Membuat Pesanan Pembelian dalam QuickBooks - dummies

Pesanan pembelian menyediakan tujuan yang mudah: Ia memberitahu beberapa vendor bahawa anda ingin membeli beberapa item. Malah, pesanan pembelian adalah kontrak untuk dibeli.

Banyak perniagaan kecil tidak menggunakan pesanan pembelian. Tetapi apabila mereka berkembang ke saiz tertentu, banyak perniagaan memutuskan untuk menggunakannya kerana pesanan pembelian menjadi rekod tetap item yang telah anda pesan. Terlebih lagi, dengan menggunakan pesanan pembelian sering memformalkan proses pembelian dalam syarikat. Sebagai contoh, anda boleh memutuskan bahawa tiada siapa di firma anda boleh membeli apa-apa yang kos lebih daripada $ 100 kecuali mereka mendapat pesanan pembelian. Jika hanya anda boleh mengeluarkan pesanan pembelian, anda telah mengawal aktiviti pembelian secara berkesan melalui prosedur ini.

Untuk menggunakan QuickBooks untuk membuat pesanan pembelian, ikuti langkah berikut:

1. Beritahu QuickBooks bahawa anda ingin membuat pesanan pembelian dengan memilih Vendor -> Buat Pesanan Pembelian.

QuickBooks memaparkan tetingkap Buat Buat Pembelian.

Perhatikan bahawa jika menu Vendor tidak membekalkan arahan Buat Pembelian Buat, QuickBooks tidak tahu bahawa anda ingin membuat pesanan pembelian.

2. Gunakan kotak senarai drop-down menu Vendor untuk mengenal pasti vendor yang anda ingin beli item tersebut.

Kotak senarai juntai bawah senarai Vendor menyenaraikan setiap vendor dalam Senarai Penjual anda.

3. (Pilihan) Klasifikasi pembelian menggunakan kotak senarai juntai bawah Kelas.

4. (Pilihan) Menyediakan Kapal yang berbeza Untuk alamat dalam kotak senarai drop-down Kapal.

Kotak senarai drop-down Kapal memaparkan senarai semua pelanggan, vendor dan pekerja anda. Anda pilih kapal untuk alamat dengan memilih salah satu daripada nama-nama lain. Selepas anda memilih entri dari senarai Kapal, QuickBooks mengisi kotak Kapal Untuk alamat dengan maklumat yang sesuai.

Tetingkap Pembelian Buat Pesanan membekalkan beberapa standard dan, mudah-mudahan, butang dan kotak yang biasa: Sebelum, Seterusnya, Cetak, Cari, Ejaan, Sejarah, dan Templat.

5. Sahkan tarikh pesanan pembelian.

Pada mulanya, QuickBooks meletakkan tarikh sistem semasa ke dalam kotak Tarikh. Walau bagaimanapun, anda perlu mengesahkan bahawa tarikh QuickBooks memasuki tarikh pesanan pembelian adalah betul. Ini adalah tarikh kontrak. Sering kali, tarikh menetapkan syarat kontrak - seperti bilangan hari yang perlu dihantar dalam item.

6. Sahkan nombor pesanan pembelian.

Nombor pesanan pembelian, atau nombor P. O., mengenal pasti dokumen pesanan pembelian secara unik. QuickBooks secara berurutan pesanan pembelian nombor untuk anda dan meletakkan nombor seterusnya ke dalam P.O. No. kotak. Tebak bahawa QuickBooks membuat nombor pesanan pembelian yang betul biasanya betul, tetapi jika ia tidak betul, masukkan nombor gantian.

7. Sahkan vendor dan hantar ke maklumat.

Blok Vendor dan Kapal Untuk menghalang mengenal pasti vendor yang anda beli item dan kapal untuk alamat yang anda mahu penjual menghantar penghantaran. Maklumat ini sepatutnya betul jika senarai vendor anda terkini dan anda telah menggunakan peti senarai drop-down Kapal untuk mengenal pasti, jika perlu, Kapal untuk alamat alternatif. Bagaimanapun, pastikan bahawa maklumat yang ditunjukkan dalam kedua-dua blok alamat ini adalah betul. Jika maklumat itu tidak betul, tentu saja, perbaikinya. Anda boleh mengedit maklumat blok alamat dengan memilih maklumat yang salah dan kemudian taip apa yang harus ditunjukkan.

8. Terangkan setiap item yang anda mahu pesanan.

Anda menggunakan lajur tetingkap Pesanan Buat Pembelian untuk menerangkan secara terperinci setiap item yang anda mahu pesanan sebagai sebahagian daripada pembelian. Setiap item berturut-turut. Untuk menerangkan item yang anda ingin beli dari vendor, anda memberikan maklumat berikut:

• Item: Lajur Item membolehkan anda merekam nombor item unik untuk item yang anda mahu beli. Ingat bahawa item perlu dimasukkan, atau diterangkan, dalam Senarai Item. Perkara utama yang perlu anda ketahui mengenai Senarai Item ialah apa sahaja yang anda mahu tunjukkan pada invois - atau, untuk perkara itu, pada pesanan pembelian - perlu diterangkan dalam fail item.

• Keterangan: Lajur Penerangan menunjukkan penerangan untuk item yang anda pilih. Anda juga boleh mengedit medan Keterangan supaya masuk akal kepada pelanggan atau vendor.

• Qty: Lajur Qty membolehkan anda mengenal pasti kuantiti item yang anda mahu. Anda masukkan bilangan item yang anda mahu dalam bidang ini, jelasnya.

• Kadar: Lajur Kadar membolehkan anda memasukkan harga per unit atau kadar per unit untuk item tersebut. Ambil perhatian bahawa QuickBooks menggunakan label yang berlainan untuk lajur ini bergantung pada jenis perniagaan yang telah anda sediakan.

• Pelanggan: Lajur Pelanggan membolehkan anda mengenal pasti pelanggan yang item tersebut dibeli.

• Amaun: Lajur Jumlah menunjukkan jumlah yang dibelanjakan untuk item tersebut. QuickBooks akan mengira jumlah untuk anda dengan mengalikan kuantiti dengan kadar (atau harga). Anda juga boleh mengedit jumlah lajur. Dalam kes ini, QuickBooks menyesuaikan kadar (atau harga) supaya kadar kali kuantiti sentiasa sama dengan amaun.

Anda perlu memasukkan keterangan setiap item yang harus dimasukkan pada pesanan pembelian. Ini bermakna, contohnya, jika anda ingin memesan enam item dari vendor, pesanan pembelian anda harus mengandungi enam baris maklumat.

9. Cetak pesanan pembelian.

Anda akan mahu mencetak pesanan pembelian. Tujuan merakamkan pesanan pembelian ke QuickBooks adalah untuk mencipta rekod rasmi pembelian. Anda hampir selalu akan mahu menghantar pesanan pembelian ini kepada vendor.Pesanan pembelian memberitahu vendor betul-betul apa yang anda mahu beli dan harga yang anda sanggup bayar. Untuk mencetak pesanan pembelian, anda boleh mengklik butang Cetak. Anda juga boleh mencetak pesanan pembelian kemudian dalam kumpulan; untuk berbuat demikian, simpan semua pesanan pembelian yang anda ingin buat, dan kemudian pilih Fail -> Cetak Borang -> perintah Pesanan Pembelian.

10. Simpan pesanan pembelian.

Untuk menyimpan pesanan pembelian anda, klik sama ada butang Simpan & Tutup atau butang Simpan & Baru. Jika anda mengklik butang Simpan & Baru, QuickBooks menyimpan pesanan pembelian dan menyusun semula versi kosong dari tetingkap Buat Buat Pesanan supaya anda boleh merakam pesanan pembelian lain.