Cara Tambah Pengguna dalam QuickBooks Pro dan Premier - monyet

Anda tidak terhad menggunakan hanya satu kata laluan untuk mengawal akses ke fail data QuickBooks anda. QuickBooks membolehkan anda menyediakan beberapa kata laluan untuk fail data QuickBooks. Untuk menyediakan pengguna tambahan dalam QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih Syarikat → Sediakan Pengguna dan Kata Laluan → Siapkan Pengguna perintah.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Senarai Pengguna (tidak dipaparkan), yang mengenal pasti mana-mana pengguna yang akses QuickBooks telah ditetapkan dan yang sedang log masuk ke sistem.

2. Beritahu QuickBooks yang anda mahu tambah pengguna dengan mengklik butang Tambah Pengguna.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang pertama.

3. Kenal pasti pengguna, dan membekalkan kata laluan.

   Berikan setiap pengguna yang anda buat kata laluan nama pengguna dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama pertama pengguna - dalam kotak Nama Pengguna. Selepas anda mengenal pasti pengguna, anda memasukkan kata laluan pengguna dalam kedua-dua kotak teks Kata Laluan dan kotak teks Sahkan Kata Laluan.

4. Klik Seterusnya untuk meneruskan dan kemudian nyatakan sama ada anda ingin menghadkan akses untuk pengguna baru.

   Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang kedua, tunjukkan sama ada anda mahu menghadkan akses dan hak untuk pengguna. Jika anda mahu mengehadkan akses dan hak ( hak hanyalah perkara yang boleh dilakukan oleh pengguna), pilih butang radio terpilih Bidik Terpilih. Jika anda mahu pengguna dapat berbuat apa-apa, pilih butang Semua Kawasan butang radio QuickBooks. Sekiranya anda menunjukkan bahawa pengguna baru harus mempunyai akses kepada semua bidang QuickBooks, anda telah selesai menyediakan kata laluan pengguna. Anda boleh melangkau langkah-langkah yang selebihnya.

5. Klik Seterusnya untuk meneruskan dan kemudian gambarkan akses kepada maklumat dan tugas dan jualan yang boleh diterima dan jualan akaun.

   Selepas anda melengkapkan Langkah 4, QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang ketiga. Ini adalah yang pertama dari satu siri kotak dialog yang membimbing anda melalui temu bual, bertanya soalan terperinci mengenai jenis akses yang harus diberikan oleh setiap pengguna ke kawasan tertentu.

   Sebagai contoh, berkenaan dengan aktiviti jualan, QuickBooks meminta akses kepada transaksi (seperti invois, memo kredit, dan maklumat akaun yang boleh diterima). Anda boleh menunjukkan bahawa pengguna sepatutnya tidak mempunyai akses dengan memilih butang radio Tiada Akses. Anda boleh menunjukkan bahawa pengguna harus mempunyai akses penuh dengan memilih butang radio Akses Penuh. Jika pengguna sepatutnya mempunyai akses separa, anda pilih butang radio Akses Selektif dan kemudian pilih salah satu butang anak pilihan Akses: Buat Transaksi Sahaja, Buat dan Cetak Urus Niaga, atau Buat Urus Niaga dan Buat Laporan.

6. Klik Seterusnya dan kemudian gambarkan hak pembelian dan akaun hutang.

   Selepas anda melengkapkan Langkah 5 dengan mengklik Seterusnya, QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Singkirkan Pengguna dan Akses Pengguna yang keempat, yang membolehkan anda menentukan apa akses pengguna baru ini dalam pembelian dan akaun-akaun yang perlu dibayar. Anda boleh memilih butang radio Tiada Akses. Anda boleh memilih butang radio Akses Penuh. Atau anda boleh memilih beberapa kawasan tengah dengan memilih butang radio Akses Selective dan salah satu butang anak pilihan Akses. Peraturan yang sama untuk menetapkan hak dan akses yang dikenakan ke atas pembelian dan akaun-akaun yang perlu dibayar kawasan dikenakan kepada bahagian jualan dan akaun yang belum diterima.

7. Klik Seterusnya dan kemudian gambarkan hak dan akses pengguna yang tinggal.

   Apabila anda mengklik butang Seterusnya yang dipaparkan di bahagian bawah setiap versi kotak dialog Kata Singkirkan Pengguna dan Akses Pengguna, QuickBooks memaparkan beberapa versi kotak dialog yang lain yang digunakan untuk menanyakan kepada anda tentang hak pengguna dan akses. Contohnya, selepas anda menerangkan hak yang sesuai untuk pengguna dalam pembelian dan bahagian akaun yang dibayar, QuickBooks meminta kawasan pemeriksaan dan kad kredit. Kemudian ia bertanya tentang kawasan inventori. Seterusnya, ia meminta tentang gaji. Kemudian ia bertanya tentang aktiviti perakaunan umum dan sensitif. Akhirnya, QuickBooks meminta akses kepada kemampuan pelaporan kewangan.

   Anda mengehadkan hak dalam setiap kawasan lain dengan cara yang sama seperti yang anda lakukan untuk jualan dan akaun yang akan diterima dan bagi pembelian dan akaun yang perlu dibayar. Cukup ingat apabila anda melewati skrin dan hadkan kemampuan pengguna. Anda mahu pengguna mempunyai hak yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka, tetapi anda tidak mahu memberi mereka lebih banyak hak daripada yang mereka perlukan.

8. Tentukan sama ada pengguna boleh menukar atau memadam transaksi.

   Setelah anda melangkah lebih kurang setengah lusin versi Kotak Kata Sandi Kata Singkirkan Pengguna dan Akses yang menanyakan mengenai bidang perakaunan tertentu, QuickBooks memaparkan halaman Urus Niaga Pengguna dan Akses Pengguna Mengubah atau Menghapuskan Transaksi. kotak. Halaman Urus Niaga Mengubah atau Memadamkan membolehkan anda menunjukkan bahawa pengguna boleh atau tidak boleh menukar transaksi yang direkodkan sebelum tarikh tutup. Secara umum, anda mahu mengehadkan kebolehan pengguna untuk menukar atau memadam transaksi.

9. Klik Seterusnya dan kemudian semak keputusan hak anda.

   Apabila anda mengklik Seterusnya, QuickBooks memaparkan versi akhir kotak dialog Kata Sandi Pengguna dan Akses Pengguna, yang mengenal pasti hak pengguna yang anda tetapkan atau dibenarkan. Anda boleh menggunakan kotak dialog ini untuk menyemak hak-hak seseorang. Jika anda menyedari bahawa anda telah memberikan hak yang salah, klik butang Kembali untuk mengalihkan kembali kotak dialog ke salah satu tempat anda membuat kesilapan. Tukar hak penyerah hak, dan klik butang Seterusnya untuk kembali ke tetingkap akhir kotak dialog Kata Singkirkan Kata Laluan Pengguna dan Akses.

10. Apabila anda selesai dengan semakan hak pengguna dan akses, klik Selesai.

    Dari titik ini ke hadapan, pengguna baru akan dapat menggunakan QuickBooks; Walau bagaimanapun, haknya adalah terhad kepada apa yang anda nyatakan.

    Akauntan sering mahu melihat hak-hak pengguna yang ada. Ini benar terutamanya jika anda telah diaudit oleh CPA anda sebagai sebahagian daripada penutupan tahunan. (Anda mungkin diaudit jika bank mahukan penyata kewangan yang diaudit.). QuickBooks tidak menyediakan cara untuk anda mencetak maklumat yang ditunjukkan dalam kotak dialog Kata Sandi Pengguna dan Akses Pengguna. Walau bagaimanapun, Windows membenarkan anda menggunakan kekunci Skrin Cetakan untuk menangkap pukulan skrin bagi tetingkap program QuickBooks dan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna.

    Tekan Alt + Print Scrn untuk menembak pukulan skrin kotak dialog. Ini menyalin imej skrin anda ke Clipboard Windows. Seterusnya, buka Cat dengan memilih Mula → Program → Aksesori → Cat. Tempel imej ke Paint dengan menekan Ctrl + V. Anda mungkin melihat mesej ralat yang mengatakan Imej di Clipboard lebih besar daripada bitmap. Adakah anda suka bitmap diperbesarkan? Klik Ya. Simpan pukulan skrin dengan memilih Fail → Simpan Sebagai. Anda mungkin mahu menangkap imej menembak skrin dengan cara ini untuk merakam akses pengguna dan hak untuk pekerja.