Cara Mengekstrak Data ke Akses 2016 - dummies

Setiap Akses 2016 objek boleh dieksport; tugas eksport yang paling biasa adalah mengeksport data dalam jadual atau pertanyaan ke program lain (seperti spreadsheet) dan mengeksport laporan sebagai Format Dokumen Portable (biasanya dikenali sebagai PDF).

Mengeksport jadual atau pertanyaan melibatkan penyusunan semula data yang dimasukkan ke dalam format yang berbeza. Sama seperti mengimport, Akses boleh menterjemah data ke dalam pelbagai format fail, bergantung kepada keperluan anda.

Oleh kerana setiap objek Akses boleh dieksport, tab Data Luaran pada Ribbon membentangkan anda dengan semua format fail di mana objek boleh dieksport. Sekiranya anda tidak dapat mengeksport ke format tertentu, butang format itu dilumpuhkan.

Format eksport

Akses eksport ke format yang sama yang ia import. Akses juga eksport ke PDF (fail Adobe Acrobat), XPS (Spesifikasi Kertas XML), Microsoft Word, dan lampiran e-mel.

Mengeksport jadual atau data pertanyaan

Langkah-langkah untuk mengeksport meja atau pertanyaan adalah mudah:

1. Dengan pangkalan data terbuka, klik jadual atau pertanyaan yang ingin anda eksport. Semua objek pangkalan data terletak di anak tetingkap Navigation.

   Jadual atau nama pertanyaan diserlahkan.

2. Klik tab Data Luaran pada Ribbon.

   

   kumpulan butang Eksport.

   Kumpulan butang Eksport muncul pada Reben. Perhatikan ciri berikut kumpulan Butang eksport:

   • Tugas pengeksport yang biasa mempunyai butang sendiri.

   • Format jarang digunakan digunakan bersama; anda boleh mendapatkannya dengan butang More.

3. Klik butang yang sepadan dengan program yang akan anda eksport data anda.

   

   Langkah 1 kotak dialog Eksport - Excel Spreadsheet selesai.

   Kotak dialog Eksport yang disesuaikan dengan pilihan format anda muncul.

4. Ikuti langkah-langkah dalam kotak dialog Eksport untuk melengkapkan eksport.

   Kotak dialog Eksport memaparkan pilihan untuk format fail eksport anda:

   • Setiap pilihan meminta nama fail (termasuk laluan) untuk data anda yang dieksport.

   • Sesetengah proses eksport juga bertanya sama ada anda mahu membuka fail baru anda selepas eksport selesai.

     Ciri yang terakhir ini boleh menghalang carian yang mengecewakan selepas anda menyimpan fail tersebut.

5. Pilih kotak centang Save Export Langkah jika anda tahu anda akan melakukan eksport ini lagi.

   Kotak centang terletak pada skrin terakhir Wizard Eksport. Selepas anda menyemak kotak, anda akan diminta untuk nama untuk eksport anda.

   Reben mengandungi butang yang dipanggil Eksport Tersimpan. Gunakan butang ini jika anda ingin membuat eksport kerap jadual atau pertanyaan lebih mudah. Di sini, anda melihat jadual yang dieksport dari Akses seperti yang dipaparkan dalam Excel.Apabila anda menjalankan eksport yang disimpan lebih dari satu kali, Akses memberitahu anda bahawa fail destinasi sudah ada

   

   Meja Sukarelawan yang dieksport di Excel, sedia untuk apa-apa.

Mengeksport Laporan ke PDF

Ikuti langkah-langkah ini untuk mengeksport laporan ke PDF:

1. Dengan pangkalan data terbuka, klik laporan yang ingin anda eksport. Semua objek pangkalan data terletak di anak tetingkap Navigation.

   Nama laporan diserlahkan.

2. Klik tab Data Luaran pada Ribbon.

   Kumpulan butang Eksport muncul pada Reben.

3. Klik butang PDF atau XPS dalam kumpulan Eksport.

   Terbitkan sebagai kotak dialog PDF atau XPS muncul.

   

   Mengeksport Peristiwa dengan Laporkan laporan ke PDF.

4. Semak imbas pada folder yang anda ingin simpan fail dan taipkan nama fail dalam kotak nama Fail.

5. Klik Terbitkan.

   Laporan tersebut disimpan sebagai PDF ke folder dan dengan nama fail yang anda tentukan.