Cara Membuat Senarai Penerima di Word 2013 - dummies

Kecuali anda sudah mempunyai senarai penerima yang dibina dan disimpan dalam Word 2013, anda perlu membuatnya dari awal. Proses ini melibatkan penubuhan senarai, mengeluarkan medan yang tidak dibutuhkan yang Word menggelar semula untuk anda, menambahkan medan yang anda perlukan, dan akhirnya, mengisi dalam senarai. Ia agak terlibat, jadi ikuti dengan teliti.

Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat senarai penerima baru:

1. Buat dan simpan dokumen utama.

   Mencipta senarai penerima berfungsi sama tidak kira apa jenis dokumen penggabungan mel yang anda buat.

2. Pada tab Mailings, dalam kumpulan Mula Mail Merge, pilih Pilih Penerima → Taip Senarai Baru.

   Jika pilihan ini tidak tersedia, anda tidak mencipta dokumen utama dengan betul. Jika tidak, anda dapat melihat kotak dialog Senarai Alamat Baharu.

   

   Word menganggap bahawa anda memerlukan lebih daripada satu atau lebih bidang untuk gabungan mel anda, yang bodoh kerana lebih daripada yang anda perlukan. Jadi set langkah seterusnya akan menghilangkan medan lebihan dan menggantikannya dengan bidang yang diperlukan oleh dokumen anda.

3. Klik butang Sesuaikan Lajur.

   kotak dialog Senarai Penyesuaian Alamat muncul, memaparkan bidang yang diandaikan Word yang anda perlukan. Kebodohan semacam itu tidak dapat diterima.

4. Pilih medan yang anda perlukan tidak .

   Klik dengan tetikus.

5. Klik butang Padam.

6. Klik Ya dalam kotak dialog pengesahan.

   Pintasan papan kekunci untuk butang Ya ialah kunci Y. Oh, dan pintasan papan kekunci untuk butang Padam (merujuk kepada Langkah 5) ialah D. Taipkan D dan kemudian Y memadam medan yang dipilih.

7. Ulangi Langkah 4 hingga 6 untuk setiap bidang yang anda tidak perlukan.

   Selepas mengeluarkan medan yang berlebihan, langkah seterusnya adalah untuk menambahkan medan yang anda perlukan - jika ada.

   Sama ada ia muncul dalam badan mesej atau tidak, anda memerlukan medan Email_Address apabila anda menggabungkan mesej e-mel. Word menggunakan medan ini supaya ia tahu di mana untuk menghantar mesej. Jangan padamkan medan!

   Daripada memadam semua bidang, anda boleh menamakan semula beberapa medan untuk sepadan dengan apa yang anda perlukan: Pilih medan dan klik butang Namakan semula.

8. Untuk menambah medan yang diperlukan dalam dokumen anda, klik butang Tambah.

   Kotak dialog Add Field yang lembut muncul ke paparan.

9. Taipkan nama medan dan klik butang OK.

   • Nama medan untuk mencerminkan jenis maklumat di dalamnya; contohnya, Lokasi Hiu Bite.

   • Tiada dua medan boleh mempunyai nama yang sama.

   • Nama lapangan boleh mengandungi ruang tetapi tidak dapat dimulakan dengan ruang.

   • Nama lapangan boleh agak lama, walaupun lebih pendek adalah yang terbaik.

   • Watak-watak berikut dilarang dalam nama lapangan:.! '[].

10. Ulangi Langkah 8 dan 9 untuk setiap bidang baru yang anda perlukan dalam dokumen utama.

    Apabila anda selesai, semak senarai itu. Ia sepadan dengan senarai SEMUA bidang CAPS dalam dokumen (jika anda memilih untuk menciptanya). Jangan bimbang jika tidak - anda boleh menambah bidang kemudian, walaupun memerlukan lebih banyak masa.

11. Klik OK.

    Anda kini melihat bidang yang disesuaikan muncul sebagai tajuk lajur dalam kotak dialog Senarai Alamat Baru.

Dalam set langkah terakhir, anda mengisi senarai penerima. Anda perlu memasukkan rekod, satu untuk setiap dokumen yang anda merancang untuk membuat:

1. Taip data rekod pertama.

   Taip maklumat yang sesuai untuk setiap medan yang ditunjukkan dalam kotak dialog Senarai Alamat Baru: nama, tajuk, nama samaran jahat, planet asal, dan sebagainya.

2. Tekan Tab untuk memasukkan medan seterusnya.

   Selepas mengisi medan terakhir, anda mungkin mahu menambah rekod lain:

3. Untuk menambah rekod baru, tekan kekunci Tab selepas menaip di medan terakhir.

   Apabila anda menekan kekunci Tab di medan terakhir dalam rekod, rekod baru dibuat secara automatik dan ditambahkan pada baris seterusnya. Terus mengisi data!

4. Semak kerja anda apabila anda selesai.

   Anda boleh mengedit mana-mana medan dalam rekod apa pun dengan memilihnya dengan tetikus.

   Jika anda secara tidak sengaja menambah rekod kosong di akhir senarai, klik untuk memilihnya dan kemudian klik butang Padam Entri. Anda melakukan ini kerana rekod kosong masih diproses dalam gabungan mel, yang boleh mengakibatkan kertas terbuang.

5. Klik OK.

   Senarai kotak dialog Senarai Simpan Senarai muncul, membolehkan anda menyimpan senarai penerima.

   Senarai penerima tinggal dalam folder bernama Sumber Data saya, yang terdapat di dalam Dokumen atau folder Dokumen saya. Word secara automatik memilih (atau mencipta) folder ini.

6. Taipkan nama untuk senarai alamat.

   Nama-nama deskriptif adalah yang terbaik. Lagipun, anda mungkin menggunakan senarai penerima yang sama sekali lagi.

7. Klik butang Simpan.

   Anda kembali ke dokumen.

Langkah seterusnya dalam penggabungan mel mel anda adalah menggerakkan medan dari senarai penerima ke dalam dokumen utama.