Cara Membuat Pesanan Pembelian dalam QuickBooks 2013 - dummies

Pesanan pembelian memberikan tujuan yang mudah: Ia memberitahu beberapa vendor bahawa anda ingin membeli beberapa item. Malah, pesanan pembelian adalah kontrak untuk dibeli. Untuk menggunakan QuickBooks 2013 untuk membuat pesanan pembelian, ikuti langkah berikut:

1. Beritahu QuickBooks bahawa anda ingin membuat pesanan pembelian dengan memilih Vendor → Buat Pesanan Pembelian.

   

   Jika menu Vendor tidak membekalkan perintah Buat Pembelian Buat, QuickBooks tidak tahu bahawa anda ingin membuat pesanan pembelian.

2. Gunakan senarai juntai menu Vendor untuk mengenal pasti vendor dari mana anda ingin membeli item tersebut.

   Senarai juntai bawah Vendor menyenaraikan setiap vendor dalam Senarai Penjual anda.

3. (Pilihan) Klasifikasi pembelian menggunakan senarai juntai Kelas.

4. (Pilihan) Sediakan Kapal yang berbeza Untuk alamat dalam senarai drop-down Kapal di penjuru kanan sebelah atas pesanan pembelian.

   Senarai drop-down Kapal memaparkan senarai semua pelanggan, vendor dan pekerja anda. Anda pilih Kapal Untuk alamat dengan memilih salah satu daripada nama-nama lain. Selepas anda memilih entri dari senarai Kapal, QuickBooks mengisi kotak Kapal Untuk alamat dengan maklumat yang sesuai.

   Bar Utama, Pemformatan dan Laporan tetingkap Cipta Buat Pesanan membekalkan beberapa butang dan kotak standard dan biasa: Sebelum, Seterusnya, Cetak, Cari, Ejaan, Sejarah, dan Templat.

5. Sahkan tarikh pesanan pembelian.

   Pada mulanya, QuickBooks meletakkan tarikh sistem semasa ke dalam kotak Tarikh. Walau bagaimanapun, anda perlu mengesahkan bahawa tarikh QuickBooks memasuki tarikh pesanan pembelian adalah betul. Ini adalah tarikh kontrak . Sering kali, tarikh tersebut menetapkan istilah kontrak - seperti bilangan hari yang item tersebut dihantar.

6. Sahkan nombor pesanan pembelian.

   Nombor pesanan pembelian, atau P. O. nombor, unik mengenal pasti dokumen pesanan pembelian. QuickBooks berurutan pesanan pesanan nombor untuk anda dan meletakkan nombor yang sesuai ke dalam kotak P. O. No. Tebak bahawa QuickBooks membuat nombor pesanan pembelian yang betul biasanya betul. Sekiranya ia tidak betul, anda boleh memasukkan nombor gantian.

7. Sahkan vendor dan maklumat Penghantaran Kepada.

   Blok Vendor dan Kapal Untuk menghalang mengenal pasti vendor yang anda beli item dan alamat yang anda mahu penjual menghantar penghantaran. Maklumat ini sepatutnya betul jika senarai penjual anda terkini dan anda telah menggunakan senarai juntai bawah Kapal untuk mengenal pasti, jika perlu, alamat Kapal yang lain.

   Walau bagaimanapun, pastikan bahawa maklumat yang ditunjukkan dalam kedua-dua blok alamat ini adalah betul. Jika maklumat itu tidak betul, tentu saja, perbaikinya. Anda boleh mengedit maklumat blok alamat dengan memilih maklumat yang salah dan kemudian taip apa yang harus ditunjukkan.

8. Huraikan setiap item yang anda mahu pesanan.

   Anda menggunakan lajur tetingkap Pesanan Buat Pembelian untuk menerangkan secara terperinci setiap item yang anda mahu pesanan sebagai sebahagian daripada pembelian. Setiap item berturut-turut. Untuk menerangkan item yang anda ingin beli dari vendor, anda memberikan maklumat berikut:

   • Item: Lajur Item adalah tempat anda mencatat nombor item unik untuk item yang anda ingin beli. Ingat bahawa item perlu dimasukkan, atau diterangkan, dalam senarai Item. Perkara utama untuk mengetahui tentang senarai Item ialah apa-apa yang anda mahu tunjukkan pada invois - atau, untuk perkara itu, pada pesanan pembelian - mesti diterangkan dalam fail item.

   • Penerangan: Dalam lajur Penerangan, anda menerangkan item yang anda pilih. Anda juga boleh mengedit medan Keterangan supaya masuk akal kepada pelanggan atau vendor.

   • Qty: Lajur Qty menentukan kuantiti item yang anda mahu. Jelas, anda memasukkan bilangan item yang anda inginkan dalam bidang ini.

   • Kadar: Lajur Kadar menentukan harga seunit atau kadar seunit untuk item tersebut. Ambil perhatian bahawa QuickBooks menggunakan label yang berlainan untuk lajur ini bergantung pada jenis perniagaan yang telah anda sediakan.

   • Pelanggan: Lajur Pelanggan mengenal pasti pelanggan yang item tersebut dibeli.

   • Jumlah: Lajur Jumlah menunjukkan jumlah yang dibelanjakan untuk item tersebut. QuickBooks akan mengira jumlah untuk anda dengan mengalikan kuantiti dengan kadar (atau harga). Anda juga boleh mengedit jumlah lajur. Dalam kes ini, QuickBooks menyesuaikan kadar (atau harga) supaya kadar kali kuantiti sentiasa sama dengan amaun.

   • Kelas: Dalam lajur Kelas, anda mengklasifikasikan item pesanan pembelian di peringkat item dan bukan pada tahap pesanan pembelian.

   Anda memasukkan keterangan setiap item yang harus dimasukkan pada pesanan pembelian. Ini bermakna, contohnya, jika anda ingin memesan enam item dari vendor, pesanan pembelian anda harus mengandungi enam baris maklumat.

9. Cetak pesanan pembelian.

   Tujuan merakamkan pesanan pembelian ke QuickBooks adalah untuk mencipta rekod rasmi pembelian. Anda hampir selalu mahu menghantar pesanan pembelian ini kepada vendor. Pesanan pembelian memberitahu vendor betul-betul apa yang anda mahu beli dan harga yang anda sanggup bayar. Untuk mencetak pesanan pembelian, anda boleh mengklik butang Cetak.

   Anda juga boleh mencetak pesanan pembelian kemudian dalam kumpulan jika anda menyemak butang Cetak Kemudian (tersedia di tab Utama) apabila anda membuat pesanan pembelian, simpan semua pesanan pembelian yang anda ingin buat, dan kemudian pilih File-> Cetak Borang → Perintah Pembelian Pesanan.

10. Simpan pesanan pembelian.

    Untuk menyimpan pesanan pembelian anda, klik sama ada butang Simpan & Tutup atau butang Simpan & Baru.Jika anda mengklik butang Simpan & Baru, QuickBooks menyimpan pesanan pembelian dan menyusun semula versi kosong pada tetingkap Buat Buat Pesanan supaya anda boleh merakam pesanan pembelian lain.