Bagaimana untuk Memperkecil QuickBooks 2014 File Data - dummies

Perintah QuickBooks Condense membuat salinan tetap fail data QuickBooks. (Salinan ini dipanggil salinan arkib fail.) Satu salinan arkib fail syarikat adalah jumlah fail syarikat kerana ia wujud pada satu ketika tertentu.

Jika seseorang kemudiannya mempunyai soalan - mungkin akauntan anda, atau juruaudit persekutuan atau negeri - anda boleh menggunakan salinan arkib fail data untuk menunjukkan apa file syarikat kelihatan seperti pada masa tertentu.

Selepas anda memahami apa arkib adalah tentang, prosesnya agak mudah. Untuk mengatasi fail syarikat QuickBooks, ikuti langkah berikut:

1Ketik Fail → Utiliti → Perintah Data Condensasi.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi pertama.

2Pilih Transaksi Sebelum butang radio Tarikh Tertentu.

Pilihan ini memberitahu QuickBooks bahawa anda ingin melakukan dua perkara: membuat salinan arkib fail data QuickBooks, dan kuruskan fail syarikat kerja agar tidak begitu besar. QuickBooks mengurangkan saiz versi kerja fail data syarikat dengan membuang transaksi lama, tertutup jika anda memilih Langkah 3 untuk mengeluarkan transaksi.

3Spekalkan Transaksi Hapuskan Sebelum tarikh.

Untuk menentukan tarikh sebelum transaksi ditutup harus dikeluarkan, masukkan tarikh dalam kotak tarikh. Sekiranya anda ingin membungkus fail dengan mengeluarkan transaksi pada atau sebelum 31 Disember 2010, contohnya, masukkan 1/1/2011 dalam kotak tarikh.

Perhatikan, bagaimanapun, bahawa anda tidak perlu merasa kompulsif untuk mengeluarkan sekumpulan transaksi tertutup. Anda mengalih keluar transaksi tertutup hanya jika fail syarikat QuickBooks anda menjadi terlalu besar. Anda boleh dengan mudah bekerja dengan fail syarikat QuickBooks iaitu 25MB, 50MB, atau bahkan 100MB (megabyte).

Walaupun biasanya, anda membubarkan fail QuickBooks dengan menghapus transaksi lama, tertutup, perintah Condense juga membuat fail tanpa urus niaga. Untuk membuat fail yang memegang senarai dan pilihan tetapi tiada urus niaga, klik butang radio Semua Urus Niaga. Dengan cara itu, anda mungkin menggunakan pilihan Semua Transaksi untuk membina fail yang hampir kosong yang boleh digunakan semula (seperti untuk latihan).

4Click Next apabila anda selesai menentukan transaksi yang harus dikeluarkan oleh QuickBooks.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense kedua.

5Specify bagaimana urus niaga inventori perlu dipeluwap, dan klik Seterusnya.

Jika fail QuickBooks anda termasuk transaksi inventori, QuickBooks mengesyorkan bahawa anda mengeluarkan transaksi inventori lama.Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condensasi kedua, anda boleh memberitahu QuickBooks untuk melakukan perkara ini dengan memilih butang pilihan Urusniaga Inventori Ringkas. (Jika anda tidak mahu mengalihkan urus niaga lama, pilih Butiran Butiran Transaksi Simpan Inventori.)

Apabila anda mengklik Seterusnya, anda terus ke kotak dialog Data Ketaksempurnaan ketiga (tidak ditunjukkan), yang meminta urus niaga harus dipertimbangkan.

6Pastikan transaksi mana yang perlu dikeluarkan, dan klik Seterusnya.

QuickBooks meminta sedikit lebih banyak maklumat tentang apa yang merupakan transaksi tertutup atau lama yang harus dikeluarkan. Anda memilih kotak semak untuk menunjukkan sama ada urus niaga sebelum tarikh penyingkiran perlu dikeluarkan walaupun mereka tidak dibersihkan, ditandakan Untuk Dicetak, ditandakan sebagai Dihantar, dan sebagainya.

Apabila anda mengklik Seterusnya, anda beralih ke kotak dialog Data Condense keempat.

7Tetapkan sebarang pembersihan senarai yang sepatutnya berlaku, dan klik Seterusnya.

Gunakan kotak dialog Data Condensasi keempat untuk memberitahu QuickBooks bahawa selain menghapus transaksi tertutup lama, ia perlu membersihkan beberapa senarai. Anda boleh memilih kotak centang pada kotak dialog Data Condense yang memberitahu QuickBooks untuk membuang akaun yang tidak digunakan, pelanggan yang tidak digunakan, vendor yang tidak digunakan, dan sebagainya.

Dengan membersihkan senarai anda melalui penyingkiran item senarai yang tidak digunakan, anda bukan sahaja mengurangkan saiz fail syarikat, tetapi juga memudahkan orang untuk bekerja dengan senarai itu.

Apabila anda mengklik Seterusnya, QuickBooks memaparkan halaman kelima dalam kotak dialog Data Condense.

8Konfirmasikan operasi pemeluwapan dan pengarkiban anda.

Selepas anda menerangkan bagaimana anda mahu QuickBooks mengarkibkan dan mengatasi fail syarikat, QuickBooks memaparkan kotak dialog Data Condense kelima. Kotak dialog memberitahu anda bahawa proses arkib bermula dengan QuickBooks membuat salinan fail data dan operasi pemeluwapan mungkin mengambil masa beberapa minit atau bahkan beberapa jam untuk diselesaikan.

9Click Begin Condense.

QuickBooks memulakan proses pemeluwapan fail data.

10Back up fail data apabila digesa.

Pada awal proses pemeluwapan, QuickBooks meminta anda untuk membuat sandaran fail syarikat QuickBooks. Mencadangkan file syarikat QuickBooks sebagai sebahagian dari operasi pemeliharaan berfungsi sama seperti membuat cadangan file syarikat QuickBooks pada waktu lain.

Selepas anda membuat sandaran fail syarikat QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arkib fail syarikat dan kemudian membersihkan versi versi fail syarikat dengan menggunakan arahan anda. Sekali lagi, seperti yang dinyatakan dalam langkah awal, proses pembersihan mungkin hanya mengambil masa beberapa minit, atau mungkin mengambil masa beberapa jam jika fail anda sangat besar.