Mendirikan Pangkalan Data Anda dengan Fungsi Database Excel - dummies

Semua fungsi pangkalan data dalam Excel mengambil rujukan pangkalan data sebagai hujah pertama. Kawasan pangkalan data mesti termasuk tajuk (nama lapangan) di baris pertama. Dalam angka berikut, baris pertama menggunakan ID Pelajar, Kelas, Guru, dan Gred Akhir sebagai pengepala untuk maklumat dalam setiap lajur masing-masing.

menggunakan pangkalan data untuk menyimpan maklumat pelajar.

Cara yang baik untuk berfungsi dengan fungsi pangkalan data adalah untuk menamakan kawasan pangkalan data dan kemudian masukkan nama, bukan alamat rangkaian, dalam fungsi tersebut.

Untuk menyediakan nama, ikuti langkah berikut:

1. Pilih keseluruhan kawasan pangkalan data.

   Pastikan baris atas mempunyai tajuk dan dimasukkan ke dalam pemilihan.

2. Klik tab Rumus (di bahagian atas tetingkap Excel).

3. Klik Tentukan Nama di kawasan Nama Ditakrifkan.

   Kotak dialog Nama Baru muncul, dengan alamat rangkaian yang ditetapkan dalam kotak Merujuk kepada kotak.

4. Taipkan nama dalam Kotak Nama (atau gunakan nama yang disyorkan).

5. Klik OK untuk menutup kotak dialog.

Kemudian, jika rekod ditambah ke bahagian bawah pangkalan data, anda perlu mentakrifkan semula kawasan yang dinamakan untuk memasukkan baris baru. Anda boleh melakukan ini seperti berikut:

1. Klik butang Pengurus Nama pada tab Excel Formulas.

   kotak dialog Pengurus Nama muncul.

2. Klik nama dalam senarai yang anda ingin ubah semula.

3. Klik butang Edit dalam kotak dialog.

   Excel membuka kotak dialog Edit Nama, ditunjukkan di sini, dengan maklumat mengenai julat yang dipilih.

   

   Mengemas kini rujukan ke kawasan yang dinamakan.

4. Tukar rujukan di dalam Merujuk Untuk kotak.

   Anda boleh menggunakan butang persegi kecil di sebelah kanan Merujuk Untuk kotak untuk mentakrifkan rujukan baru dengan menyeret penunjuk tetikus di atasnya. Mengklik butang persegi kecil mengurangkan saiz kotak dialog Edit Nama dan membolehkan anda mengakses ke lembaran kerja. Apabila anda selesai mengheret tetikus di atas kawasan lembaran kerja baru, tekan Enter untuk kembali ke kotak dialog Edit Nama.

5. Klik butang OK untuk menyimpan perubahan rujukan dan tutup kotak dialog.

6. Klik Tutup.

Jika anda menambah rekod pada julat pangkalan data anda dengan memasukkan baris baru di suatu tempat di tengah, dan bukannya menambahkannya di akhir, Excel secara automatik menyesuaikan rujukan kepada julat yang dinamakan.