Menetapkan Peraturan dalam QuickBooks Online untuk Menerima Transaksi - dummies

QuickBooks Online cuba mempelajari kebiasaan anda semasa anda mengkaji transaksi yang dimuat turun; anda boleh membantu proses bersama dengan mewujudkan peraturan untuk QBO untuk diikuti. Apabila anda menetapkan peraturan, anda mempercepatkan proses semakan kerana, secara efektif, anda memberitahu QBO terlebih dahulu bagaimana untuk merawat jenis transaksi tertentu.

Bagaimana peraturan berfungsi

Anggap, contohnya, anda membeli gas untuk kereta menggunakan perniagaan dari stesen minyak Shell dan anda selalu membayar menggunakan kad kredit yang anda sambungkan ke institusi kewangan di QBO. Secara berkesan, anda ingin mengkategorikan semua transaksi di stesen Shell ke akaun perbelanjaan Bahan Api anda.

Anda boleh menugaskan kategori secara manual ke salah satu transaksi ini dan tunggu QBO untuk "mempelajari" pilihan anda, atau anda boleh menetapkan peraturan untuk QBO untuk diikuti. Apabila anda membuat peraturan, anda menentukan maklumat seperti akaun dan jenis urus niaga (wang atau wang keluar) yang mana peraturannya terpakai.

Anda boleh membuat peraturan yang mempengaruhi semua akaun atau peraturan yang mempengaruhi akaun tertentu.

Anda kemudian mengenalpasti kriteria yang perlu dipenuhi transaksi sebelum QBO bertindak ke atas urus niaga. Terakhir, anda menetapkan maklumat yang dikehendaki oleh QBO untuk transaksi yang memenuhi kriteria tersebut. Sebagai contoh, anda boleh menentukan jenis transaksi dan kategori.

Peraturan yang anda tetapkan boleh berfungsi dalam salah satu daripada dua cara:

• QBO boleh menggunakan peraturan anda untuk mencadangkan perubahan kepada transaksi yang dimuat turun yang kemudian anda semak dan meluluskan. Atau
• Anda boleh memilih untuk mempunyai QBO secara automatik memohon peraturan untuk semua urus niaga yang ia menentukan sesuai dengan syarat peraturan dan menambah transaksi tersebut ke QBO.

Apabila anda menggunakan pendekatan yang pertama, QBO mengenal pasti, pada tab Untuk Semakan di halaman Bank dan Kad Kredit, urus niaga yang ia cari dan mengharapkan untuk menggunakan peraturan. Anda boleh mengenal pasti transaksi ini kerana, dalam lajur Kategori atau Padanan, mereka memaparkan ikon Peraturan.

QBO menggunakan ikon yang berbeza untuk mengenal pasti transaksi yang dipadankan dengan peraturan tetapi belum ditambah ke syarikat dan urus niaga anda ditambah secara automatik mengikut peraturan.

Pendekatan kedua mungkin kelihatan berisiko, tetapi sebenarnya tidak. Walaupun QBO secara automatik memakai peraturan, anda masih boleh membuat perubahan pada transaksi yang QBO menerima secara automatik.

Mencipta peraturan

Anda menetapkan salah satu jenis peraturan - yang mencadangkan perubahan dan anda mesti menyemaknya, dan yang secara automatik menambahkan transaksi berdasarkan peraturan - menggunakan langkah yang sama.Hanya ada satu langkah di mana anda melakukan perkara secara berbeza.

1. Pilih Transaksi → Perbankan.

   Halaman Bank dan Kad Kredit muncul.

2. Di sebelah kanan halaman, klik anak panah bawah di sebelah butang Kemas kini dan pilih Urus Aturan.

   QBO memaparkan halaman Peraturan.

3. Klik butang Peraturan Baru di sudut kanan atas halaman Aturan.

   QBO memaparkan kotak dialog Peraturan.

   

4. Tentukan peraturan itu - satu yang akan menjadi bermakna kepada anda.
5. Kenal pasti sama ada peraturan itu terpakai kepada wang yang masuk ke QBO atau wang yang mengalir keluar dari QuickBooks, dan pilih akaun yang mana anda mahu peraturan itu diguna pakai.
6. Gunakan seksyen "Apabila Bertemu Transaksi" untuk menetapkan kriteria QBO harus digunakan semasa memeriksa urus niaga yang dimuat turun untuk menentukan sama ada untuk menerapkan peraturan itu kepada mereka.

   Anda boleh menetapkan beberapa kriteria menggunakan butang Add Line, dan anda boleh menentukan bahawa transaksi harus memenuhi semua atau salah satu kriteria. Menentukan "semua" lebih ketat dan QBO lebih selektif tentang penggunaan peraturan.

   Kotak senarai pertama dalam seksyen ini membolehkan anda menentukan sama ada QBO harus membandingkan penerangan urus niaga, teks bank, atau jumlah transaksi kepada keadaan yang anda tetapkan. Bagi mereka yang bertanya-tanya di luar sana, Perihalan (penerangan transaksi) merujuk kepada teks yang muncul dalam lajur Penerangan halaman Bank dan Kad Kredit. Pilihan Teks Bank merujuk kepada penerangan terperinci Bank pengunduran bank; anda boleh melihat penerangan terperinci Bank jika anda mengklik sebarang transaksi yang dimuat turun. Keterangan Penerangan Bank muncul di sebelah kiri bawah transaksi yang sedang diedit.

7. Di bahagian bawah kotak dialog Peraturan, tetapkan maklumat yang anda mahukan QBO untuk memohon kepada transaksi yang memenuhi kriteria peraturan. Anda boleh memilih satu atau lebih daripada yang berikut:
   • Pilih Transaksi Jenis QBO harus diberikan kepada urus niaga.
   • Pilih Payee dan satu atau lebih kategori untuk memohon kepada transaksi yang memenuhi syarat peraturan.
   • Opsyenal, tambah Memo untuk setiap transaksi yang memenuhi syarat peraturan.
   • Pilih kotak semak Tambah secara automatik ke Buku Saya jika anda mahu QBO menambah transaksi secara automatik yang memenuhi syarat peraturan untuk syarikat anda.

     Ini adalah langkah "berbeza" daripada yang anda dapati dalam pengenalan kepada langkah-langkah ini. Jika anda memilih kotak ini, anda tidak perlu meluluskan transaksi yang mana QBO menggunakan peraturan ini. Tetapi anda sentiasa boleh membuat perubahan kepada urus niaga secara automatik.

8. Klik Simpan.

Sebaik sahaja anda membuat peraturan, anda boleh menggunakan lajur Tindakan halaman Peraturan untuk menyalinnya (supaya anda tidak perlu membuat peraturan yang sama dari awal) dan memadam peraturan yang tidak anda mahukan. Dan, jika anda perlu mengedit peraturan, klik butang Edit dalam lajur Tindakan untuk membuka semula kotak dialog Peraturan dan membuat perubahan.

Akauntan, anda boleh membantu pelanggan anda dan menjimatkan masa jika anda mengeksport dan mengimport peraturan antara syarikat QBO.