Penagihan elektronik dalam Sage Timeslips - dummies

Beberapa syarikat - terutamanya peguam yang bekerja dengan syarikat insurans - mesti mengemukakan kepada firma audit bil elektronik untuk perkhidmatan yang diberikan. Dengan menggunakan tambahan Pengebilan Elektronik Sage Timeslips, yang menyokong pelbagai format pengebilan elektronik yang digunakan oleh kebanyakan firma audit yang besar, anda boleh menjejaki masa anda, menyediakan bil dalam format elektronik yang betul, dan kemudian mengeksportnya ke audit tegas.

Lawati laman web Sage Timeslips untuk membaca mengenai format penghantaran bil elektronik yang boleh disokong Timeslips.

Menetapkan pengebilan elektronik

Untuk menggunakan tambahan Pengebilan Elektronik Sage Timeslips, anda mesti menetapkannya dengan mengikuti arahan yang datang dengan add-on. Kemudian anda boleh menghasilkan bil dalam format yang sesuai untuk firma audit yang anda bekerja. Ingat, setiap firma audit mempunyai tetapan unik dan format fail.

Selain itu, anda perlu mengenal pasti pelanggan yang anda gunakan untuk penghantaran elektronik. Mulakan dengan memilih Nama → Maklumat Pelanggan. Dalam tetingkap Senarai Pelanggan yang muncul, klik dua kali pelanggan yang digunakan untuk penghantaran elektronik. Kemudian klik tab Pengaturan 2 pada tetingkap Maklumat Klien dan tetapkan bidang Penghantaran Elektronik ke firma audit yang sesuai.

Dalam kebanyakan kes, anda juga perlu menambah bidang tersuai dan memberikannya kepada pelanggan yang menggunakan firma penerima.

Tambahan Pengebilan Elektronik menjimatkan masa anda dan membolehkan anda menambah set khusus bidang tersuai yang berkaitan dengan firma audit tertentu.

Bagi sesetengah firma audit, anda mesti menggunakan Kod Tugas Litigasi Tugas Bar Amerika (ABA) atau Sistem Pengurusan Berasaskan Tugas Seragam untuk mengenal pasti tugas, perbelanjaan dan rujukan. Sekiranya anda mencipta pangkalan data Timeslips menggunakan undang-undang dengan gaya pangkalan data ABA Litigation Codes, kod-kod ini sudah wujud dalam pangkalan data anda. Jika anda menggunakan sebarang templat lain untuk membuat pangkalan data Timeslips anda, anda perlu memasukkan kod tugas, perbelanjaan, dan rujukan dalam bidang Nickname 2 tugas, perbelanjaan, dan nama samaran rujukan, dan gunakan medan Nickname 1 untuk memasukkan deskriptif nama yang anda akan mudah mengenali ketika anda membuat slip.

Dalam Kod Bar Penyelesaian Tugas Persatuan Bar Amerika dan Sistem Pengurusan Berasaskan Tugas Seragam, kod bermula dengan huruf A, E, atau L. Berikan kod yang bermula dengan A ke tugas, kod yang bermula dengan E ke perbelanjaan, dan kod yang bermula dengan L untuk rujukan.

Memeriksa proses pengebilan elektronik

Proses penghantaran elektronik di Sage Timeslips adalah sama dengan proses untuk menjana bil lain.Anda masih meletakkan bil anda dalam peringkat bukti pada mulanya, dan kemudian menyemak dan membuat perubahan. Tetapi apabila anda bersedia menghantar bil, anda mengeksportnya dan menghantar fail ke firma audit untuk semakan.

Dari bahagian bawah menu Bills, pilih penyerahan bil elektronik atau firma audit yang sesuai dan kemudian klik Eksport. Timeslips meminta anda untuk folder di mana untuk menyimpan bil yang dieksport. Selepas selesai eksport, anda boleh menghantar bil ke firma audit.

Dalam kebanyakan kes, apabila eksport selesai, Sage Timeslips memindahkan tagihan dari tahap bukti ke peringkat audit. Bagi sesetengah firma audit, Timeslips meluluskan rang undang-undang.

Timeslips merawat bil di peringkat audit sama seperti cara memproses bil dalam peringkat bukti: Timeslips mengunci bil manakala firma audit mengkaji mereka. Apabila firma menghubungi anda dengan penilaian mereka, anda meluluskan rang undang-undang yang tidak memerlukan perubahan dan anda mengosongkan bil yang memerlukan perubahan dari peringkat audit dengan menggunakan tetingkap Bil Peringkat (pilih Bil → Akujanji atau Bil Dikenal jelas → Meluluskan atau Hapus Baki) dan membuat perubahan yang diperlukan. Kemudian anda mencetak bil lagi dan ulangi proses tersebut.

Jika Timeslips meluluskan rang undang-undang yang anda hantar kepada firma audit dan firma audit memerlukan perubahan, anda boleh mengosongkan bil terpilih dari tab Tidak dapat Dibatalkan dari tingkap Rang Undang-Undang Peringkat, mengeditnya, mencetaknya sekali lagi, dan ulangi percetakan dan penghantaran elektronik proses.

Ada kemungkinan firma audit tidak akan menilai rang undang-undang sebelum anda bersedia untuk menghantar satu lagi. Dalam kes ini, meluluskan rang undang-undang yang telah anda hantarkan dan, jika firma audit memerlukan perubahan kepadanya, cuba buat asalnya. Jika anda tidak boleh membatalkan rang undang-undang, anda perlu memasukkan transaksi kredit belum terima akaun untuk rang undang-undang asal, masukkan semula data yang muncul pada rang undang-undang itu, dan buat rang undang-undang baru untuk dihantar ke firma audit.

Memisahkan bil elektronik

Jika anda menggunakan ciri Split Bills di Timeslips, yang membolehkan anda membuat peraturan untuk memperuntukkan, atau berpecah, caj pada bil di kalangan pengawas masa, sedar bahawa firma audit yang berbeza menangani bil split dalam pelbagai cara. Sesetengah membenarkan tetapi mengabaikannya, yang lain membiarkannya dan menggunakannya, dan yang lain tidak menyokongnya.