Cara Tambah Pengguna dalam QuickBooks Enterprise Solutions - dummies

Jika lebih daripada satu orang akan menggunakan QuickBooks, anda mahu menyediakan pengguna tambahan. Untuk menambah pengguna dalam QuickBooks Enterprise Solutions, ikuti langkah berikut:

1. Pilih Syarikat → Pengguna → Sediakan Perintah Pengguna dan Peranan.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Pengguna dan Peranan. Kotak dialog Pengguna dan Peranan mengenalpasti mana-mana pengguna yang akses QuickBooks telah ditubuhkan dan peranan QuickBooks dapat dipenuhi apabila menggunakan QuickBooks. Senarai Pengguna, yang dipaparkan pada tab Senarai Pengguna pada kotak dialog, juga mengenalpasti siapa yang sedang log masuk ke sistem.

2. Beritahu QuickBooks bahawa anda ingin menambah pengguna dengan mengklik butang Baru.

   Apabila anda mengklik butang ini, QuickBooks memaparkan kotak dialog Pengguna Baru.

3. Kenal pasti pengguna dan membekalkan kata laluan.

   Anda perlu memberi setiap pengguna yang anda buat nama pengguna. Anda melakukan ini dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama pertama pengguna - dalam kotak Nama Pengguna. Selepas anda mengenal pasti pengguna, anda memasukkan kata laluan pengguna dalam kedua-dua kotak teks Kata Laluan dan kotak teks Sahkan Kata Laluan.

4. Kenal pasti peranan pengguna.

   Gunakan kotak senarai Peranan yang Tersedia untuk memilih peranan (atau tugas) pengguna yang mengisi. Kemudian tambahkan peranan yang dipilih ke senarai peranan yang diberikan oleh pengguna dengan mengklik butang Tambah. Untuk menghapuskan peranan dari pengguna, pilih peranan dalam kotak senarai Peranan Ditetapkan dan kemudian klik Alih Keluar.

   Kotak Deskripsi di bahagian bawah kotak dialog Pengguna Baru menerangkan peranan dengan lebih terperinci, termasuk jenis pengguna QuickBooks yang mungkin biasanya diberikan peranan yang dipilih.

5. (Pilihan) Ubah suai peranan yang diperlukan.

   Anda boleh memperhalusi peranan yang anda (dengan bantuan QuickBooks) diberikan. Untuk melakukannya, pilih tab Peranan dalam kotak dialog Pengguna dan Peranan, klik peranan yang anda hendak ubah, dan kemudian klik butang Edit.

   Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Edit Peranan, pilih aktiviti perakaunan atau kawasan dalam senarai Kawasan dan Aktiviti dan kemudian gunakan butang Tahap Akses Kawasan untuk menentukan apa yang boleh dilakukan pengguna dengan peranan terpilih. Anda boleh menunjukkan bahawa pengguna sepatutnya tidak mempunyai akses dengan memilih butang radio Tiada.

   Anda boleh menunjukkan bahawa pengguna harus mempunyai akses penuh dengan memilih butang radio Penuh. Jika pengguna sepatutnya mempunyai akses separa, anda pilih butang Separa dan kemudian semak atau jelas (sesuai) Buat, Ubah, Hapus, Cetak, dan Lihat Baki kotak. Klik OK untuk menyimpan sebarang perubahan pada peranan dan kembali ke kotak dialog Pengguna dan Peranan.

   Anda dapat melihat akses apa-apa peranan pada mulanya dengan memilih salah satu penyertaan dalam senarai Kawasan dan Aktiviti. QuickBooks menggunakan butang dan kotak Aras Akses Kawasan untuk menunjukkan tetapan semasa untuk peranan.

   Sebagai peraturan umum, apabila ia berkaitan dengan kawalan perakaunan, anda ingin memberikan akses yang minimum. Jika seseorang tidak memerlukan akses kepada fail data QuickBooks untuk tugas sehari-hari, anda perlu memilih butang Tiada.

   Jika seseorang memerlukan sedikit akses - mungkin untuk menyediakan anggaran pekerjaan atau invois - anda memberikan akses itu dan tiada lagi.

   Keupayaan yang lebih banyak diberikan kepada pekerja atau subkontraktor atau akauntan untuk mengelilingi sistem perakaunan anda, semakin besar risiko seseorang dapat secara tidak sengaja atau sengaja memperkenalkan kesilapan ke dalam sistem. Selain itu, lebih banyak hak dan akses yang anda berikan, semakin mudah anda membuatnya untuk seseorang mencuri dari anda.

6. (Pilihan) Semak semula kebenaran pengguna anda.

   Selepas anda menyediakan pengguna, anda harus (hanya berhati-hati) menyemak semula keizinan yang telah anda berikan kepada pengguna. Untuk melakukan ini, klik tab Senarai Pengguna pada kotak dialog Pengguna dan Peranan, pilih pengguna, kemudian klik butang Lihat Kebenaran.

   Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Lihat Permissions, pilih pengguna dan kemudian klik butang Paparan untuk melihat tetingkap Lihat Kebenaran, yang memaparkan senarai terperinci tentang apa yang pengguna boleh dan tidak boleh lakukan.

7. (Pilihan) Semak ubahsuai peranan anda.

   Jika anda membuat perubahan kepada keizinan peranan, anda mungkin juga ingin menyemak perubahan tersebut. Untuk melakukannya, klik tab Senarai Peranan dalam kotak dialog Pengguna dan Peranan, pilih peranan, dan kemudian klik butang Lihat Kebenaran. QuickBooks memaparkan versi satu lagi kotak dialog Permintaan Lihat yang menyenaraikan peranan yang anda dan QuickBooks telah disediakan.

   Pilih peranan yang anda hendak semak semula dan kemudian klik butang Lihat Kebenaran. QuickBooks memaparkan versi lain dari tetingkap Permintaan Lihat, dengan senarai terperinci mengenai apa yang seseorang boleh memainkan dan tidak boleh melakukan.

8. Setelah selesai menilai pengguna dan perizinan peranan, klik Tutup untuk menutup sebarang tetingkap terbuka dan kemudian klik butang Batal atau Tutup untuk menutup sebarang kotak dialog terbuka.

   Dari titik ini ke hadapan, pengguna baru boleh menggunakan QuickBooks; Walau bagaimanapun, haknya adalah terhad kepada apa yang anda nyatakan.

   Akauntan sering mahu melihat hak-hak pengguna yang ada. Ini benar terutamanya jika anda telah diaudit oleh CPA anda sebagai sebahagian daripada penutupan tahunan. (Anda mungkin diaudit jika bank mahukan penyata kewangan yang telah diaudit, sebagai contoh.)

   QuickBooks's View Permissions window adalah cara yang licik untuk melihat data ini dalam talian, dan jika anda ingin mencetak salinan maklumat izin, yang anda perlukan yang perlu dilakukan ialah klik butang Print window.