Memastikan Penahanan Data yang sesuai untuk Keselamatan - patung

Kebanyakan organisasi terikat oleh pelbagai undang-undang, peraturan, dan piawaian untuk mengumpulkan dan menyimpan maklumat tertentu, serta menyimpannya untuk tempoh masa tertentu. Organisasi mesti mengetahui keperluan undang-undang dan memastikan ia mematuhi semua peraturan dan piawaian yang berkenaan.

Dasar pengekalan rekod hendaklah meliputi sebarang rekod elektronik yang mungkin terdapat pada pelayan fail, sistem pengurusan dokumen, pangkalan data, sistem e-mel, arkib, dan sistem pengurusan rekod, serta salinan kertas dan media sandaran yang disimpan di kemudahan luar tapak.

Organisasi yang ingin menyimpan maklumat lebih lama daripada yang dikehendaki oleh undang-undang harus tegas memastikan mengapa informasi tersebut harus disimpan lebih lama. Pada masa kini, hanya mempunyai maklumat yang boleh menjadi tanggungjawab, jadi menjaga maklumat sensitif lebih lama harus menjadi pengecualian dan bukan norma.

Pada akhir bertentangan dengan spektrum pengekalan rekod, banyak organisasi kini memusnahkan rekod (termasuk media sandaran) dengan seberapa segera dibenarkan secara sah untuk mengehadkan skop (dan kos) dari mana-mana masa depan permintaan penemuan atau litigasi. Sebelum melaksanakan apa-apa dasar pengekalan gemuk seperti yang sangat mengehadkan tempoh pengekalan organisasi anda, anda harus memahami sepenuhnya implikasi negatif seperti dasar untuk kemampuan pemulihan bencana anda. Juga, berunding dengan peguam undang-undang organisasi anda untuk memastikan anda mematuhi sepenuhnya semua undang-undang dan peraturan yang berkenaan.