Struktur Data yang sesuai dalam Model Data Excel anda - dummies

Sebagai blok bangunan untuk laporan Excel anda, data dalam model data anda perlu berstruktur dengan sewajarnya. Tidak semua dataset dicipta sama. Walaupun sesetengah dataset berfungsi dalam lingkungan Excel standard, mereka mungkin tidak berfungsi untuk tujuan pemodelan data. Sebelum membina model data anda, pastikan data sumber anda berstruktur sesuai untuk tujuan dashboarding.

Dengan risiko terlalu besar, dataset yang biasa digunakan dalam Excel datang dalam tiga bentuk asas:

• Laporan spreadsheet

• Fail data rata

• Dataset jadual

Garis punch ialah hanya fail data rata dan kumpulan data jadual untuk model data yang berkesan.

Laporan Spreadsheet membuat model data yang tidak efektif

Laporan Spreadsheet memaparkan data yang diformatkan, diringkaskan dan sering direka sebagai alat persembahan untuk pengguna pengurusan atau eksekutif. Laporan hamparan biasa menjadikan penggunaan ruang kosong yang sah untuk pemformatan, mengulangi data untuk tujuan estetik, dan hanya menyajikan analisis tahap tinggi. Angka berikut menggambarkan laporan hamparan.

Laporan spreadsheet.

Walaupun laporan spreadsheet mungkin kelihatan bagus, ia tidak membuat model data yang berkesan. Mengapa? Sebab utama ialah laporan ini tidak menawarkan pemisahan data, analisis, dan pembentangan. Anda pada dasarnya terkunci dalam satu analisis.

Walaupun anda boleh membuat carta dari laporan yang ditunjukkan, tidak praktikal untuk menggunakan sebarang analisis di luar apa yang sudah ada. Sebagai contoh, bagaimana anda akan mengira dan membentangkan purata semua jualan basikal menggunakan laporan khusus ini? Bagaimanakah anda mengira senarai sepuluh teratas pasaran terbaik?

Dengan persediaan ini, anda dipaksa ke dalam proses yang sangat manual yang sukar untuk diselenggarakan bulan demi bulan. Apa-apa analisis di luar tahap tinggi yang sudah ada dalam laporan itu adalah asas terbaik - walaupun dengan formula mewah. Lagipun, apa yang berlaku apabila anda dikehendaki untuk menunjukkan jualan basikal mengikut bulan? Apabila model data anda memerlukan analisis dengan data yang tidak ada dalam laporan hamparan, anda terpaksa mencari set data lain.

Fail data rata meminjamkan diri dengan baik ke model data

Satu lagi format fail adalah fail rata. Fail rata adalah repositori data yang dianjurkan oleh baris dan lajur. Setiap baris sepadan dengan satu set elemen data, atau rekod . Setiap lajur adalah medan . Bidang sepadan dengan elemen data yang unik dalam rekod. Angka berikut mengandungi data yang sama seperti laporan sebelumnya tetapi dinyatakan dalam format fail data rata.

Fail data rata.

Perhatikan bahawa setiap bidang data mempunyai lajur, dan setiap lajur sepadan dengan satu elemen data. Selain itu, tidak ada jarak tambahan, dan setiap baris (atau rekod) sepadan dengan satu set maklumat yang unik. Tetapi atribut utama yang membuat ini fail rata adalah bahawa tiada satu pun bidang unik mengenal pasti rekod. Sebenarnya, anda perlu menentukan empat bidang berasingan (Wilayah, Pasaran, Segmen Perniagaan, dan jumlah jualan bulan) sebelum anda dapat mengenal pasti rekod secara unik.

Fail rata meminjamkan mereka dengan baik kepada pemodelan data dalam Excel kerana mereka boleh cukup terperinci untuk memegang data yang anda perlukan dan masih kondusif untuk pelbagai analisis dengan formula mudah - SUM, RINGKASAN, VLOOKUP, dan SUMIF, hanya untuk namakan beberapa.

Dataset jadual adalah sempurna untuk model data berasaskan jadual pivot

Banyak model data yang berkesan didorong terutamanya oleh jadual pivot. Jadual pangsi adalah alat analisis utama Excel. Bagi anda yang telah menggunakan jadual pangsi, anda tahu bahawa mereka menawarkan cara terbaik untuk meringkaskan dan membentuk data untuk digunakan dengan melaporkan komponen, seperti carta dan jadual.

Set data meja sangat sesuai untuk model data berasaskan jadual pivot. Angka berikut menggambarkan dataset jadual. Perhatikan bahawa perbezaan utama di antara kumpulan data jadual dan fail data rata adalah bahawa dalam dataset jadual label lajur tidak berganda sebagai data sebenar. Sebagai contoh, lajur Tempoh Jualan mengandungi pengecam bulan. Perbezaan struktur yang halus ini adalah apa yang membuat data kumpulan data optimum untuk jadual pivot. Struktur ini memastikan bahawa fungsi utama meja pivot, seperti penyortiran dan pengelompokan, berfungsi dengan cara yang sepatutnya.

Dataset jadual.

Atribut dalam dataset jadual adalah seperti berikut:

• Baris pertama dataset mengandungi label medan yang menggambarkan maklumat dalam setiap lajur.

• Label lajur tidak menarik duti ganda sebagai item data yang boleh digunakan sebagai penapis atau kriteria pertanyaan (seperti bulan, tarikh, tahun, wilayah atau pasaran).

• Tidak ada baris atau lajur kosong - setiap lajur mempunyai tajuk, dan nilai dalam setiap baris.

• Setiap lajur mewakili kategori data yang unik.

• Setiap baris mewakili item individu dalam setiap lajur.