Bagaimana Mengekalkan Kawalan Perakaunan yang Baik dengan QuickBooks - dummies

QuickBooks membenarkan berbilang pengguna. Banyak perniagaan, selepas mereka berkembang ke saiz tertentu, perlu menyokong banyak pengguna dengan akses kepada maklumat perakaunan dan keupayaan, dalam beberapa kes, untuk membuat transaksi perakaunan. Malangnya, banyak pengguna sistem perakaunan membuat risiko bagi pemilik perniagaan.

Dengan mengakses sistem perakaunan, pengguna boleh secara tidak sengaja memperkenalkan kesilapan ke dalam sistem perakaunan atau, malangnya, secara sengaja menipu perniagaan. Atas sebab ini, berikut adalah senarai beberapa teknik kawalan QuickBooks yang pemilik perniagaan atau pengurus perniagaan boleh gunakan untuk meminimumkan kesilapan yang tidak disengajakan dan meminimumkan peluang untuk kecurian.

• Secara kerap membandingkan bilangan inventori fizikal dengan rekod perakaunan inventori. Inventori mengecut, malangnya. Orang - kadang-kadang pekerja, tetapi sering berpura-pura seperti pengutil - mencuri inventori. Oleh itu, satu perkara yang perlu anda lakukan, untuk meminimumkan kerugian inventori anda dan untuk mengekalkan rekod perakaunan yang tepat, selalu membandingkan jumlah fizikal inventori anda dengan apa yang ditunjukkan oleh rekod perakaunan anda.

  Pendekatan ini sering mengira item yang paling berharga dan paling mudah dicuri menyelesaikan dua perkara:

  • Penyusutan inventori dengan cepat dikenalpasti.

  • Pemilik perniagaan boleh meminimumkan penyusutan inventori dengan mengenal pasti jenis inventori yang paling sering dicuri atau walaupun inventori paling sering dicuri.

• Rekonsiliasi akaun bank. Satu perkara yang perlu dilakukan oleh pemilik perniagaan ialah mendamaikan akaun bank mereka sendiri. Selalunya, kecurian pekerja oleh kakitangan perakaunan berlaku apabila pekerja memikirkan cara menulis cek pada akaun bank syarikat yang pemiliknya tidak melihat. Satu cara yang pasti untuk mencari transaksi fiksyen dan penipuan adalah untuk memiliki pemilik mendamaikan penyata bank.

  Jika pemilik menyatukan kenyataan bank, dia boleh membandingkan perakaunan bank untuk akaun dengan rekod perakaunan QuickBooks syarikat. Apa-apa percanggahan jelas boleh diperbaiki, yang bermaksud rekod perakaunan QuickBooks lebih tepat. Di samping itu, sebarang urus niaga yang mencurigakan dan mencurigakan cenderung menjadi jelas apabila pemilik perniagaan kelihatan rapat di cek.

• Mengasingkan perakaunan dari jagaan fizikal jika boleh. Dalam perniagaan kecil, sukar untuk memisahkan perakaunan untuk beberapa aktiviti dari jagaan fizikal atau tanggungjawab fizikal untuk aktiviti itu.Sebagai contoh, sukar untuk memisahkan perakaunan inventori dari penjagaan fizikal atau akses ke inventori itu.

• Melatih pekerja dalam penggunaan QuickBooks. Anda harus melatih pekerja untuk menggunakan QuickBooks jika anda mempunyai perniagaan dengan ukuran apa pun untuk dua alasan asas:

  • Seseorang yang tahu cara menggunakan QuickBooks kurang cenderung untuk membuat kesalahan tidak sengaja.

  • Rekod perletakan Messy menyamarkan kecurian pekerja.

• Tutup fail QuickBooks anda. Jika anda mengambil kursus Prinsip Perakaunan, anda akan dapati bahawa penutupan bermaksud satu set prosedur pembukuan yang seseorang melakukan sifar daripada akaun pendapatan dan perbelanjaan supaya bermula pada tahun baru, pendapatan dan perbelanjaan dapat dikira dengan mudah. Dalam QuickBooks, penutupan bermakna sesuatu yang berbeza.

  Tetapi anda masih mahu menutup fail QuickBooks untuk mengekalkan integriti data anda. Inilah caranya: Pilih perintah Edit → Preferensi, pilih Perakaunan, pilih tab Keutamaan Syarikat, dan kemudian klik butang Tarikh Tetapkan Tarikh / Kata Laluan Tutup. Apabila QuickBooks meminta anda, tentukan tarikh tutup dan kata laluan.

  Selepas anda memberikan maklumat ini, QuickBooks melarang atau membatasi pengguna daripada menukar atau memasukkan transaksi bertarikh sebelum tarikh tutup. (Hanya orang yang menggunakan kata laluan itu boleh membuat perubahan atau memasukkan transaksi dengan tarikh lebih awal daripada tarikh tutup.)

• Mengurus sistem perakaunan QuickBooks anda. Banyak pemilik perniagaan tidak melihat sistem perakaunan sebagai sesuatu yang lebih daripada alat untuk menghasilkan invois, gaji, dan maklumat yang diperlukan untuk pulangan cukai tahunan. Malangnya, hubungan yang jauh dengan sistem perakaunan ini bermakna pemilik perniagaan sering tidak merasa perlu untuk secara aktif menguruskan apa yang berlaku dengan sistem perakaunan.

  Sistem perakaunan harus menjadi alat yang anda gunakan untuk mengurus perniagaan anda dengan lebih baik. Dan boleh jadi itu. Tetapi jika ia menjadi alat untuk menguruskan perniagaan anda dengan lebih baik, anda perlu mengurus sistem.

  Anda boleh dengan mudah memastikan bahawa orang melakukan pelbagai perkara yang sepatutnya dilakukan dengan membuat beberapa semakan mudah.

Senarai Sampel Perolehan Bulanan Contoh

Petugas	Selesai?
Data disokong dan dipindahkan di luar tapak
Akaun bank didamaikan
Semua invois, memo kredit, penyata keluar
Apa-apa akaun suspense dibersihkan
Kenyataan kewangan disampaikan
Pengecualian dilaporkan (contohnya, invois, bil, pesanan pembelian , barangan inventori yang kurang jelas)

Contoh Senarai Keahlian Perakaunan Tahunan

Petugas	Selesai?
Laraskan keseimbangan percubaan
Burn CD dengan nombor akhir tahun untuk rekod tetap
Pertimbangkan pembersihan fail data jika mereka besar
Menutup tahun ketika benar-benar dilakukan