Dasar Pembersihan untuk Fail Syarikat QuickBooks - dummies

Apabila anda memahami apa yang pengarsipan dalam QuickBooks adalah semua, prosesnya agak mudah. Untuk mengatasi fail syarikat QuickBooks, ikuti langkah berikut:

1. Pilih Fail → Utiliti → Perintah Data Condensasi.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi pertama.

   

2. Pilih Urus Niaga Sebelum butang radio Tarikh Tertentu.

   Pilihan ini memberitahu QuickBooks bahawa anda ingin melakukan dua perkara: membuat salinan arkib fail data QuickBooks, dan kuruskan fail syarikat kerja agar tidak begitu besar. QuickBooks mengurangkan saiz versi kerja fail data syarikat dengan membuang transaksi lama, tertutup jika anda memilih Langkah 3 untuk mengeluarkan transaksi.

3. Nyatakan Transaksi Hapuskan Sebelum tarikh.

   Untuk menentukan tarikh sebelum transaksi ditutup harus dikeluarkan, masukkan tarikh dalam kotak tarikh. Sekiranya anda ingin memunggah fail tersebut dengan mengeluarkan transaksi pada atau sebelum 31 Disember 2016, sebagai contoh, masukkan 1/1/2017 dalam kotak tarikh. Walau bagaimanapun, anda tidak perlu merasa sukar untuk mengeluarkan sekumpulan transaksi tertutup. Anda mengalih keluar transaksi tertutup hanya jika fail syarikat QuickBooks anda menjadi terlalu besar. Anda boleh dengan mudah bekerja dengan fail syarikat QuickBooks iaitu 25MB, 50MB, atau bahkan 100MB (megabyte).

   Walaupun biasanya, anda membubarkan fail QuickBooks dengan mengalih keluar urus niaga lama, tertutup, perintah Condense juga membuat fail tanpa urus niaga dan fail dengan hanya urus niaga data tertentu. Untuk membuat fail yang memegang senarai dan pilihan tetapi tiada urus niaga, pilih butang radio Semua Urus Niaga.

   Dengan cara ini, anda mungkin menggunakan pilihan Semua Urus Niaga untuk membina fail hampir kosong yang anda boleh gunakan semula (seperti untuk latihan). Untuk membuat fail QuickBooks yang memegang pelbagai urus niaga tertentu, pilih Transaksi Di Luar butang radio Julat Tarikh dan kemudian masukkan tarikh yang menempah julat dalam kotak Sebelum dan Selepas.

4. Klik Seterusnya apabila anda selesai menentukan transaksi yang harus dikeluarkan oleh QuickBooks.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense kedua.

   

5. Tentukan bagaimana transaksi perlu diringkaskan.

   Jika anda mahu merumuskan transaksi bersejarah, QuickBooks menggunakan kotak dialog Data Condense kedua untuk bertanya bagaimana ia harus merangkum data sejarah: dengan kemasukan jurnal ringkasan tunggal, dengan kemasukan jurnal ringkasan bulanan, atau ringkasan tidak sama sekali. Pilih butang radio yang sepadan dengan pendekatan penjujukan yang anda mahu.(Biasanya, anda menggunakan pilihan kedua yang disenaraikan - mempunyai QuickBooks membuat entri jurnal ringkasan bulanan - jadi anda masih boleh menghasilkan laporan bulanan perbandingan yang bermakna.)

6. Klik Seterusnya apabila anda selesai menentukan bagaimana QuickBooks harus meringkaskan urus niaga.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense ketiga.

   

7. Tentukan bagaimana urus niaga inventori perlu dipeluwap, dan klik Seterusnya.

   Jika fail QuickBooks anda termasuk transaksi inventori, QuickBooks mengesyorkan bahawa anda mengeluarkan transaksi inventori lama. Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Ketiga Data, anda boleh memberitahu QuickBooks untuk melakukan perkara ini dengan memilih butang radio Urusniaga Inventori (Disyorkan). (Jika anda tidak mahu mengalih keluar urus niaga lama, pilih Butiran radio maklumat Butiran Transaksi Simpan Inventori.)

   Apabila anda mengklik Seterusnya, anda terus ke kotak dialog Data Keempat Keempat, yang meminta urus niaga harus dipertimbangkan.

8. Tentukan transaksi mana yang harus dialih keluar dan klik Seterusnya.

   QuickBooks meminta sedikit lebih banyak maklumat tentang apa yang merupakan transaksi tertutup atau lama yang harus dikeluarkan. Anda memilih kotak semak untuk menunjukkan sama ada urus niaga sebelum tarikh penyingkiran perlu dikeluarkan walaupun mereka tidak dibersihkan, ditandakan Untuk Dicetak, ditandakan sebagai Dihantar, dan sebagainya.

   Apabila anda mengklik Seterusnya, anda teruskan ke kotak dialog Data Condense kelima.

   

9. Tentukan sebarang pembersihan senarai yang sepatutnya berlaku, dan klik Seterusnya.

   Gunakan kotak dialog Data Kelima Data untuk memberitahu QuickBooks bahawa selain menghapus transaksi tertutup lama, ia perlu membersihkan beberapa senarai. Anda boleh memilih kotak semak yang memberitahu QuickBooks untuk membuang akaun yang tidak digunakan, pelanggan yang tidak digunakan, vendor yang tidak digunakan, dan sebagainya. Dengan membersihkan senarai anda melalui penyingkiran item senarai yang tidak digunakan, anda bukan sahaja mengurangkan saiz fail syarikat, tetapi juga memudahkan orang untuk bekerjasama dengan senarai itu.

   Apabila anda mengklik Seterusnya, QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi keenam. Kotak dialog memberitahu anda bahawa proses arkib bermula dengan QuickBooks membuat salinan fail data dan operasi pemeluwapan mungkin mengambil masa beberapa minit atau bahkan beberapa jam untuk diselesaikan.

   

10. Klik Mulailah Condense.

    QuickBooks memulakan proses pemeluwapan fail data.

11. Sandarkan fail data apabila digesa.

    Pada permulaan proses pemeluwapan, QuickBooks meminta anda untuk membuat sandaran fail syarikat QuickBooks. Mencadangkan file syarikat QuickBooks sebagai sebahagian dari operasi pemeliharaan berfungsi sama seperti membuat cadangan file syarikat QuickBooks pada waktu lain.

    Selepas anda membuat sandaran fail syarikat QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arkib fail syarikat dan kemudian membersihkan versi versi fail syarikat dengan menggunakan arahan anda. Sekali lagi, seperti yang dinyatakan dalam langkah awal, proses pembersihan mungkin hanya mengambil masa beberapa minit, atau mungkin mengambil masa beberapa jam jika fail anda sangat besar.