9 Tips untuk Membentangkan Hasil Meja dan Menganalisa Data - dummies

Berikut adalah beberapa petua umum untuk menganalisis data dengan Excel. Kebanyakannya, kiat-kiat ini meringkaskan dan menyusun lebih banyak proses yang lebih terperinci untuk menganalisis data.

Bekerja keras untuk mengimport data

Bekerja untuk mengimport data yang baik dan kaya ke dalam buku kerja Excel benar-benar berbaloi. Kadang-kadang mengimport data boleh menjadi masalah. Sakit kepala dan sakit hati boleh berlaku apabila cuba merebut data dari sistem maklumat pengurusan yang lain dan ketika cuba bekerja dengan pentadbir pangkalan data untuk mendapatkan data yang tepat ke dalam format yang menyediakan analisis data berguna dengan Excel.

Tetapi walaupun terdapat masalah untuk mendapatkan data, anda akan mendapati bahawa mengimport data baik ke dalam Excel adalah usaha yang baik. Secara tradisional, orang membuat keputusan dengan menggunakan sumber maklumat yang sangat standard … seperti sistem perakaunan, atau beberapa laporan pihak ketiga, atau surat berita, atau penerbitan. Dan sumber-sumber tradisional menghasilkan pandangan tradisional, yang bagus. Tetapi apabila anda boleh bekerja dengan maklumat data mentah yang lebih kaya, lebih mendalam, anda sering mendapat pandangan yang hanya tidak muncul dalam sumber tradisional.

Sistem maklumat reka bentuk untuk menghasilkan data yang kaya

Lebih daripada 20 tahun yang lalu sekarang, para pereka tertumpu pada mewujudkan sistem yang menghasilkan laporan yang dibuat oleh pengurus dan pembuat keputusan dan bentuk yang dihasilkan (seperti invois dan pesanan cek dan belian) yang diperlukan oleh perniagaan.

Perkara-perkara ini masih jelas perkara penting untuk difikirkan semasa anda mereka bentuk dan memasang dan menguruskan sistem maklumat, seperti sistem perakaunan. Tetapi anda juga perlu menyedari bahawa mungkin akan ada cara yang tidak dirancang, tidak sengaja, luar biasa tetapi masih sangat berharga di mana data yang dikumpulkan oleh sistem maklumat pengurusan ini dapat dianalisis. Oleh itu, jika anda bekerja dengan atau merancang atau mengambil bahagian dalam melaksanakan sistem maklumat, anda harus sedar bahawa data mentah dari sistem boleh dan harus diserahkan kepada alat analisis data seperti Excel.

Mempunyai rekod yang terperinci mengenai produk atau perkhidmatan yang dijual oleh firma membolehkan firma tersebut melihat trend jualan oleh produk atau perkhidmatan. Di samping itu, ia membolehkan firma membuat rentetan jadual yang menunjukkan bagaimana pelanggan tertentu memilih dan menggunakan produk dan perkhidmatan tertentu.

Intinya adalah bahawa organisasi perlu merekabentuk sistem maklumat supaya mereka juga mengumpul data yang baik, kaya, mentah. Kemudian, data ini dapat dieksport dengan mudah ke Excel, di mana analisis data mudah dapat membawa kepada pengertian yang kaya dengan operasi perusahaan, peluang, dan ancaman yang mungkin.

Jangan lupa tentang sumber pihak ketiga

Satu titik pantas: Mengetahui bahawa banyak sumber data pihak ketiga wujud. Contohnya, vendor dan pelanggan mungkin mempunyai data yang sangat menarik dalam format yang boleh diakses oleh Excel yang boleh anda gunakan untuk menganalisis pasaran mereka atau industri anda.

Ulasan akhir cepat tentang sumber data pihak ketiga ialah ini: alat Web Query yang tersedia dalam Excel menjadikan mengekstrak maklumat dari jadual yang disimpan di laman web yang sangat mudah.

Cukup tambah

Anda mungkin menganggap bahawa analisis data yang kuat memerlukan teknik analisa data yang kuat. Chi square. Statistik inferensi. Analisis regresi.

Beberapa analisis data yang paling kuat yang boleh anda lakukan melibatkan hanya menambahkan nombor. Sekiranya anda menambah nombor dan mendapatkan jumlah wang yang tidak diketahui oleh orang lain - dan jika jumlah tersebut penting atau menunjukkan trend - anda boleh mendapatkan maklumat penting dan mengumpul maklumat berharga melalui teknik analisa data yang paling mudah.

Sekali lagi, perkara utama adalah mengumpul maklumat yang benar-benar baik di tempat pertama dan kemudian mempunyai maklumat yang disimpan di dalam bekas, seperti buku kerja Excel, supaya anda boleh memanipulasi dan menganalisis data secara aritmetik.

Sentiasa meneroka statistik deskriptif

Alat statistik deskriptif yang disediakan oleh Excel - termasuk ukuran seperti jumlah, purata, median, sisihan piawai, dan sebagainya - alat yang sangat kuat. Jangan merasa seolah-olah alat ini berada di luar set kemahiran anda.

Statistik deskriptif hanya menerangkan data yang anda ada dalam beberapa helaian kerja Excel. Mereka tidak ajaib, dan anda tidak memerlukan latihan statistik khusus untuk menggunakannya atau untuk berkongsi dengan orang yang anda hasilkan hasil analisis data anda.

Perhatikan, juga, bahawa beberapa langkah statistik deskriptif yang paling mudah adalah yang paling berguna. Contohnya, mengetahui nilai terkecil dalam set data atau nilai terbesar boleh menjadi sangat berguna. Mengetahui min, median, atau mod dalam set data juga sangat menarik dan berguna. Dan walaupun langkah-langkah canggih yang seolah rumit seperti sisihan piawai (yang hanya mengukur penyebaran tentang min) adalah alat yang sangat berguna.

Menonton statistik deskriptif berubah (atau tidak berubah) dari semasa ke semasa seperti dari tahun ke tahun sering memberikan anda gambaran yang sangat berharga.

Perhatikan trend

Peter Drucker, mungkin pengamat paling terkenal dan paling mengamalkan amalan pengurusan moden, mencatat dalam beberapa buku terakhirnya bahawa salah satu perkara yang paling penting analisis data boleh dilakukan ialah melihat perubahan dalam trend. Trend adalah hampir perkara paling penting yang anda boleh lihat. Jika pendapatan gabungan industri anda berkembang, itu penting. Jika mereka tidak berkembang atau jika mereka mula mengecut, itu mungkin lebih penting lagi.

Dalam analisis data anda sendiri, pastikan anda membina lembaran kerja anda dan kumpulkan data anda dengan cara yang membantu anda mengenal pasti trend dan, secara ideal, mengenal pasti perubahan dalam trend.

Menghirup dan dicing: salib jadual

Perintah PivotTable adalah alat yang hebat.Saluran silang adalah cara yang sangat berguna untuk data keping dan dadu. Dan, perkara yang rapi tentang alat PivotTable ialah anda boleh dengan mudah menyeberangi semula jadual dan kemudian kembali menyeberangi semula.

Jika anda mempunyai sumber data yang kaya dan anda tidak kerap menyebarkan data anda, anda mungkin kehilangan khazanah maklumat yang mutlak. Terdapat emas di dalamnya bukit-bukit.

Carta ia, bayi

Komponen penting analisis data yang baik adalah membentangkan dan memeriksa data anda secara visual.

Dengan melihat carta garis beberapa statistik penting atau dengan membuat carta lajur beberapa set data, anda sering melihat perkara yang tidak jelas dalam pembentangan jadual maklumat yang sama. Pada dasarnya, carta sering merupakan cara yang baik untuk mengetahui perkara yang tidak akan dilihat oleh anda.

Berhati-hati dengan statistik inferens

Statistik inferens membolehkan anda untuk mengumpul sampel dan kemudian membuat kesimpulan mengenai populasi yang sampelnya diambil berdasarkan ciri-ciri sampel.

Di sebelah kanan, statistik inferens adalah alat yang sangat kuat dan berguna. Dengan kemahiran yang baik dalam statistik inferensi, anda boleh menganalisis segala macam perkara untuk mendapatkan segala macam pemahaman tentang data yang rakyat biasa tidak pernah mendapat. Bagaimanapun, secara terang-terangan, jika satu-satunya pendedahan kepada teknik statistik inferens adalah minima, anda mungkin tidak mempunyai pengetahuan statistik mentah yang cukup untuk menjalankan analisis statistik secara tepat.