Bagaimana Mengekalkan Kawalan Perakaunan yang Baik dengan QuickBooks 2011 - banyak perniagaan

Banyak perniagaan, setelah berkembang menjadi ukuran tertentu, perlu menyokong banyak pengguna QuickBooks dengan akses ke informasi perakaunan dan keupayaan, dalam beberapa kes, untuk membuat transaksi perakaunan. Malangnya, mempunyai pengguna sistem perakaunan yang banyak membuat risiko bagi pemilik perniagaan.

Dengan memiliki akses kepada QuickBooks, pengguna boleh secara tidak sengaja memperkenalkan kesilapan ke dalam sistem perakaunan atau, malangnya, secara sengaja menipu perniagaan. Berikut adalah senarai beberapa teknik kawalan QuickBooks yang pemilik perniagaan atau pengurus perniagaan boleh gunakan untuk meminimumkan kesilapan yang tidak disengajakan dan peluang untuk kecurian:

• Secara kerap membandingkan bilangan inventori fizikal dengan rekod perakaunan inventori. Pendekatan ini menyelesaikan dua perkara:

  • Penyusutan inventori dengan cepat dikenal pasti.

  • Pemilik perniagaan boleh meminimumkan penyusutan inventori dengan mengenal pasti jenis inventori yang paling sering dicuri atau walaupun inventori paling sering dicuri.

• Rekonsiliasi akaun bank. Satu perkara yang perlu dilakukan oleh pemilik perniagaan adalah mendamaikan akaun bank mereka sendiri. Selalunya, kecurian pekerja oleh kakitangan perakaunan berlaku apabila pekerja memikirkan cara menulis cek pada akaun bank syarikat yang pemiliknya tidak melihat. Jika pemilik mendamaikan penyata bank, dia boleh membandingkan perakaunan bank untuk akaun dengan rekod perakaunan QuickBooks syarikat.

• Mengasingkan perakaunan dari jagaan fizikal jika boleh. Dalam perniagaan kecil, sukar untuk memisahkan perakaunan untuk beberapa aktiviti dari jagaan fizikal atau tanggungjawab fizikal untuk aktiviti tersebut. Di mana sahaja anda boleh mengasingkan jagaan fizikal dari perakaunan, pemeriksaan ralat terbina dalam berlaku. Orang yang melakukan perakaunan secara tidak langsung menyemak penjagaan aset fizikal dari aset itu. Anda boleh meminta CPA anda untuk bantuan dalam merangka cara untuk mengasingkan jagaan fizikal aset dari tugas perakaunan dan simpan kira.

• Melatih pekerja cara menggunakan QuickBooks. Anda harus melatih pekerja untuk menggunakan QuickBooks jika anda mempunyai perniagaan dengan ukuran apa pun untuk dua alasan asas:

  • Seseorang yang tahu cara menggunakan QuickBooks kurang cenderung melakukan kesalahan yang tidak sengaja.

  • Rekod perletakan Messy menyamarkan kecurian pekerja. Latihan bukan sahaja bermakna rekod perakaunan yang lebih tepat, tetapi juga bahawa anda kurang mempunyai persekitaran yang kondusif untuk pencurian atau penggelapan.

• Mengurus sistem perakaunan QuickBooks anda. Sistem perakaunan harus menjadi alat yang anda gunakan untuk mengurus perniagaan anda dengan lebih baik. Untuk sistem berfungsi, anda perlu mengurus sistem itu. Anda boleh dengan mudah memastikan bahawa orang melakukan pelbagai perkara yang sepatutnya dilakukan dengan membuat beberapa semakan mudah. Anda boleh menggunakan ini sebagai titik permulaan untuk membina senarai anda sendiri perkara yang kerani akauntan atau pengurus pejabat mesti dilakukan setiap bulan atau pada akhir setiap tahun.

Senarai Sampel Perolehan Bulanan Contoh

• Data disokong dan dipindahkan dari luar

• Rekening bank diselaraskan

• Semua invois, memo kredit, penyata keluar

• Apa-apa akaun suspense dibersihkan

• Pengecualian yang dilaporkan (contohnya, invois terlewat, bil, pesanan pembelian, barang inventori yang tidak ditampung)

Contoh Senarai Keahlian Keahlian Tahunan

• Laraskan keseimbangan percobaan

• Burn CD dengan akhir tahun nombor untuk rekod tetap

• Pertimbangkan pembersihan fail data jika mereka besar

• Tutup tahun apabila benar-benar dilakukan