Bagaimana untuk Invois Pelanggan dalam QuickBooks 2014 - dummies

Untuk invois pelanggan dalam QuickBooks, anda menggunakan tetingkap Buat Invois untuk mengenal pasti pelanggan dan untuk menentukan jumlah hutang pelanggan.

1Untuk memaparkan tetingkap Buat Invois, pilih Pelanggan → Buat Invois arahan.

Apabila anda melakukannya, QuickBooks memaparkan tetingkap Buat Invois. Walau bagaimanapun, perhatikan bahawa tetingkap Cipta Invois yang anda lihat mungkin tidak kelihatan sama seperti yang ditunjukkan. Anda boleh menggunakan lebih daripada satu jenis borang invois. Anda juga boleh memilih untuk menyesuaikan borang invois supaya sesuai dengan keperluan perniagaan anda.

2Ketahui pelanggan dan, jika sesuai, tugas itu.

Untuk melakukan ini, pilih kombinasi pelanggan atau pelanggan dan kerja dari Pelanggan: Senarai juntai kerja. Jangan bimbang tentang pekerjaan ini ?? perniagaan jika anda tidak biasa dengannya.

Anda mesti mengenal pasti pelanggan tertentu yang anda invois dengan memilih pelanggan daripada Pelanggan: Senarai kerja. Jika pelanggan adalah pelanggan baru yang belum anda invois atau diterangkan dalam Senarai Pelanggan, masukkan nama ringkas untuk pelanggan - seperti singkatan nama perniagaan pelanggan - dalam Pelanggan: Senarai kerja.

QuickBooks kemudian menunjukkan bahawa pelanggan masih belum wujud dalam Senarai Pelanggan dan bertanya sama ada anda mahu menambah pelanggan; menunjukkan bahawa anda lakukan. Apabila diminta, berikan maklumat pelanggan yang diminta QuickBooks.

Anda juga boleh mengklasifikasikan invois sebagai sesuai dengan kategori tertentu dengan menggunakan senarai juntai Kelas. Jangan bimbang pada masa ini tentang menggunakan penjejakan kelas.

3Konfirmasikan atau berikan maklumat header invois baharu.

Selepas anda mengenal pasti pelanggan, QuickBooks mengisi Tarikh, Invois, Bill To, dan mungkin bidang Kapal. Anda mungkin tidak perlu mengubah sebarang maklumat ini. Anda harus menyemak maklumat yang ditunjukkan dalam kotak ini untuk memastikan ia betul.

Sebagai contoh, anda biasanya tidak akan invois seseorang kecuali anda telah menghantar produk atau menyediakan perkhidmatan itu. Oleh itu, anda mungkin perlu mengesahkan bahawa tarikh invois mengikut tarikh penghantaran produk atau tarikh penyediaan perkhidmatan. Anda juga mungkin mahu mengesahkan, sebagai contoh, alamat Kapal Untuk betul.

4Buat atau sahkan maklumat medan invois.

Invois termasuk maklumat medan yang mencatatkan item seperti nombor pesanan pembelian, terma pembayaran, tarikh kapal, dan kaedah penghantaran. Anda harus memastikan bahawa apa yang ditunjukkan oleh QuickBooks dalam kotak teks ini betul.

Jika pelanggan telah memberikan anda nombor pesanan pembelian, sebagai contoh, masukkan nombor pesanan pembelian tersebut di kotak P. O. Nombor. Sahkan bahawa syarat pembayaran yang ditunjukkan dalam kotak Syarat adalah betul.Sahkan bahawa tarikh yang ditunjukkan dalam medan Kapal adalah betul.

Tidak semua bidang ini perlu diisi untuk setiap invois, tetapi anda ingin membekalkan apa-apa maklumat yang memudahkan pelanggan membayar invois, mengikat invois kepada rekod pembeliannya, dan mengetahui bagaimana dan kapan item sedang dihantar.

5 Huraikan item yang dijual.

Bagaimana kawasan lajur invois anda kelihatan benar-benar bergantung kepada sama ada anda menjual produk atau perkhidmatan. Angka ini menunjukkan kawasan lajur untuk produk. Kawasan lajur untuk perkhidmatan kelihatan lebih mudah kerana anda tidak memberikan banyak maklumat apabila menerangkan item perkhidmatan.

Di kawasan lajur, anda ingin menerangkan setiap item - setiap produk atau perkhidmatan - yang mana bil invois. Untuk melakukan ini, anda menggunakan satu baris untuk setiap item. Item pertama yang anda mahu bayar, kemudian, berada dalam baris 1 pada ruang lajur.

Bagi setiap item, anda masukkan kuantiti yang diperintahkan, kod untuk item itu, dan harga atau kadar. QuickBooks mengambil deskripsi item dari senarai Item anda dan letakkan data ini dalam lajur Keterangan. QuickBooks juga mengira jumlah yang dibilkan untuk item tersebut dengan mengalikan kuantiti dengan harga atau kadar.

Anda boleh mengedit kedua bidang Penerangan dan Jumlah. Jika anda mengedit medan Amaun, QuickBooks mengira semula Harga Setiap medan dengan membahagikan jumlah kuantiti.

Untuk memasukkan item tambahan dalam invois, masukkan baris tambahan. Setiap item yang anda ingin bil - setiap item yang sepatutnya muncul sebagai caj berasingan pada invois - muncul sebagai satu baris dalam ruang lajur. Jika anda ingin invois pelanggan untuk sesetengah produk, satu baris di kawasan lajur invois digunakan untuk produk tersebut.

Jika anda ingin mengecaj seorang pelanggan untuk pengangkutan, satu baris kawasan invois menggambarkan caj penghantaran. Sekiranya anda mahu membiayai pelanggan untuk cukai jualan, sekali lagi, satu baris atau baris kawasan lajur menunjukkan bahawa caj cukai jualan.

6Gunakan kotak Mesej Pelanggan di bahagian bawah tetingkap Buat Invois untuk membekalkan mesej pelanggan yang muncul di bahagian bawah invois.

Jika anda telah mencipta templat borang invois tersuai yang mengandungi maklumat footer lain, kotak footer ini juga muncul di bahagian bawah tetingkap Buat Invois. Anda boleh menggunakannya untuk mengumpul dan memindahkan maklumat footer tambahan.

7Klik sama ada butang Simpan & Tutup atau butang Simpan & Baru untuk menyimpan invois anda.

Klik butang Simpan & Tutup jika anda ingin menyimpan invois dan tutup tetingkap Buat Invois. Klik menggunakan butang Simpan & Baru jika anda ingin menyimpan invois dan kemudian masukkan invois lain dalam versi kosong pada tetingkap Buat Invois.

Klik tab Send / Ship dan kemudian sama ada butang FedEx atau UPS untuk memulakan tetingkap QuickBooks Shipping Manager, yang membolehkan anda mengautomasikan beberapa langkah dalam pakej penghantaran menggunakan Federal Express atau United Parcel Service (UPS). Kali pertama anda memulakan Pengurus Penghantaran, anda perlu melakukan sedikit kerja persediaan.

Untuk halaman melalui invois yang telah anda buat, klik butang Sebelumnya dan Seterusnya.Atau klik butang Cari dan gunakan kotak dialog Cari Invois untuk menerangkan invois yang anda mahu cari.