Cara menyimpan sampah dari pangkalan akses anda - dummies

Bahagian Akses 2010 All-In-One Untuk Menipu Cheat Sheet < Jika data yang masuk ke pangkalan data anda melalui jadual dan borang adalah sampah, maka apa-apa keluaran atau analisis yang anda lakukan dengan pertanyaan dan laporan akan memberi anda sampah juga. Untungnya, Akses menawarkan banyak alat untuk membantu anda memastikan data yang masuk dalam setiap medan adalah data yang sepatutnya pergi dalam medan tersebut. Anda boleh menemui banyak alat untuk menyimpan sampah dalam paparan Design Table:

Jenis data

• : Gunakan jenis data yang betul untuk menghalang data jenis yang salah daripada dimasukkan. Saiz Medan: Hadkan bilangan aksara. Sebagai contoh, jika anda tahu bahawa medan tidak boleh melebihi empat aksara, tetapkan saiz medan menjadi 4 aksara.

• Format: Membuat data kelihatan betul. Sebagai contoh, anda boleh menukar teks ke semua huruf kapital atau semua huruf kecil. Mask masukan, sebagai contoh, bekerjasama dengan sifat Medan format.

• Masukan Input

• : Masukan input mengehadkan maklumat yang dibenarkan dalam medan dengan menentukan aksara yang boleh anda masukkan. Gunakan masukan masukan apabila anda tahu bentuk data yang perlu diambil - contohnya, jika nombor pesanan mempunyai dua huruf diikuti dengan empat digit. Nombor telefon dan kod ZIP adalah contoh lain bidang mana masukan masukan berguna. Nilai Default

• : Menentukan nilai yang muncul secara lalai jika tiada nilai lain dimasukkan. Nilai lalai muncul dalam medan sehingga nilai lain dimasukkan.

  Peraturan Pengesah Bidang atau Rekod

• : Peraturan bahawa data mesti diluluskan sebelum dimasukkan. Harta ini berfungsi dengan peraturan harta Teks Pengesahan. Diperlukan

• : Menentukan bahawa medan mesti mempunyai nilai supaya anda dapat menyimpan rekod. Apabila tiada nilai dimasukkan, Akses tidak mencipta rekod baru apabila Tab atau Enter ditekan, dan butang Rekod Baru berwarna kelabu. Benarkan Panjang Zero

• : Menentukan sama ada kemasukan sifar panjang seperti "" (petikan tanpa ruang di antara mereka) dibenarkan (hanya untuk medan Text, Memo, dan Hyperlink). Medan panjang sifar membolehkan anda membezakan antara maklumat yang tidak wujud dan nilai nol (kosong) yang tidak diketahui atau belum dimasukkan. Apabila pilihan ini ditetapkan, ia membenarkan rentetan sifar panjang dalam medan yang diperlukan. Anda mungkin mahu menggunakan topeng masukan untuk membuat medan sifar panjang kelihatan berbeza dari nilai nol ketika keduanya dibenarkan. Diindeks: Apabila anda memilih untuk mengindeks bidang, anda boleh menentukan bahawa tiada nilai pendua dibenarkan dalam medan. Harta ini juga boleh diakses dari paparan Datasheet - ia adalah kotak semak pada tab Datasheet Ribbon.

• Bidang Carian

• : Benarkan pengguna memilih nilai untuk medan yang disimpan dalam medan lain. Ini menghapuskan banyak salah ejaan dan menyeragamkan pilihan untuk bidang tersebut. Gunakan Lookup Wizard untuk membuat bidang Lookup.