Cara Membuat Pesanan Pembelian dalam QuickBooks 2014 - dummies

Pesanan pembelian menyediakan tujuan yang mudah: Ia memberitahu vendor bahawa anda ingin membeli beberapa item. Malah, pesanan pembelian adalah kontrak untuk dibeli. Untuk menggunakan QuickBooks untuk membuat pesanan pembelian, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Beritahu QuickBooks bahawa anda ingin membuat pesanan pembelian dengan memilih Vendor → Buat Pesanan Pembelian.

   QuickBooks memaparkan tetingkap yang ditunjukkan.

   

   Jika menu Vendor tidak membekalkan perintah Buat Pembelian Buat, QuickBooks tidak tahu bahawa anda ingin membuat pesanan pembelian.

2. Gunakan senarai juntai Vendor untuk mengenal pasti vendor yang anda ingin beli item tersebut.

   Senarai juntai bawah Vendor menyenaraikan setiap vendor dalam senarai vendor anda.

3. (Pilihan) Klasifikasi pembelian, menggunakan senarai juntai Kelas.

   Perhatikan bahawa anda tidak melihat senarai lungsur Kelas kecuali anda telah menghidupkan penjejakan kelas.

4. (Pilihan) Pilih Kapal yang berbeza Untuk alamat dari senarai drop-down Kapal di sudut kanan atas.

   Senarai drop-down Kapal memaparkan senarai semua pelanggan, vendor dan pekerja anda. Anda menukar alamat Kapal untuk memilih salah satu nama lain. Selepas anda memilih entri dari senarai Kapal, QuickBooks mengisi kotak Kapal Untuk alamat dengan maklumat yang sesuai.

   Bentuk Utama, Pemformatan, dan Laporan pesanan Cipta Pembelian Pesanan membekalkan beberapa standard dan, Saya harap, butang dan kotak yang biasa: Sebelum, Seterusnya, Baru dan sebagainya.

5. Sahkan tarikh pesanan pembelian.

   Pada mulanya, QuickBooks meletakkan tarikh sistem semasa dalam kotak Tarikh. Walau bagaimanapun, anda perlu mengesahkan bahawa tarikh QuickBooks memasuki tarikh pesanan pembelian adalah betul. Ini adalah tarikh kontrak. Sering kali, tarikh menetapkan syarat kontrak, seperti bilangan hari yang mana item tersebut akan dihantar.

6. Sahkan nombor pesanan pembelian.

   Nombor pesanan pembelian, atau nombor P. O., mengenal pasti dokumen pesanan pembelian secara unik. QuickBooks berurutan pesanan pesanan nombor untuk anda dan meletakkan nombor yang sesuai di kotak P. O. No. Tebak bahawa QuickBooks membuat nombor pesanan pembelian yang betul biasanya betul. Sekiranya ia tidak betul, anda boleh memasukkan nombor gantian.

7. Sahkan vendor dan maklumat Penghantaran Kepada.

   Blok Vendor dan Kapal Untuk menghalang mengenal pasti vendor yang anda beli item dan alamat yang anda mahu vendor menghantar penghantaran. Maklumat ini sepatutnya betul jika senarai penjual anda terkini dan anda telah menggunakan senarai juntai bawah Kapal untuk mengenal pasti, jika perlu, alamat Kapal yang lain.

   Walau bagaimanapun, pastikan bahawa maklumat yang ditunjukkan dalam kedua-dua blok alamat ini adalah betul. Jika maklumat itu tidak betul, tentu saja, perbaikinya. Anda boleh mengedit maklumat blok alamat dengan memilih maklumat yang salah dan kemudian taip semula apa yang perlu ditunjukkan.

8. Huraikan setiap item yang anda mahu pesanan.

   Anda menggunakan lajur tetingkap Pesanan Buat Pembelian untuk menerangkan secara terperinci setiap item yang anda mahu pesanan sebagai sebahagian daripada pembelian. Setiap item berjalan dalam barisan sendiri. Untuk menerangkan item yang anda ingin beli dari vendor, anda memberikan maklumat berikut:

   • Item: Lajur Item adalah tempat anda mencatat nombor item unik untuk item yang anda ingin beli. Ingat bahawa item perlu dimasukkan, atau diterangkan, dalam senarai Item. Perkara utama untuk mengetahui mengenai senarai Item adalah apa sahaja yang anda mahu tunjukkan dalam invois - atau, untuk perkara itu, dalam pesanan pembelian - mesti diterangkan dalam fail item.

   • Penerangan: Dalam lajur Penerangan, anda menerangkan item yang anda pilih. Anda juga boleh mengedit medan Keterangan supaya masuk akal kepada pelanggan atau vendor.

   • Qty: Lajur Qty menentukan kuantiti item yang anda inginkan. Jelas, anda memasukkan bilangan item yang anda inginkan dalam bidang ini.

   • Kadar: Lajur Kadar menentukan harga seunit atau kadar seunit untuk item tersebut. Ambil perhatian bahawa QuickBooks menggunakan label yang berlainan untuk lajur ini bergantung pada jenis perniagaan yang telah anda sediakan.

   • Pelanggan: Lajur Pelanggan mengenal pasti pelanggan yang item tersebut dibeli.

   • Amaun: Lajur Jumlah menunjukkan jumlah yang dibelanjakan untuk item tersebut. QuickBooks mengira jumlah untuk anda dengan mengalikan kuantiti dengan kadar (atau harga). Anda boleh mengedit jumlah lajur. Dalam kes ini, QuickBooks menyesuaikan kadar (atau harga) supaya kadar kali kuantiti sentiasa sama dengan amaun.

   • Kelas: Dalam lajur Kelas, anda mengklasifikasikan item pesanan pembelian di peringkat item dan bukan pada tahap pesanan pembelian. Perhatikan bahawa anda tidak akan melihat lajur ini melainkan anda telah menghidupkan penjejakan kelas.

   Anda memasukkan keterangan setiap item yang harus dimasukkan dalam pesanan pembelian. Ini bermakna, contohnya, jika anda ingin memesan enam item dari vendor, pesanan pembelian anda harus mengandungi enam baris maklumat.

9. Cetak pesanan pembelian.

   Tujuan merakam pesanan pembelian dalam QuickBooks adalah untuk membuat rekod rasmi pembelian. Anda hampir selalu mahu menghantar pesanan pembelian ini kepada vendor. Pesanan pembelian memberitahu vendor apa yang anda mahu beli dan harga yang anda bayar.

   Untuk mencetak pesanan pembelian, anda boleh mengklik butang Cetak. Anda juga boleh mencetak pesanan pembelian dalam kumpulan kemudian jika anda memilih kotak centang Cetak Kemudian (tersedia di tab Utama) apabila anda membuat pesanan pembelian, simpan semua pesanan pembelian yang anda mahu cetak kemudian, kemudian pilih Fail -> Cetak Borang → Perintah Pembelian Pesanan.

10. Simpan pesanan pembelian.

    Untuk menyimpan pesanan pembelian anda, klik sama ada butang Simpan & Tutup atau butang Simpan & Baru.Sekiranya anda mengklik butang Simpan & Baru, QuickBooks menyimpan pesanan pembelian dan menyusun semula versi kosong bagi tetingkap Buat Buat Pesanan supaya anda boleh merakam pesanan pembelian lain.