Menyesuaikan Nilai Fizikal dan Nilai Inventori dalam QuickBooks 2014 - dummies

Penyusutan inventori, kerosakan, dan (sayangnya) kecurian semua bergabung untuk mengurangkan inventori yang anda miliki secara fizikal. Untuk merakam pengurangan inventori ini dalam QuickBooks, anda secara berkala menghitung inventori anda dan kemudian mengemas kini rekod QuickBooks anda dengan hasil tuduhan fizikal anda.

Anda mungkin tahu apa yang paling berkesan dalam perniagaan anda. Walau bagaimanapun, untuk merakam maklumat kiraan fizikal anda dalam QuickBooks, anda menggunakan alat khas. Khususnya, anda gunakan Laraskan Kuantiti / Nilai pada arahan Tangan.

Perintah ini tersedia untuk anda dalam dua tempat. Jika anda memaparkan senarai Item, klik butang Aktiviti (yang muncul di bahagian bawah tetingkap Senarai Item) dan pilih Laraskan Kuantiti / Nilai pada arahan Tangan. Anda juga boleh memilih Vendor → Aktiviti Inventori → Laraskan Kuantiti / Nilai pada arahan Tangan. Memilih sama ada arahan memaparkan Laraskan Kuantiti / Nilai pada tetingkap Tangan.

Untuk menggunakan Laraskan Kuantiti / Nilai pada tetingkap Tangan, ikuti langkah berikut:

1. Gunakan senarai juntai Jenis Pelarasan untuk menunjukkan apa yang anda sesuaikan.

   Anda boleh menyesuaikan kuantiti atau nilai kedua-dua kuantiti dan nilai item yang anda induk dalam inventori. Hanya pilih kemasukan yang sesuai dari senarai juntai Jenis Pelarasan: Kuantiti, Jumlah Nilai, atau Kuantiti dan Jumlah Nilai.

2. Gunakan kotak Tarikh Pelarasan untuk merakam tarikh kiraan fizikal anda.

   Dengan kata lain, anda mahu menyesuaikan kuantiti anda pada hari yang anda ambil atau tentukan jumlah inventori fizikal.

3. Gunakan senarai juntai Akaun Pelarasan untuk mengenal pasti akaun perbelanjaan yang anda ingin gunakan untuk mengesan perbelanjaan pengecualian inventori anda.

4. (Pilihan) Sediakan nombor rujukan (jika anda menggunakan nombor) untuk mengenal pasti atau mengaitkan urus niaga secara unik dan bermakna.

5. (Pilihan) Kenal pasti Pelanggan: Kerja dan kelas.

   Sekiranya ia sesuai (dalam banyak kes, ia tidak akan), gunakan Pelanggan: Senarai drop-down kerja untuk mengenal pasti pelanggan dan pekerjaan yang berkaitan dengan pengecutan inventori ini. Dengan cara yang sama, jika sesuai, gunakan kotak Kelas untuk mengenal pasti kelas yang anda mahu gunakan untuk menjejaki pengecutan inventori ini.

6. Berikan kuantiti inventori yang betul.

   Item, Penerangan, dan Qty di lajur Tangan bagi Larasan Nilai / Nilai pada tetingkap Tangan mengenal pasti item inventori yang anda induk dan jumlah kuantiti semasa.Gunakan lajur Kuantiti Baru untuk memberikan jumlah kuantiti fizikal yang betul bagi item tersebut. Setelah anda memasukkan kuantiti baru, QuickBooks menghitung perbezaan kuantiti dan menunjukkan nilai ini dalam lajur Qty Difference.

   Anda sebenarnya boleh memasukkan nilai dalam lajur Kuantiti Baharu atau lajur Qty Difference. QuickBooks mengira kuantiti lain dengan menggunakan maklumat kuantiti semasa yang anda berikan. Sebagai contoh, jika anda memasuki kuantiti baru, QuickBooks mengira perbezaan kuantiti dengan menolak kuantiti baru dari kuantiti semasa. Jika anda memasukkan perbezaan kuantiti, QuickBooks mengira kuantiti baru dengan melaraskan kuantiti semasa untuk perbezaan kuantiti.

7. Laraskan nilai.

   Jika anda memilih Jumlah Nilai atau Kuantiti dan Nilai Keseluruhan dari senarai drop-down Jenis Pelarasan dalam Langkah 1, QuickBooks memaparkan versi diperluaskan dari Laraskan Kuantiti / Nilai pada tetingkap Tangan.

   

   Tetingkap ini membolehkan anda memasukkan kuantiti bilangan fizikal yang betul dan nilai yang dikemas kini bagi item inventori. Anda masukkan jumlah kuantiti fizikal, jelas, dalam lajur Kuantiti Baru. Anda masukkan nilai dikemas kini baru dalam lajur Nilai Baru. Anda mungkin menggunakan versi ini Larasan Kuantiti / Nilai pada tetingkap Tangan hanya jika anda menggunakan kaedah penilaian inventori pasaran yang lebih murah atau rendah.

   Sebagai contoh, kedua-dua piawaian perakaunan kewangan dan peraturan perakaunan cukai membolehkan anda menandakan inventori anda dengan kos asal atau nilai pasaran yang lebih rendah. Jika anda melakukan ini, anda memasukkan nilai inventori baru dalam lajur Nilai Baru.

   Pada dasarnya, dengan menggunakan kaedah penilaian inventori yang lebih rendah atau kos pasaran hanya bermaksud anda melakukan apa yang dikatakannya. Anda menyimpan inventori anda yang dinilai pada kos aslinya atau, jika nilainya kurang daripada kos asalnya, pada nilai barunya. Jelas, menilai nilai inventori anda agak rumit. Tetapi jika anda mempunyai soalan, anda boleh meminta CPA anda untuk bantuan.

   Satu perkara yang perlu diingat, bagaimanapun, adalah bahawa anda tidak boleh mengubah kaedah perakaunan anda yang tidak berguna tanpa kebenaran daripada Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri. Dan mengubah kaedah penilaian inventori dari kos, katakan, kepada kos rendah atau pasaran adalah perubahan dalam kaedah perakaunan.

8. Sediakan penerangan memo.

   Jika anda ingin menerangkan lebih lanjut pelarasan kuantiti atau nilai, gunakan kotak Memo untuk tujuan ini. Sebagai contoh, anda mungkin ingin merujuk pada lembaran kerja fizikal, orang yang melakukan kiraan fizikal, atau dokumentasi yang menerangkan pelarasan penilaian.

9. Simpan pelarasan.

   Selepas anda menggunakan tetingkap Larasan / Nilai pada Tangan untuk menerangkan perubahan kuantiti atau perubahan nilai dalam inventori anda, klik sama ada butang Simpan & Tutup atau butang Simpan & Baru untuk menyimpan transaksi penyelarasan.

   Seperti yang mungkin anda ketahui pada masa ini dalam hidup anda, Save & Close menyelamatkan transaksi dan menutup tetingkap. Simpan & Baru menyimpan urus niaga tetapi meninggalkan tetingkap terbuka sekiranya anda ingin membuat perubahan tambahan.