Cara Pembersihan dan Kepatuhan Files QuickBooks - dummies

Proses pengarsipan dalam QuickBooks 2015 agak mudah. Apabila anda membersihkan dan mengarkibkan sistem anda, anda perlu memekatkan fail. Untuk mengatasi fail syarikat QuickBooks, ikuti langkah berikut:

1Ketik Fail → Utiliti → Perintah Data Condensasi.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi pertama.

2Pilih Transaksi Sebelum butang radio Tarikh Tertentu.

Pilihan ini memberitahu QuickBooks bahawa anda ingin melakukan dua perkara: membuat salinan arkib fail data QuickBooks, dan kuruskan fail syarikat kerja agar tidak begitu besar. QuickBooks mengurangkan saiz versi kerja fail data syarikat dengan membuang transaksi lama, tertutup jika anda memilih Langkah 3 untuk mengeluarkan transaksi.

3Spekalkan Transaksi Hapuskan Sebelum tarikh.

Untuk menentukan tarikh sebelum transaksi ditutup harus dikeluarkan, masukkan tarikh dalam kotak tarikh. Sekiranya anda ingin membungkus fail dengan mengeluarkan transaksi pada atau sebelum 31 Disember 2012, contohnya, masukkan 1/1/2013 dalam kotak tarikh. Walau bagaimanapun, perhatikan bahawa anda tidak perlu merasa kompulsif untuk menghapus sekumpulan transaksi tertutup.

Anda mengalih keluar transaksi tertutup hanya jika fail syarikat QuickBooks anda menjadi terlalu besar. Anda boleh dengan mudah bekerja dengan fail syarikat QuickBooks iaitu 25MB, 50MB, atau bahkan 100MB (megabyte).

Walaupun biasanya, anda membubarkan fail QuickBooks dengan menghapus transaksi lama, tertutup, perintah Condense juga membuat fail tanpa urus niaga dan fail hanya dengan julat transaksi data tertentu. Untuk membuat fail yang memegang senarai dan pilihan tetapi tiada urus niaga, klik butang radio Semua Urus Niaga. Dengan cara itu, anda mungkin menggunakan pilihan Semua Transaksi untuk membina fail yang hampir kosong yang boleh digunakan semula (seperti untuk latihan).

Untuk membuat fail QuickBooks yang memegang pelbagai urus niaga tertentu, klik butang Transaksi Luar Rentang radio dan kemudian masukkan tarikh yang menempah julat menggunakan kotak Sebelum dan Selepas.

4Click Next apabila anda selesai menentukan transaksi yang harus dikeluarkan oleh QuickBooks.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense kedua.

5Specify bagaimana transaksi perlu diringkaskan.

Jika anda merumuskan transaksi bersejarah, QuickBooks menggunakan kotak dialog Data Condense kedua untuk bertanya bagaimana ia akan meringkaskan data sejarah: dengan kemasukan jurnal ringkasan tunggal, dengan kemasukan jurnal ringkasan bulanan, atau tiada ringkasan sama sekali.

Pilih butang radio yang sepadan dengan pendekatan ringkas yang anda mahu. (Biasanya, anda mungkin akan menggunakan pilihan kedua yang disenaraikan - yang mempunyai QuickBooks membuat penyertaan jurnal ringkasan bulanan - jadi anda masih dapat menghasilkan laporan bulanan bermakna.

6Click Next apabila anda selesai menentukan bagaimana QuickBooks harus meringkaskan urus niaga.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense ketiga.

7Spekalkan bagaimana urus niaga inventori perlu dipeluwap, dan klik Seterusnya.

Jika fail QuickBooks anda termasuk transaksi inventori, QuickBooks mengesyorkan bahawa anda mengeluarkan transaksi inventori lama. Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi ketiga, anda boleh memberitahu QuickBooks untuk melakukan perkara ini dengan memilih butang pilihan Urusniaga Inventori Ringkas. (Jika anda tidak mahu mengalihkan urus niaga lama, pilih Butiran Butiran Transaksi Simpan Inventori.)

Apabila anda mengklik Seterusnya, anda terus ke kotak dialog Data Condensasi keempat (tidak ditunjukkan), yang meminta urus niaga harus dipertimbangkan.

8Spekalkan transaksi mana yang hendak dialih keluar, dan klik Seterusnya.

QuickBooks meminta sedikit lebih banyak maklumat tentang apa yang merupakan transaksi tertutup atau lama yang harus dikeluarkan. Anda memilih kotak semak untuk menunjukkan sama ada urus niaga sebelum tarikh penyingkiran perlu dikeluarkan walaupun mereka tidak dibersihkan, ditandakan Untuk Dicetak, ditandakan sebagai Dihantar, dan sebagainya.

Apabila anda mengklik Seterusnya, anda teruskan ke kotak dialog Data Condense kelima.

9Tetapkan sebarang pembersihan senarai yang sepatutnya berlaku, dan klik Seterusnya.

Gunakan kotak dialog Data Kelima Data untuk memberitahu QuickBooks bahawa selain menghapus transaksi tertutup lama, ia perlu membersihkan beberapa senarai. Anda boleh memilih kotak centang pada kotak dialog Data Condense yang memberitahu QuickBooks untuk membuang akaun yang tidak digunakan, pelanggan yang tidak digunakan, vendor yang tidak digunakan, dan sebagainya.

Dengan membersihkan senarai anda melalui penyingkiran item senarai yang tidak digunakan, anda bukan sahaja mengurangkan saiz fail syarikat, tetapi juga memudahkan orang untuk bekerja dengan senarai itu.

Apabila anda mengklik Seterusnya, QuickBooks memaparkan halaman keenam kotak dialog Data Condense.

10Konfirmasikan operasi pemeluwapan dan pengarsipan anda.

Selepas anda menerangkan bagaimana anda mahu QuickBooks mengarkibkan dan mengatasi fail syarikat, QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi keenam. Kotak dialog memberitahu anda bahawa proses arkib bermula dengan QuickBooks membuat salinan fail data dan operasi pemeluwapan mungkin mengambil masa beberapa minit atau bahkan beberapa jam untuk diselesaikan.

11Click Begin Condense.

QuickBooks memulakan proses pemeluwapan fail data.

12Back up fail data apabila digesa.

Pada awal proses pemeluwapan, QuickBooks meminta anda untuk membuat sandaran fail syarikat QuickBooks. Mencadangkan file syarikat QuickBooks sebagai sebahagian dari operasi pemeliharaan berfungsi sama seperti membuat cadangan file syarikat QuickBooks pada waktu lain.

Selepas anda membuat sandaran fail syarikat QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arkib fail syarikat dan kemudian membersihkan versi versi fail syarikat dengan menggunakan arahan anda. Proses pembersihan mungkin mengambil masa hanya beberapa minit, atau mungkin mengambil masa beberapa jam jika fail anda sangat besar.