Asas-asas Backing Up QuickBooks 2014 Data File - dummies

Satu tugas penting yang sama ada anda atau rakan sekerja yang perlu diselesaikan adalah sandaran fail data QuickBooks. Beberapa item yang disimpan di dalam cakera keras komputer anda sepatutnya seberapa banyak pemakanan seperti fail data QuickBooks. Secara harfiah, fail data QuickBooks menggambarkan hal ehwal kewangan perniagaan anda. Anda sama sekali tidak mahu kehilangan fail data.

Kehilangan fail data, misalnya, mungkin tidak tahu berapa banyak wang yang anda miliki, anda tidak tahu sama ada anda membuat atau kehilangan wang, dan anda tidak dapat dengan mudah atau tepat menyediakan pulangan cukai tahunan anda.

Untungnya, menyandarkan fail data QuickBooks agak mudah. Anda perlu melengkapkan hanya sembilan langkah:

1Choose File → Create Copy command.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Simpan Salin atau Sandaran, yang menyediakan tiga pilihan: pilihan untuk menyimpan salinan sandaran fail QuickBooks, pilihan untuk membuat fail syarikat mudah alih, dan pilihan untuk membuat salinan akauntan.

2Anda mahu menyimpan salinan sandaran, jadi klik butang pilihan Copy Backup; kemudian klik Seterusnya untuk meneruskan.

Anda boleh membuat sama ada fail sandaran penuh atau fail syarikat mudah alih apabila anda menyalin fail QuickBooks. Fail syarikat mudah alih lebih kecil daripada fail sandaran, jadi lebih mudah bergerak. Sebagai contoh, anda boleh dengan mudah menghantar e-mel kepada fail syarikat mudah alih.

Gosok dengan fail syarikat mudah alih adalah ini: QuickBooks mesti bekerja keras untuk menusuk fail syarikat mudah alih ke saiz yang kecil. QuickBooks juga perlu melakukan lebih banyak kerja untuk tidak mengkonfigurasi fail di kemudian hari apabila anda mahu bekerja dengannya.

Selepas anda mengklik Seterusnya, kotak dialog Simpan Salin atau Sandaran muncul. Anda boleh pergi terus ke kotak dialog Simpan Salin atau Sandaran dengan memilih arahan → Create Backup Fail.

3Menunjukkan sama ada anda mahu menyimpan fail sandaran QuickBooks anda di komputer syarikat anda atau ke pusat data di luar tapak QuickBooks.

Klik Backup Tempatan untuk menunjukkan bahawa anda ingin menyimpan salinan sandaran fail anda pada cakera keras komputer anda atau beberapa peranti storan yang boleh tanggal, seperti pemacu denyar.

4Klik butang Opsyen untuk memilih lokasi sandaran.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Opsyen Sandaran.

5Sekalkan lokasi folder atau cakera mana file syarikat harus disandarkan.

Anda hanya masukkan pathname secara langsung di dalam kotak yang memberitahu tempat menyimpan salinan sandaran anda.

Jika anda tidak tahu cara memasukkan nama laluan, klik butang Layari.Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Browse for Folder, gunakan senarai folder untuk memilih cakera atau folder yang anda ingin gunakan untuk backup QuickBooks.

6 (Pilihan) Pilih pilihan sandaran anda.

Anda juga boleh menggunakan kotak dialog Opsyen Cadangan untuk menentukan apabila QuickBooks perlu mengingatkan anda untuk membuat sandaran dan bagaimana QuickBooks perlu membuat sandaran:

Menambah setem masa: Untuk menambah tarikh dan masa operasi sandaran ke fail sandaran nama, pilih Tambah Tarikh dan Masa Backup ke kotak semak Nama Fail.

Mengehadkan salinan sandaran: Untuk memberitahu QuickBooks untuk menyingkirkan salinan sandaran lama, pilih Hadkan Bilangan Salinan Cadangan dalam Folder ini ke kotak cek X dan kemudian nyatakan jumlah salinan sandaran yang anda ingin simpan dengan menggunakan kotak teks bersebelahan.

Mengeset peringatan sandaran: Pilih Mengingatkan Saya untuk Mencadangkan Apabila Saya Tutup Fail Syarikat Saya Setiap X Times check box dan kotak teks bersebelahan untuk menentukan yang anda ingin diingatkan untuk membuat sandaran fail QuickBooks apabila anda menutup QuickBooks. Pilihan interval anda termasuk setiap masa, setiap masa lain, setiap kali ketiga, dan sebagainya.

Mengaktifkan pengesahan data: Gunakan butang pengesahan untuk memberitahu QuickBooks bahawa ia harus memeriksa integriti data apabila ia menyokong data anda. Pilih butang radio Pengesahan Lengkap untuk pengesahan QuickBooks terbaik dan paling komprehensif.

Sebagai alternatif, jika anda seorang yang tidak mempunyai masa untuk beberapa saat tambahan untuk memeriksa semula pengesahan data, pastikan, pilih butang radio Pengesahan yang lebih cepat. Lebih baik lagi, buanglah sepenuhnya kepada angin - berhati-hati untuk bayi juga - dan pilih butang radio Tiada Pengesahan.

7Klik OK apabila anda selesai menentukan lokasi dan pilihan sandaran dan kemudian klik Seterusnya.

QuickBooks memaparkan kotak dialog (tidak dipaparkan) yang meminta apabila anda mahu membuat sandaran.

8Sekiranya anda mahu membuat sandaran.

Biasanya, anda mahu menyandarkan apabila anda memilih perintah Simpan Salin atau Sandaran. Dalam kes ini, apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Simpan Salin atau Backup yang meminta 'ketika ?? soalan, klik butang Save It Now.

Namun, anda juga boleh memberitahu QuickBooks untuk menjadualkan jadual backup data QuickBooks secara teratur mengikut skema cerdas oleh - apabila QuickBooks menanyakan bila? soalan - mengklik butang Simpan Sekarang dan Jadual Future Backups atau dengan mengklik butang Jadual Penyenaraian Hanya Masa Depan.

Jika anda memberitahu QuickBooks bahawa anda ingin menjadualkan sandaran, QuickBooks memaparkan beberapa kotak dialog yang anda gunakan untuk membuat jadual sandaran baru dengan menamakan jadual dan dengan menetapkan hari dan masa apabila backup harus dijadualkan.

9Click Finish untuk menutup kotak dialog Simpan Salin atau Sandaran.

Selepas anda menentukan bagaimana operasi sandaran berfungsi, klik Selesai. QuickBooks menyokong (atau mencipta salinan) fail syarikat QuickBooks semasa dan menyimpan salinan fail baru di lokasi sandaran.