Pembersihan dan Strategi Pengarsipan untuk QuickBooks 2012 - dummies

Menentukan masa dan bagaimana anda ingin membersihkan atau mengarkibkan fail syarikat QuickBooks 2012 anda kebanyakannya perkara akal sehat. Pertimbangan pertama anda adalah sama ada anda perlu mengatasi fail syarikat sama sekali.

Jika QuickBooks masih berjalan pada kelajuan yang munasabah, jika anda tidak mendapati diri anda gila kerana banyak item yang tidak digunakan pada senarai, atau jika fail data tidak berkembang besar (lebih besar daripada 100MB atau lebih), anda mungkin tidak perlu mengembun. Anda tidak mendapat keuntungan, dalam banyak kes, dengan membersihkan. Dan dengan tidak membersihkan, anda masih mempunyai rekod kewangan terperinci lengkap di hujung jari anda.

Menjalankan operasi pembersihan tidak semestinya mengurangkan saiz fail data QuickBooks. Oleh itu, jika anda benar-benar mesti mempunyai fail data yang lebih kecil, apa yang anda perlu lakukan adalah terlebih dahulu menjalankan operasi pembersihan dan kemudian menyimpan dan memulihkan fail data QuickBooks mudah alih.

Bahagian lain mengenai membersihkan dan mengarkibkan fail syarikat QuickBooks adalah satu lagi tanggapan yang umum: Anda harus membuat salinan arkib fail data QuickBooks. Malah, anda mencadangkan anda membuat salinan arkib fail data QuickBooks pada akhir tahun selepas anda atau CPA anda telah membuat sebarang pelarasan akhir tahun ini.

Idea untuk membuat salinan arkib fail data QuickBooks yang digunakan untuk menyediakan pulangan cukai anda dan sebarang penyata kewangan kerana anda boleh menerangkan beberapa angka pada pulangan atau penyata kewangan dengan melihat pada salinan arkib fail data.

Orang boleh dengan sengaja atau tidak sengaja menukar transaksi lama. Ini bermakna seseorang boleh, malangnya, menukar transaksi dalam fail data QuickBooks pada tahun sebelumnya. Apabila perubahan itu berlaku, seseorang yang kemudian melihat fail data QuickBooks mungkin tidak dapat menjelaskan nombor pada pulangan cukai atau penyata kewangan.

Sebagai contoh, jika seseorang kemudian kembali dan mengubah urus niaga pada tahun sebelumnya, dan urus niaga itu digunakan untuk mengira jumlah pendapatan untuk tahun ini, anda tidak boleh lagi menggunakan data QuickBooks untuk menerangkan nombor pada penyata cukai anda dan penyata kewangan anda untuk jumlah hasil. Itu masuk akal, kan?

Nasib baik, dengan memiliki salinan data arkib QuickBooks - fail data QuickBooks yang membekalkan nombor kepada pulangan cukai anda dan penyata kewangan - anda sentiasa dapat melihat transaksi QuickBooks yang menyokong nombor pulangan cukai atau nombor penyata kewangan tertentu.

Jika anda masih keliru tentang perkara ini - dan ini agak rumit - tanya penasihat cukai atau CPA anda mengenai masalah ini.Dia boleh menjelaskan kepada anda bahaya mengalami perubahan dalam data QuickBooks yang telah digunakan untuk menyediakan penyata atau penyata kewangan selepas penyata itu telah disediakan atau selepas penyata kewangan tersebut telah diterbitkan dan diedarkan.