnya. Apabila terdapat satu lajur data dan lajur formula bersebelahan, biasanya setiap sel dalam lajur formula merujuk kepada jirannya dalam lajur data. Tetapi jika rumus semua merujuk sel yang tidak bersebelahan, niatnya biasanya adalah untuk semua sel formula untuk merujuk rujukan sel tidak berubah. Dapatkan ini berfungsi dengan betul dengan menggunakan rujukan mutlak ke sel. Untuk menggunakan rujukan mutlak ke sel, gunakan tanda dolar ($) sebelum nombor baris, sebelum huruf lajur, atau sebelum kedua-duanya. Lakukan ini apabila anda menulis formula pertama, sebelum menyeretnya ke sel lain, atau anda perlu mengemas kini semua formula.

Sebagai contoh, jangan tulis ini:

= A4 x (B4 + A2)

Tuliskan dengan cara ini sebagai berikut:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

, semua rumusan rujukan A2 tidak kira di mana anda menyalinnya, dan bukannya merujuk kepada A3, dan A4, dan sebagainya.

Gunakan pengauditan formula

Terdapat pendahuluan dan tanggungan. Terdapat rujukan luaran. Ada interaksi di mana-mana. Bagaimanakah anda boleh mengesan di mana ramalan formula datang dan pergi?

Gunakan alat pengauditan formula, begitulah! Pada tab Formula adalah bahagian Pengauditan Formula. Dalam bahagian ini terdapat pelbagai butang yang mengawal keterlihatan pengawasan anak panah jejak.

Rumusan pengauditan.

Bar alat pengauditan formula mempunyai beberapa ciri yang membolehkan anda melewati formula anda. Selain menunjukkan anak panah jejak, bar alat juga membolehkan anda menyemak kesilapan, menilai formula, menyemak data tidak sah, dan menambah komen pada lembaran kerja.

Gunakan pemformatan bersyarat

Sama seperti fungsi IF mengembalikan nilai tertentu apabila keadaan argumen pertama adalah benar dan satu lagi nilai apabila ia salah, pemformatan bersyarat membolehkan anda memohon format tertentu ke sel apabila keadaan itu benar. Pada tab Laman Utama dalam bahagian Gaya adalah menu lungsur dengan banyak pilihan pemformatan bersyarat.

Angka ini menunjukkan beberapa nilai yang telah dirawat dengan pemformatan bersyarat. Pemformatan bersyarat membolehkan anda menetapkan keadaan dan memilih format yang digunakan apabila keadaan dipenuhi. Sebagai contoh, anda boleh menentukan bahawa sel akan dipaparkan dalam huruf tebal italik apabila nilai yang mengandungi lebih besar daripada 100.

Memohon format apabila keadaan dipenuhi.

Syarat ditetapkan sebagai peraturan. Jenis Aturan adalah

Menentukan semua sel berdasarkan nilai mereka.

• Format hanya sel yang mengandungi …

• Format hanya nilai kedudukan atas atau bawah.

• Formatkan nilai sahaja yang di atas atau di bawah purata.

• Format hanya nilai unik atau pendua.

• Gunakan formula untuk menentukan sel yang hendak diformatkan.

• Apabila keadaan itu benar, pemformatan dapat mengawal yang berikut:

Borders

• Tetapan font (gaya, warna, tebal, miring, dan sebagainya)

• Isi (warna atau corak latar belakang sel)

• Sel juga boleh diformatkan dengan skema warna atau imej ikon yang diletakkan di dalam sel.

Gunakan pengesahan data

Pada tab Data, dalam bahagian Alat Data, adalah Pengesahan Data. Pengesahan Data membolehkan anda memohon peraturan untuk sel (atau sel) supaya kemasukan mesti mematuhi peraturan. Sebagai contoh, sel boleh ditetapkan untuk menerima hanya kemasukan integer antara 50 dan 100.

Menetapkan pengesahan data.

Apabila entri tidak lulus peraturan, mesej dipaparkan.

Terperangkap dengan kemasukan yang buruk.

Mesej ralat boleh disesuaikan. Sebagai contoh, jika seseorang memasuki nombor yang salah, mesej ralat yang dipaparkan boleh mengatakan Noodlehead - belajar cara mengira! Hanya jangan biarkan bos melihatnya.