Cara Memasukkan Pesanan Pembelian dalam QuickBooks Online - dummies

Perniagaan yang memerintahkan banyak barangan dari vendor sering menggunakan pesanan pembelian untuk menjejaki item pada pesanan. Pesanan pembelian dalam QuickBooks Online (QBO) tidak menjejaskan mana-mana akaun anda; Sebaliknya, mereka hanya membantu anda menjejaki apa yang anda pesan. Dan, apabila pesanan tiba, anda boleh membandingkan barangan yang datang di pintu dengan yang tersenarai di perintah pembelian untuk memastikan ia sepadan.

Jika anda bercadang untuk menggunakan pesanan pembelian, proses pesanan anda biasanya berlaku dengan cara berikut:

• Anda membuat pesanan dengan vendor dan anda memasukkan pesanan pembelian di QBO yang sepadan dengan pesanan yang anda buat.

• Anda menerima item yang anda pesan, biasanya bersama dengan tagihan item; anda kemudian memadankan item yang anda terima kepada pesanan pembelian dan masukkan bil untuk item tersebut. Perhatikan bahawa kadang-kadang anda menerima bil tanpa item atau barang tanpa bil.

• Anda membayar bil penjual.

Anda memasukkan pesanan pembelian menggunakan tetingkap transaksi Pesanan Pembelian; anda boleh membuka tetingkap ini sama ada dari halaman Transaksi Perbelanjaan atau dari menu Buat (tanda tambah). Pesanan pembelian biasa kelihatan seperti yang ditunjukkan di sini, dan anda akan melihat tetingkap yang hampir menyerupai tetingkap Semak.

tetingkap Perintah Pembelian.

Semasa anda mengisi tetingkap transaksi Pesanan Pembelian, QBO memberikan status Buka ke pesanan pembelian; status muncul tepat di bawah nama vendor di penjuru kiri sebelah atas tetingkap transaksi.

Apabila anda menerima barang tersebut, rang undang-undang penjual, atau kedua-duanya, anda merekodkan bil, atau cek, transaksi belanja, atau caj kad kredit, menunjukkan apa yang anda bayar (atau apa yang anda bayar) penjual.

Apabila anda memilih penjual yang mempunyai pesanan pembelian terbuka pada mana-mana jenis urus niaga ini, anak tetingkap muncul di sebelah kanan tetingkap, yang menunjukkan pesanan pembelian yang ada. Anda menambah pesanan pembelian ke urus niaga dengan cara yang sama anda menambahkan bil ke transaksi Semak: dengan mengklik butang Tambah. Di sini, transaksi Semak telah dibuka dan vendor yang mempunyai pesanan pembelian terbuka dipilih.

Tetingkap tetingkap, dengan vendor terpilih yang mempunyai pesanan pembelian terbuka.

Apabila anda mengklik Tambah untuk menambahkan pesanan pembelian ke urus niaga, QBO menambah baris pesanan pembelian ke baris yang tersedia pertama di bahagian Butiran Item transaksi Periksa. QBO juga menunjukkan, di bawah nama vendor, bahawa transaksi Semak mempunyai satu transaksi yang dipautkan.

Transaksi Semak selepas menambah pesanan pembelian kepadanya.

Jika anda menyimpan transaksi Semak dan kemudian membuka semula pesanan pembelian, QBO telah menukar status pesanan pembelian dari tutup ke tutup supaya anda tidak sengaja menambah pesanan pembelian ke transaksi lain.

Jika anda menambah pesanan pembelian yang salah ke urus niaga, anda boleh mengalih keluar barisan pesanan pembelian di bahagian Butiran Item dengan mengklik ikon tong sampah di tepi kanan garisan.

QBO tidak boleh menambah hanya sebahagian daripada pesanan pembelian kepada transaksi. Jadi, jika anda hanya menerima sebahagian daripada pesanan pembelian, tambahkan pesanan pembelian ke transaksi anda dan kemudian catat bayaran untuk bahagian pesanan pembelian yang anda terima dengan memotong baris dari cek untuk item yang tidak anda terima. Untuk terus menjejaki bahagian tertunggak pesanan pembelian, anda boleh menutup pesanan pembelian asal secara manual dan membuat pesanan pembelian baru yang mengandungi baki item yang belum selesai; apabila anda membuat pesanan pembelian kedua - pada dasarnya pesanan belakang - cuba memberikan nombor kepadanya yang membantu anda mengesannya berhubung dengan pesanan pembelian asal.

Anda boleh menggunakan nombor pesanan pembelian tersuai anda sendiri jika anda memilih Gear → Tetapan Syarikat → Perbelanjaan. Kemudian klik pensel di sebelah Pesanan Pembelian untuk mengedit tetapan pesanan pembelian, pilih kotak semak Nombor Transaksi Custom, dan kemudian klik Simpan.

Apabila anda perlu mengenal pasti pesanan pembelian terbuka, gunakan laporan Senarai Pembelian Terbuka Terbuka.