Rumah Media Sosial Cara untuk Mengurangkan Fail Data QuickBooks 2012 - dummies

Cara untuk Mengurangkan Fail Data QuickBooks 2012 - dummies

Video: My Friend Irma: The Red Hand / Billy Boy, the Boxer / The Professor's Concerto 2025

Video: My Friend Irma: The Red Hand / Billy Boy, the Boxer / The Professor's Concerto 2025
Anonim

Perintah QuickBooks 2012 Condense mencipta salinan kekal, dipanggil salinan arkib, fail data QuickBooks. Satu salinan arkib fail syarikat adalah jumlah gambar syarikat kerana ia wujud pada satu ketika tertentu.

Jika seseorang kemudiannya mempunyai soalan - mungkin akauntan anda, atau juruaudit persekutuan atau negeri - anda boleh menggunakan salinan arkib fail data untuk menunjukkan apa file syarikat kelihatan pada titik tertentu dalam masa

Selepas anda memahami apa yang pengarsipan adalah semua, ia agak mudah. Untuk mengecilkan fail syarikat QuickBooks, ikuti langkah berikut:

  1. Pilih Fail → Utiliti → Perintah Data Condensasi.

    QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi pertama, seperti ditunjukkan dalam ilustrasi di bawah.

  2. Pilih Urus Niaga sebelum butang radio Tarikh Tertentu.

    Pilihan ini memberitahu QuickBooks bahawa anda ingin melakukan dua perkara: Buat salinan arkib fail data QuickBooks dan kurus saiz fail syarikat kerja supaya tidak begitu besar. QuickBooks mengurangkan saiz versi kerja fail data syarikat dengan membuang transaksi lama, tertutup jika anda memilih Langkah 3 untuk mengeluarkan transaksi.

  3. Nyatakan Transaksi Hapuskan Sebelum tarikh.

    Untuk menentukan tarikh sebelum transaksi ditutup harus dikeluarkan, masukkan tarikh ke dalam kotak tarikh yang disediakan. Sekiranya anda ingin memunggah fail dengan mengeluarkan transaksi pada atau sebelum 31 Disember 2009, contohnya, masukkan 12/31/2009 ke dalam kotak tarikh.

    Perhatikan, bagaimanapun, bahawa anda tidak perlu merasa kompulsif untuk mengeluarkan sekumpulan transaksi tertutup. Anda mengalih keluar transaksi tertutup hanya jika fail syarikat QuickBooks anda menjadi terlalu besar. Anda boleh bekerja dengan mudah dengan fail syarikat QuickBooks iaitu 25, 50, atau 100 MB (megabyte).

    Klik Seterusnya apabila anda selesai menentukan transaksi yang harus dikeluarkan oleh QuickBooks. QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense kedua, seperti ditunjukkan dalam ilustrasi berikut.

  4. Tentukan bagaimana dan jika QuickBooks harus meringkaskan transaksi yang akan dibuang.

    Gunakan kotak dialog Data Condensasi kedua untuk menunjukkan bagaimana QuickBooks harus meringkaskan transaksi yang akan dibuang. Anda boleh merangkum urus niaga QuickBooks dengan entri jurnal tunggal atau kemasukan jurnal bulanan - pilihan yang anda buat dengan membuat pilihan pilihan yang sesuai.

    Atau, anda boleh memilih butang Tidak Buat Ringkasan pilihan untuk menunjukkan bahawa anda tidak mahu QuickBooks membuat entri jurnal ringkas untuk menggantikan transaksi yang dibuang.Klik Seterusnya apabila anda selesai. QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi ketiga (tidak ditunjukkan), yang menanyakan bagaimana urus niaga persediaan perlu dipendekkan.

  5. Tentukan bagaimana urus niaga inventori sepatutnya Dipadatkan.

    Jika fail QuickBooks anda termasuk transaksi inventori, QuickBooks mengesyorkan bahawa anda mengeluarkan transaksi inventori lama. Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Ketiga Data, anda boleh memberitahu QuickBooks untuk melakukan perkara ini dengan memilih butang pilihan Transaksi Inventori Transaksi. Klik Seterusnya untuk meneruskan ke kotak dialog Data Keempat Keempat (tidak ditunjukkan), yang meminta transaksi yang dianggap perlu ditutup.

  6. Tentukan transaksi mana yang harus dianggap tertutup.

    Apabila anda mengklik Seterusnya untuk bergerak melepasi kotak dialog Data Condense yang meminta transaksi inventori, QuickBooks meminta maklumat lebih sedikit tentang apa yang sebenarnya merupakan transaksi "tertutup" atau "lama" yang harus dikeluarkan.

    Anda menandakan kotak untuk menunjukkan sama ada urus niaga sebelum tarikh penyingkiran perlu dikeluarkan walaupun mereka tidak dibersihkan, ditandakan Untuk Dicetak, ditandakan sebagai Dihantar, dan sebagainya. Dan kemudian anda klik Seterusnya untuk bergerak ke kotak dialog Data Condense kelima.

  7. Tentukan sebarang pembersihan senarai yang sepatutnya berlaku.

    Gunakan kotak dialog Data Condensasi keempat untuk memberitahu QuickBooks ia juga perlu membersihkan beberapa senarai. Anda boleh memilih kotak centang pada kotak dialog Data Condense, Dengan membersihkan senarai anda melalui penyingkiran item senarai yang tidak digunakan, anda bukan sahaja mengurangkan saiz fail syarikat, anda juga memudahkan orang untuk bekerjasama dengan senarai tersebut.

  8. Klik Seterusnya.

    QuickBooks memaparkan halaman kelima kotak dialog Data Condense, seperti ditunjukkan dalam ilustrasi berikut.

  9. Sahkan operasi pemeluwapan dan pengarkiban anda.

    Selepas anda menerangkan bagaimana anda mahu QuickBooks mengarkibkan dan mengatasi fail syarikat, QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense kelima. Kotak dialog ini meminta anda untuk mengesahkan keputusan anda untuk mengarkibkan dan memperkecil fail data. Gunakan kotak dialog ini untuk mengesahkan hakikat bahawa anda mahu mengarkibkan dan mengasingkan data.

  10. Klik Mulailah Condense.

    QuickBooks memulakan proses pemeluwapan fail data.

  11. Sandarkan fail data apabila digesa.

    Pada awal proses pemeluwapan, QuickBooks meminta anda untuk membuat sandaran fail syarikat QuickBooks. Mencadangkan file syarikat QuickBooks sebagai sebahagian dari operasi pemeliharaan berfungsi sama seperti membuat cadangan file syarikat QuickBooks pada waktu lain.

    Selepas anda membuat sandaran fail syarikat QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arkib fail syarikat dan kemudian membersihkan versi versi fail syarikat dengan menggunakan arahan anda. Sekali lagi, seperti yang dinyatakan dalam langkah-langkah awal, proses pembersihan mungkin mengambil masa hanya beberapa minit atau mungkin mengambil masa beberapa jam jika fail anda sangat besar.

Cara untuk Mengurangkan Fail Data QuickBooks 2012 - dummies

Pilihan Editor

5 Perkara yang boleh dilakukan oleh GoPro Camera - dummies

5 Perkara yang boleh dilakukan oleh GoPro Camera - dummies

Apa yang boleh dilakukan oleh GoPro? Inilah soalan yang lebih relevan: Apa yang anda mahu lakukan? Meminta soalan ini lebih seperti menanyakan diri anda tentang keinginan dan hasrat anda sendiri untuk rakaman video yang unik. Apabila anda menentukan apa yang anda ingin tangkap, semua yang anda perlu lakukan ialah menyambungkan kamera ke gunung yang sesuai ...

Pengaturan & Pintasan dSLR Untuk Menipu Cheat Sheet - dummies

Pengaturan & Pintasan dSLR Untuk Menipu Cheat Sheet - dummies

Anda mempunyai refleks kanta tunggal digital yang besar (dSLR ) kamera dan mahu menangkap beberapa gambar indah masa-masa hidup anda. Untuk sepenuhnya menguasai dSLR anda dan membuat gambar yang menarik, anda mesti menceburkan diri ke dunia baru yang berani yang melibatkan membuat keputusan tentang mod penangkapan. Mengetahui panjang fokus apa yang digunakan dalam ...

Pilihan Editor

Bagaimana Menggunakan Lapisan Masker Gradient dan Brush Masker di Photoshop CS6 - lapisan masker

Bagaimana Menggunakan Lapisan Masker Gradient dan Brush Masker di Photoshop CS6 - lapisan masker

Lapisan lapisan di Photoshop CS6 membolehkan anda secara beransur-ansur berus dalam ketelusan dan kelegapan pada asas pixel selektif. Dua alat pelapis lapisan - Alat Gradien dan Brush - lebih kerap digunakan berbanding yang lain: Alat Gradien: Menetapkan alat ini kepada kecerunan linear hitam ke putih atau putih ke ...

Cara Menggunakan Kuler untuk Cari dan Kongsi Tema Warna di Photoshop CS6 - dummies

Cara Menggunakan Kuler untuk Cari dan Kongsi Tema Warna di Photoshop CS6 - dummies

Sumber yang tersedia untuk Adobe Photoshop Creative Suite 6 adalah luas. Kuler adalah komuniti dalam talian yang menyediakan tema warna untuk anda menyemak imbas, memuat turun, membuat, mengedit, dan memuat naik untuk berkongsi dengan orang lain. Gunakan tema ini apabila membuat projek cetak grafik atau laman web. Apa yang anda perlukan ialah sambungan Internet dan Adobe ID. Di sini ...

Cara Menggunakan Kata Kunci untuk Photoshop CS6 Files dalam Bridge - dummies

Cara Menggunakan Kata Kunci untuk Photoshop CS6 Files dalam Bridge - dummies

Kata kunci adalah label deskriptif yang anda lampirkan ke fail di Bridge. Mereka membantu untuk mengkategorikan imej Photoshop CS6 anda, membolehkan anda lebih cekap dan cepat mencari fail yang anda inginkan. Berikut adalah downside untuk membuat dan menggunakan kata kunci: Untuk membuat kata kunci baru (folder kategori yang mengandungi kata kunci): Klik ikon tanda tambah (+) ...

Pilihan Editor

Dengan Touch dengan Nota Reka bentuk - dummies

Dengan Touch dengan Nota Reka bentuk - dummies

Nota reka bentuk adalah sesuai untuk berkomunikasi dengan pemaju lain yang bekerja pada Laman web, tetapi tidak dalam jarak menjerit. Ciri Dreamweaver ini berfungsi seperti tag komen (kod HTML yang membolehkan anda memasukkan teks dalam halaman yang tidak akan dipaparkan dalam penyemak imbas) tetapi dengan privasi lebih banyak. Ramai pemaju menggunakan ...

Memenuhi Dreamweaver CS3 Common Insert Bar - dummies

Memenuhi Dreamweaver CS3 Common Insert Bar - dummies

Jangan berfikir bahawa toolbar Dreamweaver CS3 Common Insert biasa dan biasa. Ia hanya dipanggil "umum" kerana ia menawarkan perintah memasukkan yang paling kerap digunakan kerana ia adalah yang paling berguna. Dengan bilah alat yang ditunjukkan di sini, anda boleh memasukkan segala-galanya dari pautan e-mel kepada tarikh kepada mana-mana media yang ingin anda letakkan ...

Gambaran Keseluruhan Alignment Imej dalam Adobe CS5 Dreamweaver - dummies

Gambaran Keseluruhan Alignment Imej dalam Adobe CS5 Dreamweaver - dummies

Penjajaran imej dan teks bersebelahan mereka di Adobe Suite Creative 5 (Adobe CS5) Dreamweaver adalah mudah, tetapi pilihan yang ada mungkin membuat kelihatan terlalu rumit. Imej dan teks bersebelahan mereka duduk pada garis dasar yang sama sebagai lalai, memaksa teks berjalan dalam satu baris ke kanan imej. Untuk ...