Akses 2013 All-In-One For Dummies Cheat Sheet - dummies

Oleh Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Akses 2013 membuat pengurusan data anda mudah, menggabungkan antara muka visual dengan kuasa pangkalan data hubungan. Ketahui cara menyusun data ke dalam jadual, bentuk reka bentuk dan laporan untuk mengedit dan menyampaikan maklumat, dan membuat pertanyaan untuk memilih dan menggabungkan maklumat. Langkah seterusnya ialah menulis makro dan skrip Visual Basic for Applications (VBA) untuk menjadikan pangkalan data anda pintar, dan menggunakan SharePoint untuk menerbitkan data ke web.

Merekabentuk Pangkalan Data Rasional di Akses 2013

Apabila anda menggunakan program pangkalan data seperti Access 2013, anda tidak boleh mula memasuki data sahaja. Sebaliknya, anda perlu mencipta reka bentuk pangkalan data hubungan, membahagikan maklumat anda ke satu atau lebih jadual, masing-masing terdiri daripada medan (yang seperti lajur dalam spreadsheet). Jadual dihubungkan oleh gabungan relasi, di mana satu bidang dalam satu jadual sepadan (berkaitan dengan) bidang yang lain. Inilah idea umum:

1. Kenal pasti data anda.

   Buat senarai medan yang mungkin (potongan maklumat), termasuk teks, angka, tarikh, benar / palsu, dan jenis data lain.

2. Hilangkan medan berlebihan.

   Jangan simpan maklumat yang sama di lebih dari satu tempat. Jika anda boleh mengira satu bidang dari yang lain, simpan satu sahaja. (Simpan tarikh lahir atau umur, tetapi tidak kedua-duanya, sebagai contoh.)

3. Susun bidang ke dalam jadual.

   Kelompokkan bidang anda mengikut apa yang mereka gambarkan supaya setiap kumpulan menjadi meja. Pangkalan data kemasukan pesanan untuk kedai mungkin mempunyai satu jadual untuk pelanggan, satu untuk produk, dan satu untuk pesanan.

4. Tambah jadual untuk kod dan singkatan.

   Merancang untuk memasukkan jadual nama negara dan kod dua huruf, dan jadual setiap kod atau singkatan lain yang anda merancang untuk digunakan dalam pangkalan data. Anda akan menggunakan jadual ini untuk membuat menu drop-down nilai yang boleh anda pilih semasa memasuki rekod.

5. Pilih kunci utama untuk setiap jadual.

   Kunci utama ialah bidang yang secara unik mengenal pasti setiap rekod dalam jadual. Anda boleh memberitahu Access untuk memberikan nombor ID unik kepada setiap rekod dengan menggunakan medan AutoNumber.

6. Pautan jadual.

   Lihat jadual mana mengandungi medan yang sepadan dengan medan dalam jadual lain. Dalam pangkalan data kemasukan, jadual Pesanan mesti mengandungi medan yang mengenal pasti pelanggan yang meletakkan pesanan - medan untuk menyesuaikan medan utama dalam jadual Pelanggan. Kebanyakan hubungan adalah satu hingga banyak , di mana satu rekod dalam satu jadual dapat memadankan lebih daripada satu (atau tidak) rekod dalam jadual lain.

Petua untuk Memilih Jenis Medan dalam Akses 2013

Apabila anda merekabentuk pangkalan data dalam Access 2013, anda memutuskan jenis jenis setiap bidang. Akses menyediakan 12 jenis medan untuk anda memilih antara. Pilih jenis medan yang paling menggambarkan data yang ingin anda simpan di lapangan dan yang berfungsi untuk jenis analisis yang anda perlukan untuk menggunakan medan. Berikut ialah petua mengenai masa untuk menggunakan medan jenis mana.

Jenis Lapangan	Apa Yang Memegang
Teks Pendek	Teks sehingga 255 aksara panjang (termasuk ruang dan tanda baca). Gunakan medan Teks, bukan medan Nombor, untuk kod walaupun jika mereka kelihatan seperti nombor, seperti nombor telefon, kod pos, dan kod pos lain.
Teks Panjang	Teks sehingga 65, 536 aksara. Medan Teks Panjang boleh mengandungi Teks Kaya (teks diformat), dan anda boleh menetapkannya untuk Tambah Hanya jadi sehingga dapat mengumpulkan nota teks tanpa mengizinkan pengguna untuk menghapus apa yang sudah ada di sana.
Nombor	Nombor sahaja. Anda boleh menggunakan + atau - sebelum nombor, sebagai dan juga titik perpuluhan. Jika anda merancang untuk melakukan matematik dengan medan, gunakan medan Nombor atau Mata Wang.
Mata Wang	Nombor dengan tanda mata wang di hadapan mereka ($, & yen;, jadi pada).
AutoNumber	Nombor unik untuk setiap rekod dan diberikan oleh Akses semasa anda menambah rekod, bermula pada 1. Gunakan medan AutoNumber sebagai medan utama untuk kebanyakan jadual.
Tarikh / Masa	Tarikh, masa, atau kedua-duanya.
Hyperlink	Rentetan teks diformat sebagai hyperlink. (Jika anda mengklik pautan, ia membawa anda ke halaman.) Jenis medan ini sangat berguna jika maklumat berkaitan tersedia di web.
Ya / Tidak	Ya atau tidak (keadaan tertentu adalah, atau tidak, dalam kesan) - atau set dua perkataan lain seperti True / False, On / Off, dan lelaki / perempuan. Gunakan medan Ya / Tidak jika anda mahu memaparkan bidang sebagai kotak semak pada borang.
Lampiran	Menyimpan satu atau lebih keseluruhan fail - gambar, bunyi, Word dokumen, walaupun video - dalam satu bidang Lampiran.
Dikira	Data dicipta dengan formula. Gunakan medan Dikira apabila nilai dikira akan digunakan dalam banyak pertanyaan, borang, dan laporan.

Akses Mudah Alih 2013 Pintasan Papan Kekunci

Sesetengah orang lebih suka menggunakan papan kekunci daripada tetikus, dan Akses 2013 mempunyai banyak pintasan papan kekunci untuk orang-orang tersebut. Pintasan papan kekunci berikut sangat berguna dalam Access 2013. Beberapa ketukan kekunci berfungsi di mana saja di Access 2013; yang lain hanya berfungsi dalam pandangan tertentu, seperti yang dinyatakan.

F1	Memaparkan tetingkap Bantuan
Ctrl + F1	Menyembunyikan atau memaparkan Ribbon
F5	Pergi ke rekod dengan nombor rekod anda ketik
F6	Menggerakkan fokus ke area lain tetingkap
F7	Memeriksa ejaan dalam objek yang dipilih
F11	Menyembunyikan atau memaparkan Navigasi Pane
Del > Menghapuskan objek yang dipilih	Alt + Enter
Dalam paparan Reka bentuk, memaparkan sifat objek	yang dipilih
Ctrl + C	Salin teks atau objek yang dipilih ke clipboard Ctrl + F
Mencari teks (dengan pilihan untuk menggantikannya) dalam jadual terbuka,	pertanyaan atau bentuk
Ctrl + N	Memulakan pangkalan data baru Ctrl + O
sebuah pangkalan data	Ctrl + P
Mencetak objek yang dipilih	Ctrl + S
Menjimatkan objek yang dipilih	Ctrl + V
Ctrl + X	Menghapus teks atau objek yang dipilih dan menyimpannya dalam papan kekunci
Ctrl + Z	Membatalkan tindakan terakhir yang boleh dibatalkan (al l-time
kegemaran!)	Ctrl +; Jenis tarikh hari ini
Ctrl + "	Duplicates entri dari medan yang sama di sebelumnya
Esc	Membatalkan apa yang anda taip.
Rahsia Akses 2013 Reka Bentuk Pangkalan Data	Berikut adalah Lima Perintah reka bentuk pangkalan data, sama ada anda menggunakan Access 2013 atau program pangkalan data lain. Pangkalan data yang direka dengan baik menjadikan data anda lebih mudah. Menyimpan maklumat di mana ia tergolong, bukan di mana ia muncul.
Di mana anda menyimpan maklumat tidak ada kaitan dengan mana ia muncul. Dalam hamparan, anda menaip maklumat di mana anda mahu ia muncul apabila anda mencetak hamparan, tetapi pangkalan data berfungsi dengan berbeza. Dalam pangkalan data, anda menyimpan maklumat dalam jadual berdasarkan struktur maklumat. Sekeping maklumat mungkin muncul dalam banyak laporan, tetapi anda menyimpannya dalam hanya satu bidang dalam satu jadual.	Menyimpan maklumat kerana ia benar-benar wujud, bukan seperti yang anda mahu dipaparkan dalam laporan tertentu.

Peraturan ini adalah keputusan pertama kepada peraturan pertama. Jika anda ingin tajuk buku muncul dalam semua huruf besar (modal) dalam pesanan pembelian anda, Akses boleh memanfaatkan tajuk untuk anda. Simpan tajuk buku dengan permodalan yang betul supaya anda tidak terjebak dengan memilikinya dalam semua cap pada setiap laporan. Akses mempunyai banyak fungsi terbina dalam yang boleh menyesuaikan cara teks, nombor, dan tarikh diformat.

Elakkan sampah, buang sampah (GIGO).

• Jika anda tidak mengganggu untuk membuat reka bentuk yang baik dan masuk akal untuk pangkalan data anda - dan jika anda tidak berhati-hati untuk memasukkan data yang betul, bersih - pangkalan data anda akan penuh dengan sampah. Pangkalan data yang direka dengan baik adalah lebih mudah untuk diselenggarakan daripada yang dirancang dengan teratur kerana setiap maklumat hanya disimpan sekali dalam medan yang jelas bernama dalam jadual yang bernama dengan peraturan pengesahan yang tepat. Ya, kedengarannya seperti banyak kerja, tetapi membersihkan pangkalan data 10, 000 rekod yang salah adalah (mengampuni pernyataan yang kurang baik) bahkan lebih banyak pekerjaan. Pisahkan data anda dari program anda.

• Jika anda membuat pangkalan data untuk dikongsi atau diedarkan kepada orang lain, simpan semua jadual dalam satu pangkalan data (hujung belakang) dan semua objek lain dalam pangkalan data yang lain (hujung depan). Kemudian anda boleh menghubungkan kedua pangkalan data ini untuk membuat segala sesuatu berfungsi. Memisahkan jadual dari segala-galanya memperkemas keseluruhan rigmarole mengemaskini pertanyaan, borang, laporan, dan perkara lain kemudian tanpa mengganggu data dalam jadual. Buat sandaran awal dan sering.

• Baiklah, tip ini bukan tentang reka bentuk, tetapi terlalu penting untuk menghilangkan: Buat sandaran pangkalan data anda setiap hari. Dengan nasib, pejabat anda sudah mempunyai sistem sokongan biasa (mungkin malam) yang merangkumi pangkalan data anda. Jika tidak, buat salinan pangkalan data pangkalan data anda secara berkala, dan pastinya membuat salinan sandaran sebelum membuat sebarang perubahan besar. Simpan beberapa sandaran, bukan hanya yang paling baru, sekiranya diperlukan beberapa saat untuk menemui masalah. Mencari Akses Akses 2013 yang Hak untuk Menyimpan Sampah

• Jika data yang masuk ke pangkalan data anda melalui jadual dan borang ialah sampah, apa-apa keluaran atau analisis yang anda lakukan dengan pertanyaan dan laporan akan memberi anda sampah juga.Untungnya, Akses menawarkan banyak alat untuk membantu anda memastikan data yang masuk dalam setiap medan adalah data yang sepatutnya pergi dalam medan tersebut. Anda boleh menemui banyak alat yang menyimpan sampah dalam paparan Design Table: Jenis Data:

• Gunakan jenis data yang betul untuk menghalang data jenis yang salah daripada dimasukkan. Saiz Medan:

Ciri ini mengehadkan bilangan aksara. Jika anda tahu bahawa medan tidak boleh melebihi empat aksara, contohnya, tetapkan Saiz Medan menjadi 4.

Format:

• Harta ini membuat data kelihatan betul. Anda boleh menukar teks ke semua topi atau semua huruf kecil, sebagai contoh. Masukan Input:

• Masukan input

• mengehadkan maklumat yang dibenarkan dalam medan dengan menentukan aksara yang anda boleh masukkan. Gunakan masukan masukan apabila anda tahu bentuk data yang perlu diambil - jika nombor pesanan mempunyai dua huruf diikuti oleh empat digit, contohnya. Nombor telefon dan kod pos adalah contoh lain bidang di mana masukan masukan berguna. Masing masukan berfungsi dengan sifat Medan format. Nilai Lalai:

• Harta ini mentakrifkan nilai yang muncul secara lalai jika tiada nilai lain dimasukkan. Nilai lalai muncul dalam medan sehingga nilai lain dimasukkan. Bidang atau Rekod Peraturan Pengesahan: Data mesti lulus peraturan ini sebelum ia dimasukkan. Harta ini berfungsi dengan peraturan harta Teks Pengesahan.

• Diperlukan: Hartanah ini menentukan bahawa medan mesti mempunyai nilai untuk anda menyimpan rekod. Apabila tiada nilai dimasukkan, Akses tidak mencipta rekod baru apabila Tab atau Enter ditekan, dan butang Rekod Baru berwarna kelabu.

• Benarkan Panjang Zero: Hartanah ini menentukan sama ada kemasukan sifar panjang seperti "" (petikan tanpa ruang di antara mereka) dibenarkan (hanya untuk Teks, Teks Panjang, dan medan Hyperlink). Medan sifar panjang membolehkan anda membezakan antara maklumat yang tidak wujud dan nilai nol (kosong) yang tidak diketahui atau belum dimasukkan. Apabila pilihan ini ditetapkan, ia membenarkan rentetan sifar panjang dalam medan yang diperlukan. Anda mungkin mahu menggunakan topeng masukan untuk membuat medan sifar panjang kelihatan berbeza dari nilai nol ketika keduanya dibenarkan. Diindeks:

• Apabila anda memilih untuk mengindeks bidang, anda boleh menentukan bahawa tiada nilai pendua dibenarkan di lapangan. Harta ini juga boleh diakses dari paparan Datasheet; ia adalah kotak semak di tab Datasheet of the Ribbon. Bidang Carian:

• Harta ini membolehkan pengguna memilih nilai untuk medan yang disimpan dalam medan lain, dengan itu menghapuskan banyak salah ejaan dan menyeragamkan pilihan untuk medan. Gunakan Wizard Lookup untuk membuat medan carian. Menggunakan Visual Basic untuk Aplikasi Cekap dalam Akses 2013

• Apabila anda mengautomasikan aplikasi pangkalan data Access 2013 dengan menggunakan Visual Basic for Applications (VBA), anda boleh tersesat dengan halaman kosong untuk memulakan menulis kod. Di manakah anda bermula? Berikut adalah beberapa panduan mudah untuk mengikuti yang akan anda menulis kod VBA seperti pro: Dapatkan bantuan.

• Tekan F1 pada bila-bila masa untuk memulakan bantuan Microsoft Access, di mana anda dapat melihat contoh kod VBA. Gunakan Pelayar Objek.

Pelayar Objek membolehkan anda meneroka sifat dan kaedah objek dalam VBA. Dalam Visual Basic Editor, pilih Lihat, kemudian Pelayar Objek atau tekan F2.

Dapatkan lebih banyak bantuan.

1. Pastinya, alat bantuan terbina dalam VBA indah, tetapi anda juga boleh menggunakan pelayar kegemaran anda untuk mencari Internet untuk membantu menulis kod VBA. Anda juga dapat mencari contoh yang boleh dicuri atau meminjam - untuk projek anda sendiri.

   Mengendalikan kesilapan anda.

2. Malah pengaturcara yang paling sempurna tidak boleh menghentikan kesilapan daripada berlaku, tetapi dia boleh menghalangnya daripada membawa satu program ke pengisaran terhenti. Gunakan pengendalian ralat terbina dalam VBA dengan Kesan Goto dan Resume Berlaku untuk mengesan kesilapan dan mengubah aliran program supaya aplikasi anda tidak menggagalkan orang yang menggunakannya.

   Gunakan fungsi dan prosedur sub.

3. Bekerja fungsi dan prosedur sub untuk mengendalikan tugas yang akan dilakukan oleh kawasan yang berlainan dalam program anda. Sebagai peraturan umum, jika anda mendapati diri anda menyalin dan menampal kod dari satu bidang program ke yang lain, anda mungkin mahu memasukkan kod itu dalam prosedurnya sendiri.

   Tukar makro ke kod VBA.

4. Pereka makro di Access 2013 membolehkan anda memilih antara senarai tugas yang telah ditetapkan untuk mengautomasikan aplikasi anda. Bina makro yang melakukan apa yang anda mahu dan kemudian tukar makro tersebut ke kod VBA supaya anda dapat melihat bagaimana ia kelihatan jika anda menaipnya dari awal.

   Perkongsian Data dengan Program Lain dari dalam Akses 2013

5. Akses 2013 adalah aplikasi pangkalan data yang hebat sendiri, tetapi ia juga bermain dengan baik dengan orang lain, membolehkan anda memaparkan dan mengambil data dari beberapa program lain. Jika program menyokong Visual Basic for Applications (VBA), anda boleh mengawalnya dari Access. Berikut adalah senarai ringkas aplikasi yang boleh anda kendalikan dan berkongsi data dengan:

   Microsoft Excel:

6. Banyak pengguna Excel akhirnya terlibat dengan Access kerana mereka memerlukan lebih banyak struktur untuk menyimpan data mereka. Sesetengah orang ini tidak membuat lompatan ke Akses, bagaimanapun, jadi sambungan yang kuat masih wujud antara Access and Excel. Anda boleh menggunakan hamparan Excel sebagai jadual dalam Akses atau sepenuhnya mengawal aplikasi Excel dari VBA.

   Microsoft SQL Server:

SQL Server adalah seperti Akses pada steroid - sekurang-kurangnya dari sudut pandang meja dan pertanyaan. Anda boleh memindahkan data anda dari Akses ke SQL Server untuk meningkatkan kelajuan dan prestasi apabila anda menggunakan sejumlah besar data. Selepas data berada di SQL Server, anda boleh membina borang, laporan, makro dan modul Akses anda untuk menggunakan data dari SQL Server.

Microsoft Word:

• Kebanyakan orang yang menggunakan Access juga menggunakan Word. Sama ada anda menulis surat atau membuat senarai tugasan untuk dilakukan, Word adalah di mana anda boleh digunakan untuk beralih. Anda juga boleh menggunakan Word sebagai alat pelapor, di mana anda boleh membuat penanda halaman untuk menempatkan data dari Akses dan orang lain - yang mungkin tidak dikenali dengan Access - boleh mengedit maklumat lain dalam dokumen Word. Microsoft SharePoint:

• SharePoint ialah penglihatan Microsoft untuk berkongsi dan menjalin kerjasama dengan data di web.Dari Akses 2013, anda boleh berkongsi data dengan pelayan SharePoint. Anda juga boleh membuat aplikasi web tersuai yang menyimpan jadual Akses, pertanyaan, borang (seperti pandangan), dan makro pada pelayan SharePoint 2013 dan membolehkan anda atau sesiapa sahaja mengakses borang ini di web - semua tanpa memasang Access 2013. Microsoft Outlook:

• Outlook adalah lebih daripada sekadar alat e-mel; ia juga sistem pengurusan hubungan. Anda boleh berkongsi maklumat kenalan, kalendar, dan tugas dengan aplikasi Akses anda supaya anda perlu memasukkannya dalam satu tempat sahaja.