Pilihan Pengubahsuaian tambahan untuk Invois QuickBooks 2014 - dummies

Alat penyesuaian borang QuickBooks mudah mengelirukan pengguna QuickBooks baru. Tetapi biasanya, cara untuk memulakan apa-apa penyesuaian adalah untuk membual dengan apa QuickBooks memanggil pilihan Penyesuaian Tambahannya.

1Klik tab Pemformatan tetingkap Buat Invois dan kemudian klik butang Layari Data Sesuaikan.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Penyesuaian Tambahan. Kotak dialog ini memberikan anda kawalan kedua-dua maklumat yang muncul pada invois anda dan cara cetakan invois. Anda tidak boleh menggunakan kotak dialog Penyesuaian Tambahan jika anda bekerja dengan salah satu templat invois lalai - hanya jika anda bekerja dengan satu salinan.

Oleh itu, QuickBooks boleh meminta anda membuat salinan template invois apabila anda mengklik butang Penyesuaian Tambahan.

2Spekalkan maklumat pengepala.

Tab Header kotak dialog Penyesuaian Tambahan membolehkan anda menentukan maklumat apa yang berlaku di bahagian atas tetingkap Buat Invois dan di bahagian atas borang invois bercetak yang sebenarnya. Maklumat ini, yang disebut header, menyediakan nombor invois, tarikh invois, dan maklumat bil dan penghantaran.

Anda juga boleh memilih bagaimana maklumat diberi label dengan mengisi atau menyunting kandungan kotak teks. Sebagai contoh, kotak semak Tajuk Lalai membolehkan anda menentukan sama ada tajuk borang harus muncul dalam versi skrin invois (ini akan berada di dalam tetingkap Buat Invois) dan dalam versi invois invois.

Kotak teks Title Default membolehkan anda menentukan tajuk bentuk apa. Dengan cara yang sama, kotak semak Tarikh membenarkan anda menentukan sama ada tarikh sepatutnya muncul pada kedua-dua skrin dan mencetak versi invois, dan label apa yang harus digunakan untuk menggambarkan tarikh invois. Angka tersebut menggunakan Invois teks deskriptif pintar sebagai tajuk borang invois.

Semasa anda membuat penyesuaian ini, QuickBooks mengemas kini kotak Pratonton, ditunjukkan pada separuh kanan kotak dialog Penyesuaian Tambahan, supaya anda dapat melihat perubahan anda.

3Spekalkan maklumat lajur.

Bahagian lajur invois menggambarkan secara terperinci item yang mana bil invois. Sebagai contoh, lajur invois produk menerangkan produk tertentu, termasuk harga dan kuantiti; mereka juga menerangkan item yang di invois. Lajur invois perkhidmatan menerangkan perkhidmatan tertentu yang dibilkan.

Seperti yang anda boleh meneka dari melihat dengan teliti pada angka tersebut, tab Lajur kotak dialog Penyesuaian Tambahan kelihatan seperti tab Header. Anda menggunakan kotak centang Skrin dan Cetakan untuk menunjukkan sama ada sekeping maklumat peringkat lajur tertentu akan muncul sebagai lajur dalam tetingkap Buat Invois atau dalam invois yang sebenarnya dibuat.

Begitu juga, anda menggunakan kotak Teks Judul untuk menyediakan label deskriptif yang menggunakan QuickBooks dalam tetingkap Buat Invois dan dalam borang invois bercetak.

Satu-satunya pilihan yang luar biasa yang ditunjukkan dalam tab Lajur adalah kotak teks Perintah. Kotak pesanan membolehkan anda menunjukkan perintah (dari kiri ke kanan) di mana lajur sepatutnya muncul. Jika nombor atau kod item harus muncul di lajur pertama di sebelah kiri, sebagai contoh, anda memasukkan nilai 1 dalam kotak Pesanan baris Item.

4Spekalkan maklumat lajur prog.

Lajur prog ?? bahagian invois menyediakan maklumat yang berkaitan dengan situasi di mana anda menggunakan bil progres. Anda boleh mengklik tab Prog Cols pada kotak dialog Pengubahsuaian Tambahan untuk menambah dan mengalih keluar maklumat tersebut sebagai jumlah yang diperintahkan, jumlah yang telah dimasukkan dalam invois, dan apa-apa jumlah pesanan yang dikembalikan.

tab Header, Columns, dan Prog Cols membolehkan anda membuat perubahan pada borang invois anda, tetapi jangan terlalu gugup untuk membuat perubahan yang sempurna pada kali pertama. Anda boleh melihat dengan tepat bagaimana perubahan anda dilihat dengan menggunakan kotak Pratonton (jika penglihatan anda lebih baik daripada saya) atau dengan mengklik OK dan kemudian dengan teliti menyemak semula versi baru tetingkap Buat Invois.

Jika anda menyedari bahawa anda telah membuat ralat - mungkin anda telah menggunakan sedikit teks deskriptif yang salah, atau anda telah mengarahkan lajur secara salah - anda boleh menyesuaikan invois anda sekali lagi dan dengan itu memperbaiki kesilapan anda yang terdahulu.

5Sahkan maklumat footer.

Tab Footer kotak dialog Pengubahsuaian Tambahan membolehkan anda menentukan maklumat apa yang muncul dalam tetingkap Buat Invois di bawah kawasan lajur dan dalam invois sebenar yang dicetak di bawah kawasan lajur.

Maklumat footer termasuk mesej pelanggan, jumlah invois, pembayaran dan maklumat kredit, medan keseimbangan, dan (opsyenal) kotak teks yang lebih panjang. Anda bekerja dengan tab Footer dengan cara yang sama yang anda bekerja dengan tab lain.

Jika anda mahu sedikit maklumat muncul, pilih kotak semak Skrin dan kotak semak Cetak. Untuk menukar sedikit teks yang menggunakan QuickBooks, edit kandungan kotak teks Tajuk.

6Spekalkan maklumat cetak.

Cetakan pada kotak dialog Penyesuaian Tambahan membolehkan anda menjalankan sedikit kawalan ke atas cara QuickBooks mencetak invois yang menggunakan templat yang telah anda ubah.

Sebagai contoh, butang radio di bahagian atas tab membolehkan anda menentukan bahawa semasa mencetak templat invois tertentu, QuickBooks harus menggunakan tetapan pencetak invois lama biasa atau tetapan cetakan khas lain. Tetapan Print juga membolehkan anda memberitahu QuickBooks bagaimana ia harus menghitung jumlah halaman invois berbilang halaman.

Anda boleh mengembalikan semua tetapan invois yang disesuaikan kepada keadaan lalai mereka dengan mengklik butang Lalai. Walau bagaimanapun, apabila anda melakukan ini, anda mengalih keluar sebarang perubahan atau penyesuaian yang telah anda buat.