Bagaimana untuk Invois Pelanggan dalam QuickBooks 2012 - dummies

Untuk invois pelanggan di QuickBooks 2012, gunakan tetingkap Buat Invois untuk mengenal pasti pelanggan dan tentukan jumlah yang dikenakan oleh pelanggan. Anda boleh menggunakan lebih daripada satu jenis borang invois atau salah satu yang anda telah menyesuaikan.

1Untuk memaparkan tetingkap Buat Invois, pilih Pelanggan → Buat Invois arahan.

QuickBooks memaparkan tetingkap Buat Invois.

2Menitahukan pelanggan dan, jika sesuai, tugas itu.

Untuk melakukan ini, pilih kombinasi pelanggan atau pelanggan dan kerja dari Pelanggan: Senarai juntai kerja. Jangan bimbang tentang pekerjaan ini ?? perniagaan jika anda tidak biasa dengannya.

Namun, anda perlu memahami bagaimana pelanggan berfungsi. Anda mesti mengenal pasti pelanggan tertentu yang anda invois. Anda melakukan ini dengan memilih pelanggan dari Pelanggan: Senarai kerja. Jika pelanggan adalah pelanggan baru yang belum anda invois atau diterangkan dalam Senarai Pelanggan, masukkan nama ringkas untuk pelanggan - seperti singkatan nama perniagaan pelanggan - dalam Pelanggan: Senarai kerja.

QuickBooks kemudian menunjukkan bahawa pelanggan tidak lagi wujud pada Senarai Pelanggan dan bertanya sama ada anda mahu menambah pelanggan; menunjukkan bahawa anda lakukan. Apabila diminta, berikan maklumat pelanggan yang diminta QuickBooks.

3Konfirmasikan atau berikan maklumat header invois baharu.

Selepas anda mengenal pasti pelanggan, QuickBooks mengisi Tarikh, Invois, Bill To, dan, mungkin, Bidang Kapal ke. Anda mungkin tidak perlu mengubah sebarang maklumat ini. Anda harus menyemak maklumat yang ditunjukkan di dalam kotak ini untuk memastikan ia betul.

Sebagai contoh, anda tidak akan biasanya membuat invois seseorang kecuali anda telah menghantar produk atau perkhidmatan itu telah disediakan. Oleh itu, anda mungkin perlu mengesahkan bahawa tarikh invois mengikut tarikh penghantaran produk atau penyediaan tarikh perkhidmatan. Anda juga mungkin mahu mengesahkan, sebagai contoh, alamat Kapal Untuk betul.

4Buat atau sahkan maklumat medan Invois.

Invois termasuk maklumat medan yang mencatatkan item seperti nombor pesanan pembelian, terma pembayaran, tarikh kapal, dan kaedah penghantaran. Anda harus memastikan bahawa apa yang ditunjukkan QuickBooks dalam kotak medan ini betul. Sekiranya pelanggan telah memberikan anda nombor pesanan pembelian, contohnya, masukkan nombor pesanan pembelian ke dalam kotak P. O. Nombor.

Sahkan bahawa istilah pembayaran yang ditunjukkan dalam kotak Syarat adalah betul. Sahkan bahawa tarikh yang ditunjukkan dalam medan Kapal adalah betul. Tidak semua bidang ini perlu diisi untuk setiap invois, tetapi anda ingin membekalkan apa-apa maklumat yang memudahkan pelanggan membayar invois, mengikat invois kepada rekod pembeliannya, dan mengetahui bagaimana dan kapan item dihantar.

5 Huraikan item yang dijual.

Bagaimana kawasan lajur invois anda kelihatan benar-benar bergantung kepada sama ada anda menjual produk atau perkhidmatan. Kawasan lajur untuk perkhidmatan kelihatan lebih mudah kerana anda tidak memberikan banyak maklumat apabila menerangkan item perkhidmatan. Di kawasan lajur, anda ingin menerangkan setiap produk atau perkhidmatan item - yang mana bil invois.

Untuk melakukan ini, anda menggunakan satu baris untuk setiap item. Item pertama yang anda mahu bayar, kemudian, masuk ke baris 1 pada lajur. Untuk setiap item, anda masukkan kuantiti yang diperintahkan, kod untuk item itu, dan harga atau kadar.

QuickBooks mengambil deskripsi item dari Senarai Item anda dan letakkan data ini ke dalam ruang Penerangan. QuickBooks juga mengira jumlah yang dibilkan untuk item tersebut dengan mengalikan kuantiti dengan harga atau kadar. Walau bagaimanapun, anda boleh mengedit kedua-dua bidang Penerangan dan Jumlah. Jika anda mengedit medan Amaun, QuickBooks mengira semula Harga Setiap medan dengan membahagikan jumlah kuantiti.

6Gunakan kotak Mesej Pelanggan di bahagian bawah tetingkap Buat Invois untuk membekalkan mesej pelanggan yang muncul di bahagian bawah invois.

Jika anda telah mencipta templat borang invois tersuai yang mengandungi maklumat footer lain, kotak footer ini juga muncul di bahagian bawah tetingkap Buat Invois. Anda boleh menggunakannya untuk mengumpul dan memindahkan maklumat footer tambahan.

7Klik sama ada butang Simpan & Tutup atau butang Simpan & Baru untuk menyimpan invois anda.

Klik butang Simpan & Tutup jika anda ingin menyimpan invois dan tutup tetingkap Buat Invois. Anda menggunakan butang Simpan & Baru jika anda mahu menyimpan invois dan kemudian masukkan invois lain ke dalam versi kosong pada tetingkap Buat Invois.