Cara Menapis Data dalam Access 2016 - dummies

Kadangkala anda perlu melihat sekumpulan rekod yang berkongsi nilai bersama dalam satu bidang dalam Akses. Mungkin mereka semua menyenaraikan bandar tertentu, tajuk pekerjaan tertentu, atau mereka semua produk yang mempunyai kos yang sama. Sentiasa bersedia membantu, Akses termasuk alat khas untuk maksud ini: arahan Penapis.

Penapis menggunakan kriteria anda dan memaparkan semua rekod yang sepadan, mencipta jadual mini hanya rekod yang memenuhi keperluan anda. Ia seperti pertanyaan segera tanpa semua kerja dan perancangan. Sudah tentu, ia tidak fleksibel atau berkuasa sebagai pertanyaan, tetapi itu semua yang anda perlukan apabila anda mencari jawapan yang agak mudah.

Alat penapis muncul dalam bahagian Urus & Penapis pada tab Rumah Reben, dan anda mempunyai pilihan berikut untuk penapis mudah:

Penapis
Pilihan
Penapis Lanjutan oleh Borang
Advanced Filter / Sort
Toggle Filter

Setiap jenis penapis melakukan fungsi asas yang sama, tetapi dengan cara yang sedikit berbeza. Pilihan Penapis / Susun Advanced, yang dijumpai dengan mengklik butang Advanced, membuka tetingkap yang sebenarnya telah anda buat pertanyaan - memilih jadual dan medan untuk menyaring, menyiapkan kriteria untuk penyaring untuk digunakan semasa ia mencari rekod tertentu, hal semacam itu.

Penapis berfungsi dalam jadual, borang, dan pertanyaan. Walaupun anda boleh memohon penapis ke laporan, penapisan laporan boleh menjadi tugas yang menakutkan. Sudah tentu, apa yang anda baca di sini boleh digunakan untuk proses itu, sekiranya anda ingin mencubanya sendiri. Dan apa yang anda pelajari untuk memohon ke meja juga boleh digunakan apabila anda bekerja dengan pertanyaan dan borang.

Penapisan oleh kandungan medan

Perintah Penapis utama membolehkan anda menapis rekod anda supaya anda melihat hanya rekod yang memenuhi kriteria tertentu. Misalnya, anda ingin melihat semua rekod untuk orang yang tinggal di bandar tertentu. Berikut adalah cara untuk melakukannya:

Di dalam jadual minat anda, klik segi tiga kecil pada nama lapangan untuk medan yang anda ingin penapis (Bandar dalam kes ini).

Akses memaparkan menu pop timbul.

Jangan klik kanan pada tajuk di bahagian atas lajur (di mana ia menyatakan City). Klik kanan di sana memaparkan menu pop timbul yang berbeza yang diisi dengan perkara-perkara indah yang boleh anda lakukan pada lajur meja anda.

Menapis satu medan berdasarkan entri medan tersebut.
Jika anda ingin meninggalkan beberapa entri dari penapis anda, alih keluar tanda semaknya dalam menu pop timbul.

Anda boleh sama ada
- Hapus tanda semak dari entri individu.
  
  atau
- Alih keluar tanda semak Pilih Semua untuk nyahtanda semua item.
Nyahtanda segala-galanya supaya anda dengan mudah boleh menyemak hanya catatan yang sepadan dengan rekod yang anda mahu lihat.Dengan semua entri diperiksa, anda melihat semua rekod.
Letakkan tanda semak di sebelah entri yang anda mahu gunakan dalam membina penapis anda untuk medan.

Akses mencari medan yang dipilih dan memaparkan hanya rekod yang memenuhi kriteria Penapis anda.
Klik OK.

Semua rekod yang memenuhi kriteria ditetapkan (berdasarkan item yang anda tandai) dipaparkan. Ini mungkin beberapa rekod, banyak rekod, atau hanya satu.

Untuk melompat semula dan lihat semua rekod (tidak diisi) asal, anda boleh sama ada

Klik butang Penapis Togol dalam bahagian Susun & Tapis Ribbon untuk mengalih keluar penapis terakhir yang digunakan.

atau
Klik segitiga kecil nama medan sekali lagi dan pilih Kosongkan Penapis Dari Nama Lapangan.

Jika anda tidak ingat bidang mana yang anda ditapis, anda boleh memberitahu mereka dengan simbol corong kecil yang muncul di sebelah nama medan dalam paparan Datasheet.

Jadual keseluruhan, penuh dengan rekod, kembali untuk dilihat.

Penapis dengan pilihan

Perintah Seleksi adalah yang paling mudah bagi perintah Sort & Filter untuk digunakan. Ia mengandaikan bahawa anda telah menemukan satu rekod yang sepadan dengan kriteria anda. Menggunakan penapis Pilihan banyak seperti meraih seseorang di khalayak ramai dan menjerit: "Baiklah, semua orang yang seperti lelaki ini di sini, bersatu di sana. "

Sebagai contoh, bayangkan anda ingin mencari semua sukarelawan yang tinggal di Landisville. Anda boleh menggunakan penapis Pemilihan dengan cara ini:

Klik medan yang mempunyai maklumat yang anda ingin padankan.

Dalam kes ini, ia adalah medan City.
Tatal ke senarai sehingga anda mendapati kemasukan medan yang akan berfungsi sebagai contoh yang sesuai untuk penapis anda.
Klik untuk memilih nilai yang anda cari, klik kanan sel yang mengandungi pemilihan, dan kemudian pilih Sama Apa sahaja . (Dalam contoh ini, ia akan sama dengan Landisville.) Anda juga boleh memilih sel dan kemudian klik butang Pemilihan pada tab Laman Utama (dalam bahagian Sort & Filter) untuk mengakses senarai pilihan yang sama.

Akses segera memaparkan jadual yang mengandungi hanya rekod yang sepadan dengan pilihan anda.

Akses hanya menunjukkan rekod yang sepadan dengan kriteria Penapis mengikut Pemilihan.
Klik butang Penapis Togol pada bar alat selepas anda selesai menggunakan penapis.

Meja atau borang anda kembali ke paparan biasa.

Pada tahap permainan ini, anda mungkin ingin menyimpan senarai semua yang sepadan dengan penapis anda. Malangnya, kesederhanaan Penapis dan kemudahan penggunaan kini kembali menghantui anda. Untuk merakam carian yang ditapis secara kekal, anda perlu membuat pertanyaan.

Anda juga boleh menggunakan menu Penapis yang menunjukkan pilihan pengisihan dan senarai nilai medan semakan. Apabila anda memaparkan menu pop timbul, nyahpilih Pilih Semua dan kemudian semak nilai yang anda mahu cari. Kemudian pilih Penapis Teks dari menu pop timbul yang sama. Senarai pilihan yang sama (Sama, Tidak Sama, Bermula Dengan, dan sebagainya) muncul sebagai menu lalat, dan anda boleh membuat pilihan anda di sana.

Penapis mengikut Borang

Anda boleh mengetatkan carian dengan menggunakan penapis tambahan untuk menghilangkan padanan yang tidak diingini, tetapi itu memerlukan satu ton usaha tambahan.Untuk cara yang lebih mudah untuk mengasingkan kumpulan rekod mengikut nilai di lebih daripada satu medan, cuba Penapis mengikut Borang.

Tapis mengikut Borang menggunakan lebih daripada satu kriteria untuk menapis rekod. Dalam beberapa cara, ia seperti pertanyaan mudah. Ia begitu serupa dengan pertanyaan yang anda bahkan boleh menyelamatkan penapis anda dengan kriteria Borang sebagai permintaan penuh!

Anggap, sebagai contoh, anda memerlukan senarai semua pekerja di syarikat anda yang bekerja di jabatan tertentu dan mempunyai tajuk tertentu. Anda boleh melakukan dua penapis Pemilihan (di medan Jabatan dan Judul Kerja, menggunakan pangkalan data pekerja sebagai contoh) dan tulis hasil masing-masing untuk mendapatkan senarai anda, atau anda boleh melakukan carian satu dengan Penapis dengan Borang dan lihat semua rekod yang memenuhi kriteria anda (berdasarkan entri mereka dalam berbilang jadual) dalam satu langkah.

Untuk menggunakan Penapis mengikut Borang, ikuti langkah-langkah berikut:

Pada tab Rumah Reben, klik butang Lanjutan di bahagian Urus & Penapis.

Menu muncul.
Pilih Tapis mengikut Borang dari menu.

Jadual digantikan oleh satu baris sel, satu di bawah setiap tajuk bidang dalam jadual anda.
Klik dalam sel kosong di bawah nama medan untuk lajur pertama yang anda mahu penapis.

Gunakan bar skrol untuk membawa lajur pada skrin jika ia berada di sebelah kanan dan tidak dapat dilihat.

Anak panah ke bawah melompat ke lajur yang anda klik.
- Biasanya, Akses menunjukkan butang bawah-panah di sebelah medan pertama dalam jadual.
- Jika sebelum ini anda menggunakan arahan Penapis dengan jadual, Akses meletakkan butang bawah-panah di medan terakhir yang anda ditapis.
  
  Tapis mengikut Borang menawarkan senarai grid dan drop-down untuk menetapkan kriteria untuk setiap medan.
Klik anak panah ke bawah untuk melihat senarai nilai yang mengandungi medan.

Senarai juntai bawah menunjukkan semua nilai unik dalam medan.
Dalam senarai nilai, klik nilai yang anda ingin gunakan dalam penapis ini.

Sebagai contoh, jika anda memilih Landisville dari senarai drop-down dalam medan City, "Landisville" bergerak ke lajur City. Akses menambah petikan secara automatik - satu lagi butiran yang perlu anda ingat!
Untuk menambah pilihan penapis lain untuk medan yang dipilih, klik tab Or di sudut kiri bawah meja.

Tetingkap Penapis oleh Borang muncul, yang membolehkan anda menambah keadaan carian alternatif. Akses juga menawarkan tab Atau ke sudut kiri bawah paparan.

Petua Penapis oleh Borang suka menjawab soalan mudah, seperti "Tunjukkan kepada saya semua sukarelawan yang tinggal di Lancaster. "Ia juga memberikan jawapan kepada soalan yang lebih rumit seperti" Tunjukkan saya semua rekod yang mengandungi Th dalam bidang AvailableDays dan yang mempunyai Landisville dalam bidang City, "dan ia melakukan kedua-dua tugas dengan mudah.

Menanya soalan yang lebih kompleks (seperti "Tunjukkan saya semua sukarelawan di Lancaster yang suka penggalangan dana") memerlukan pertanyaan.

Klik tab Atau untuk menentukan lagi kriteria.
Untuk setiap medan tambahan yang ingin anda menyaring, klik tab Atau dan ulangi Langkah 3 hingga 6.

Dalam contoh ini, medan kedua yang akan ditapis adalah VolunteerInfo, dan Fundraising telah diketik ke dalam kotak medan.
Apabila anda selesai memasukkan semua kriteria untuk penapis, klik butang Penapis Togol.

Akses mendapati semua sukarelawan yang menyukai penggalangan dana berdasarkan penapisan dua medan jadual.

Pemikiran akhir tentang Penapis mengikut Borang:

Walaupun anda boleh mendapatkan mewah dengan menambah Atau mencari kandungan jantung anda, mengesan penciptaan anda menjadi sukar dalam masa yang singkat. Sebelum anda pergi terlalu jauh , ingatkan diri anda bahawa pertanyaan berfungsi lebih baik daripada penapis apabila soalan menjadi kompleks.

Apabila anda selesai mengutak-atik penapis anda, klik butang Penapis Togol. Pada ketika itu, jadual anda kembali normal (atau sekurang-kurangnya normal seperti jadual data yang pernah ada).

Tidak berpaut dalam bentuk

Apa yang anda lakukan apabila anda memasukkan kriteria dengan tidak sengaja? Atau apabila anda memutuskan bahawa anda benar-benar tidak mahu memasukkan Lancaster dalam penapis anda selepas anda mengklik Lancaster? Tiada masalah - perintah Grid Clear datang untuk menyelamatkan!

Apabila anda mengklik perintah Clear Grid (terdapat dalam menu Lanjutan & bahagian Penapis & Penapis), Akses membersihkan semua penyertaan dalam grid Penapis oleh Borang dan memberikan anda tempat yang bagus dan bersih untuk bermula sekali lagi.

Penapis dengan tidak termasuk pilihan

Penapis Pemilihan juga boleh digunakan untuk mengecualikan rekod tertentu. Ini berfungsi dengan baik pada masa-masa apabila anda ingin menyembunyikan sekumpulan rekod yang sekaligus berkongsi atribut unik (negara tertentu, bandar atau kod zip).

Berikut ialah cara membuat penapis Pilihan tidak termasuk rekod untuk anda:

Skrol melalui jadual sehingga anda mencari nilai yang anda mahu kecualikan.
Klik kanan medan yang mengandungi nilai dan kemudian pilih Tidak Sama ______ (tempat kosong mewakili nilai yang anda klik kanan) dari menu yang muncul.

Rekod-rekod tersebut yang sepadan dengan nilai yang anda pilih keluar daripada cara supaya anda dapat menumpukan perhatian pada rekod yang sangat menarik minat anda.

Dengan satu klik, Akses menyembunyikan semua sukarelawan yang nilai medan Statusnya Calon.

Anda juga boleh klik butang Pemilihan (dalam bahagian Urus & Penapis pada tab Laman Utama) dan pilih Tidak Sama dari menu di sana. Anda juga akan melihat Mengandung dan Tidak Mengandungi perintah. Ini berguna untuk membuat rekod yang mempunyai sesuatu yang sama, seperti kata atau nombor tertentu di dalamnya. Anda juga boleh menggabungkan penapis, tidak termasuk bukan sahaja (misalnya) sukarelawan yang Calon, tetapi sukarelawan Calon yang tinggal di Kota atau Negeri tertentu.