Dasar-dasar Mendukung Fail Data QuickBooks 2012 - dummies

Satu tugas penting yang sama ada anda atau rakan sekerja yang perlu dilengkapkan adalah untuk menyandarkan data QuickBooks 2012 fail. Secara harfiah, fail data QuickBooks menggambarkan hal ehwal kewangan perniagaan anda. Anda sama sekali tidak mahu kehilangan fail data.

Kehilangan fail data, misalnya, mungkin tidak tahu berapa banyak wang yang anda miliki, anda tidak tahu sama ada anda membuat atau kehilangan wang, dan anda tidak dapat dengan mudah atau tepat menyediakan pulangan cukai tahunan anda.

Untungnya, menyandarkan fail data QuickBooks agak mudah. Anda perlu melengkapkan hanya tiga langkah:

1. Pilih Fail → Buat perintah Copy.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Simpan Salin atau Backup, yang menyediakan tiga pilihan: pilihan untuk menyimpan salinan sandaran fail QuickBooks, pilihan untuk membuat fail syarikat mudah alih, dan pilihan untuk membuat salinan akauntan.

2. Anda ingin menyimpan salinan sandaran, jadi klik butang pilihan Copy Backup. Kemudian klik Seterusnya untuk meneruskan.

   Anda boleh membuat sama ada fail sandaran penuh atau fail syarikat mudah alih apabila anda menyalin fail QuickBooks. Fail syarikat mudah alih lebih kecil daripada fail sandaran, jadi lebih mudah bergerak.

   Sebagai contoh, anda boleh lebih mudah e-melkan fail syarikat mudah alih. Gosok dengan fail syarikat mudah alih adalah ini: QuickBooks mesti bekerja keras untuk menusuk fail syarikat mudah alih ke saiz yang kecil. QuickBooks juga perlu melakukan lebih banyak kerja untuk tidak menyentuh fail di kemudian hari apabila anda ingin bekerjasama dengannya.

   Selepas anda mengklik Seterusnya, kotak dialog Simpan Salin atau Sandaran, ditunjukkan dalam ilustrasi di bawah, muncul.

   Anda hanya boleh pergi terus ke kotak dialog Simpan Salin atau Backup yang ditunjukkan di bawah dengan memilih arahan → Create Backup File.

   

3. Tunjukkan sama ada anda ingin menyimpan fail sandaran QuickBooks anda ke syarikat tempatan atau pusat data luar tapak QuickBooks anda.

   Klik Backup Tempatan untuk menunjukkan bahawa anda ingin menyimpan salinan sandaran fail anda ke cakera keras komputer anda.

4. Klik butang Opsyen untuk memilih lokasi sandaran.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Opsyen Cadangan, seperti ditunjukkan dalam ilustrasi di bawah.

   

5. Tentukan lokasi folder atau cakera mana fail syarikat harus disandarkan.

   Anda hanya masukkan nama laluan terus ke dalam kotak yang memberitahu tempat menyimpan salinan sandaran anda.

6. (Pilihan) Pilih pilihan sandaran anda.

   Anda juga boleh menggunakan kotak dialog Opsyen Cadangan yang ditunjukkan di atas untuk menentukan apabila QuickBooks harus mengingatkan anda untuk membuat sandaran dan bagaimana QuickBooks perlu disandarkan:

   1. Timestamps: Untuk menambah tarikh dan masa operasi sandaran ke fail sandaran nama, pilih Tambah Tarikh dan Masa Backup ke kotak semak Nama Fail.

   2. Mengehadkan salinan sandaran: Untuk memberitahu QuickBooks ia harus menyingkirkan salinan sandaran lama, pilih Had Bilangan Salinan Cadangan dalam kotak semak Folder ini dan kemudian nyatakan jumlah salinan sandaran yang anda ingin simpan dengan menggunakan kotak teks bersebelahan.

   3. Peringatan peringatan: Pilih Ingatkan saya untuk Back Up Apabila Saya Tutup kotak cek Fail Syarikat saya dan kotak teks yang bersebelahan untuk menentukan yang anda mahu diingatkan untuk membuat sandaran fail QuickBooks setiap kali, setiap kali, setiap kali ketiga, dan sebagainya, bahawa anda menutup QuickBooks.

   4. Pengesahan data: Gunakan butang Pengesahan untuk memberitahu QuickBooks bahawa ia harus memeriksa integriti data apabila ia menyokong data anda. Tandakan butang Pengesahan Lengkap untuk pengesahan QuickBooks terbaik dan paling komprehensif.

7. Klik OK apabila anda selesai menentukan lokasi sandaran dan pilihan, dan kemudian klik Seterusnya.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog yang meminta apabila anda ingin membuat sandaran.

8. Tentukan apabila anda mahu membuat sandaran.

   Biasanya, anda mahu menyandarkan apabila anda memilih perintah Simpan Salin atau Sandaran. Anda boleh, bagaimanapun, memberitahu QuickBooks untuk menjadualkan jadual backup data QuickBooks secara teratur mengikut skema yang pandai.

   Jika anda memberitahu QuickBooks bahawa anda ingin menjadualkan sandaran, QuickBooks memaparkan beberapa kotak dialog yang anda gunakan untuk membuat jadual baru untuk membuat cadangan dengan menamakan jadual dan dengan memberitahu hari dan masa backup itu perlu dijadwalkan.

9. Klik Selesai untuk menutup kotak dialog Simpan Salin atau Sandaran.

   Selepas anda menentukan bagaimana operasi sandaran berfungsi, klik Selesai. QuickBooks menyokong (atau mencipta salinan) fail syarikat QuickBooks semasa dan menyimpan salinan fail baru di lokasi sandaran.