Cara Cari Data dalam Access 2016 - dummies

Apabila anda ingin menjejaki rekod tertentu sekarang, membuat pertanyaan untuk kerja itu terlalu berlebihan. Nasib baik, Akses 2016 mempunyai cara yang sangat mudah untuk mencari satu bahagian data tertentu dalam jadual dan bentuk projek anda: arahan Cari.

Cari ditemui - kejutan besar di sini - dalam bahagian Cari tab Rumah, disertakan dengan ikon teropong. Anda juga boleh Cari dengan menekan Ctrl + F untuk membuka kotak dialog Cari.

Walaupun arahan Cari cukup mudah digunakan, mengetahui beberapa helah menjadikannya lebih berkuasa, dan jika anda seorang pengguna Word atau Excel, anda akan dapati helah yang berguna dalam aplikasi tersebut, juga - kerana arahan Cari ialah ciri Office-wide.

Mencari apa-apa yang pantas

Menggunakan arahan Cari adalah tugas yang sangat mudah. Begini cara kerjanya:

1. Buka jadual atau bentuk yang ingin dicari.

   Perhatikan bahawa arahan Cari berfungsi dalam paparan Datasheet dan dengan borang Akses dan tersedia sebaik sahaja jadual atau borang dibuka.

2. Klik di medan yang ingin dicari.

   Cari arahan mencari medan semasa dalam semua rekod jadual, jadi pastikan anda klik medan yang betul sebelum memulakan proses Cari. Akses tidak peduli yang rekod anda klik; selagi anda berada dalam rekod dalam bidang yang betul, Akses mengetahui bidang yang ingin anda Cari.

3. Mulakan arahan Cari.

   Anda boleh mengklik butang Cari dalam bahagian Cari tab Utama atau tekan Ctrl + F.

   Kotak dialog Cari dan Ganti dibuka, bersedia untuk melayani anda.

4. Taipkan teks yang anda cari dalam kotak Cari Cari.

   Luangkan masa untuk memeriksa ejaan anda sebelum memulakan carian. Akses adalah sangat pintar, tetapi ia tidak cukup terang untuk mengetahui bahawa anda sebenarnya bermaksud tukang paip apabila anda menaip plumer.

   

   Cari dan Ganti kotak dialog.

5. Klik Cari Seterusnya untuk menjalankan carian anda.

   • Jika data yang anda cari berada dalam medan aktif, arahan Cari segera menjejaki rekod yang anda mahukan.

     Sel yang mengandungi data yang anda cari diserlahkan.

     Bagaimana jika rekod pertama yang didapati Access tidak adalah yang anda cari? Katakan anda mahu kedua, ketiga, atau keempat belas John Smith dalam jadual? Tiada masalah; itulah sebabnya kotak dialog Cari dan Ganti mempunyai butang Cari Seterusnya. Terus klik Cari Seterusnya sehingga Akses sama ada berfungsi ke bawah ke rekod yang anda mahu atau memberitahu anda bahawa ia menyerah carian.

   • Jika Cari tidak mencari apa-apa, ia meratapi kegagalannya dalam kotak dialog kecil, disertai dengan pernyataan sedih ini:

     Microsoft Access selesai mencari rekod.Item carian tidak dijumpai.

Jika Cari tidak mencari apa yang anda cari, anda mempunyai beberapa pilihan:

• Anda boleh menyerah dengan mengklik OK dalam kotak dialog kecil untuk membuatnya hilang.

• Anda boleh menyemak carian dan cuba lagi (anda masih perlu klik OK untuk menyingkirkan kotak dialog prompt). Berikut adalah perkara yang perlu diperiksa selepas anda kembali dalam kotak dialog Cari dan Ganti:

  • Pastikan anda mengklik dalam medan yang betul dan mengeja semuanya dengan betul dalam kotak Cari Cari.

    Anda juga boleh menyemak pilihan Cari Khas untuk melihat sama ada salah satu daripada mereka mengacaukan carian anda.

  • Jika anda akhirnya menukar ejaan atau pilihan, klik Cari Seterusnya sekali lagi.

Pergeseran Cari ke gear yang tinggi

Kadang-kadang hanya menaip data yang anda perlukan dalam Cari Kotak Apa tidak menghasilkan hasil yang anda perlukan:

• Anda dapati terlalu banyak rekod (dan akhirnya klik butang Find Next tanpa henti untuk mendapatkan satu rekod yang anda mahukan).

• Rekod yang sepadan bukanlah yang anda mahukan.

Cara terbaik untuk mengurangkan bilangan padanan yang salah adalah untuk menambah butiran lebih lanjut untuk carian anda, yang akan mengurangkan jumlah padanan dan mungkin memberi anda satu rekod yang perlu anda temukan.

Akses menawarkan beberapa alat untuk penalaan yang baik Cari. Untuk menggunakannya, buka kotak dialog Cari dan Ganti sama ada

• Mengklik butang Cari di tab Laman Utama

  atau

• Menekan Ctrl + F

Jika arahan Cari anda tidak berfungsi seperti yang anda fikirkan ia sepatutnya, semak pilihan berikut. Ralat adalah sekurang-kurangnya salah satu daripada pilihan ini ditetapkan untuk tidak termasuk apa yang anda cari.

Lihat Dalam

Secara lalai, Akses mencari padanan hanya dalam medan semasa - mana bidang yang anda klik sebelum memulakan arahan Cari. Untuk memberitahu Akses untuk mencari keseluruhan jadual, pilih Dokumen Semasa dari senarai lungsur Lihat Dalam.

Untuk mencari keseluruhan jadual, tukar Lihat.

Padanan

Pilihan anda adalah seperti berikut:

• Mana-mana Bahagian Bidang: Membolehkan pertandingan di mana-mana dalam bidang (mencari Richard, Ulrich, Kaya dan Terkenal ). Ini adalah lalai. Seluruh Bidang:

• Ini memerlukan istilah carian (apa yang anda taip dalam kotak Cari Cari) menjadi keseluruhan nilai medan. Jadi Kaya tidak akan menemukan Ulrich , Richlieu , Richard , atau Richmond . Ia hanya mendapat Kaya. Permulaan Bidang:

• Mengakui hanya perlawanan yang bermula dari permulaan lapangan. Jadi Kaya menemukan Richmond, tetapi tidak Ulrich. Opsyen ini membolehkan anda memasukkan hanya sebahagian daripada nama, terutamanya jika anda hanya mengetahui permulaan nama atau permulaan alamat.

  Untuk menukar tetapan Padanan, klik anak panah bawah bersebelahan dengan medan Perlawanan dan kemudian buat pilihan anda dari menu lungsur yang muncul.

Menggunakan pilihan Padanan.

Cari

Jika anda mendapati terlalu banyak padanan, cuba hadkan carian anda ke satu bahagian tertentu dari jadual dengan bantuan pilihan Carian. Cari memberitahu arahan Cari untuk melihat sama ada

Di semua rekod di dalam jadual (tetapan lalai)

• atau

  Atas atau ke bawah dari rekod semasa

• Mengklik rekod di bahagian tengah meja dan kemudian menceritakan Akses untuk mencari Turun dari sana mengurung carian anda ke bahagian bawah meja.

Fine tune your Search settings dengan mengklik anak panah ke bawah di sebelah kotak Carian dan memilih persembahan yang sesuai dari menu drop-down.

Kes Padanan

Memeriksa kotak semak Kes Padanan memastikan bahawa istilah yang anda cari adalah

tepat sama dengan nilai yang disimpan dalam pangkalan data, termasuk aksara huruf besar dan huruf yang sama. Ini berfungsi dengan baik jika anda mencari nama, bukan sekedar kata, jadi

topping kustard kaya tidak dijumpai ketika anda mencari (modal R ) Kaya di seluruh meja. Bidang Carian sebagai Diformat

Pilihan ini mengarahkan Akses untuk melihat versi format diformat dan bukannya data sebenar yang anda taipkan. Dengan "diformat" ini bermakna dengan pemformatan yang diterapkan pada kandungan - nombor diformat sebagai peratusan, tarikh ditetapkan sebagai tarikh pendek vs tarikh sederhana, dan sebagainya.

Mengehadkan carian dengan cara ini adalah berguna apabila anda mencari tarikh, ID unit penyimpanan saham, atau mana-mana bidang lain dengan pemformatan khusus yang agak sedikit.

Hidupkan Bidang Carian sebagai Diformat dengan mengklik kotak semak di sebelahnya.

Tetapan ini tidak berfungsi dengan Kes Padanan, jadi jika Kes Perlawanan Diperiksa, Bidang Carian sebagai Diformat kelihatan redup. Dalam hal ini, hapus centang Kes Perlawanan untuk memulangkan kotak carian Formatted.

Kebanyakan masa, pilihan ini tidak banyak berubah. Sebenarnya, satu-satunya masa anda mungkin mengambil berat tentang pilihan Cari ini ialah apabila (atau jika) anda mencari banyak bidang yang diformat.