Cara untuk Mengurangkan Fail Data QuickBooks 2012 - dummies

Perintah QuickBooks 2012 Condense mencipta salinan kekal, dipanggil salinan arkib, fail data QuickBooks. Satu salinan arkib fail syarikat adalah jumlah gambar syarikat kerana ia wujud pada satu ketika tertentu.

Jika seseorang kemudiannya mempunyai soalan - mungkin akauntan anda, atau juruaudit persekutuan atau negeri - anda boleh menggunakan salinan arkib fail data untuk menunjukkan apa file syarikat kelihatan pada titik tertentu dalam masa

Selepas anda memahami apa yang pengarsipan adalah semua, ia agak mudah. Untuk mengecilkan fail syarikat QuickBooks, ikuti langkah berikut:

1. Pilih Fail → Utiliti → Perintah Data Condensasi.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi pertama, seperti ditunjukkan dalam ilustrasi di bawah.

   

2. Pilih Urus Niaga sebelum butang radio Tarikh Tertentu.

   Pilihan ini memberitahu QuickBooks bahawa anda ingin melakukan dua perkara: Buat salinan arkib fail data QuickBooks dan kurus saiz fail syarikat kerja supaya tidak begitu besar. QuickBooks mengurangkan saiz versi kerja fail data syarikat dengan membuang transaksi lama, tertutup jika anda memilih Langkah 3 untuk mengeluarkan transaksi.

3. Nyatakan Transaksi Hapuskan Sebelum tarikh.

   Untuk menentukan tarikh sebelum transaksi ditutup harus dikeluarkan, masukkan tarikh ke dalam kotak tarikh yang disediakan. Sekiranya anda ingin memunggah fail dengan mengeluarkan transaksi pada atau sebelum 31 Disember 2009, contohnya, masukkan 12/31/2009 ke dalam kotak tarikh.

   Perhatikan, bagaimanapun, bahawa anda tidak perlu merasa kompulsif untuk mengeluarkan sekumpulan transaksi tertutup. Anda mengalih keluar transaksi tertutup hanya jika fail syarikat QuickBooks anda menjadi terlalu besar. Anda boleh bekerja dengan mudah dengan fail syarikat QuickBooks iaitu 25, 50, atau 100 MB (megabyte).

   Klik Seterusnya apabila anda selesai menentukan transaksi yang harus dikeluarkan oleh QuickBooks. QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense kedua, seperti ditunjukkan dalam ilustrasi berikut.

   

4. Tentukan bagaimana dan jika QuickBooks harus meringkaskan transaksi yang akan dibuang.

   Gunakan kotak dialog Data Condensasi kedua untuk menunjukkan bagaimana QuickBooks harus meringkaskan transaksi yang akan dibuang. Anda boleh merangkum urus niaga QuickBooks dengan entri jurnal tunggal atau kemasukan jurnal bulanan - pilihan yang anda buat dengan membuat pilihan pilihan yang sesuai.

   Atau, anda boleh memilih butang Tidak Buat Ringkasan pilihan untuk menunjukkan bahawa anda tidak mahu QuickBooks membuat entri jurnal ringkas untuk menggantikan transaksi yang dibuang.Klik Seterusnya apabila anda selesai. QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi ketiga (tidak ditunjukkan), yang menanyakan bagaimana urus niaga persediaan perlu dipendekkan.

5. Tentukan bagaimana urus niaga inventori sepatutnya Dipadatkan.

   Jika fail QuickBooks anda termasuk transaksi inventori, QuickBooks mengesyorkan bahawa anda mengeluarkan transaksi inventori lama. Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Ketiga Data, anda boleh memberitahu QuickBooks untuk melakukan perkara ini dengan memilih butang pilihan Transaksi Inventori Transaksi. Klik Seterusnya untuk meneruskan ke kotak dialog Data Keempat Keempat (tidak ditunjukkan), yang meminta transaksi yang dianggap perlu ditutup.

6. Tentukan transaksi mana yang harus dianggap tertutup.

   Apabila anda mengklik Seterusnya untuk bergerak melepasi kotak dialog Data Condense yang meminta transaksi inventori, QuickBooks meminta maklumat lebih sedikit tentang apa yang sebenarnya merupakan transaksi "tertutup" atau "lama" yang harus dikeluarkan.

   Anda menandakan kotak untuk menunjukkan sama ada urus niaga sebelum tarikh penyingkiran perlu dikeluarkan walaupun mereka tidak dibersihkan, ditandakan Untuk Dicetak, ditandakan sebagai Dihantar, dan sebagainya. Dan kemudian anda klik Seterusnya untuk bergerak ke kotak dialog Data Condense kelima.

   

7. Tentukan sebarang pembersihan senarai yang sepatutnya berlaku.

   Gunakan kotak dialog Data Condensasi keempat untuk memberitahu QuickBooks ia juga perlu membersihkan beberapa senarai. Anda boleh memilih kotak centang pada kotak dialog Data Condense, Dengan membersihkan senarai anda melalui penyingkiran item senarai yang tidak digunakan, anda bukan sahaja mengurangkan saiz fail syarikat, anda juga memudahkan orang untuk bekerjasama dengan senarai tersebut.

8. Klik Seterusnya.

   QuickBooks memaparkan halaman kelima kotak dialog Data Condense, seperti ditunjukkan dalam ilustrasi berikut.

   

9. Sahkan operasi pemeluwapan dan pengarkiban anda.

   Selepas anda menerangkan bagaimana anda mahu QuickBooks mengarkibkan dan mengatasi fail syarikat, QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense kelima. Kotak dialog ini meminta anda untuk mengesahkan keputusan anda untuk mengarkibkan dan memperkecil fail data. Gunakan kotak dialog ini untuk mengesahkan hakikat bahawa anda mahu mengarkibkan dan mengasingkan data.

10. Klik Mulailah Condense.

    QuickBooks memulakan proses pemeluwapan fail data.

11. Sandarkan fail data apabila digesa.

    Pada awal proses pemeluwapan, QuickBooks meminta anda untuk membuat sandaran fail syarikat QuickBooks. Mencadangkan file syarikat QuickBooks sebagai sebahagian dari operasi pemeliharaan berfungsi sama seperti membuat cadangan file syarikat QuickBooks pada waktu lain.

    Selepas anda membuat sandaran fail syarikat QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arkib fail syarikat dan kemudian membersihkan versi versi fail syarikat dengan menggunakan arahan anda. Sekali lagi, seperti yang dinyatakan dalam langkah-langkah awal, proses pembersihan mungkin mengambil masa hanya beberapa minit atau mungkin mengambil masa beberapa jam jika fail anda sangat besar.