Cara Membuat QuickBooks 2014 Salin Fail Data - dummies

QuickBooks 2014 menjadikan lebih mudah untuk akauntan bekerja dengan fail data klien. Pertimbangkan senario ini: Anda mempunyai pelanggan yang memerlukan bantuan menyelesaikan tempoh perakaunan tahun ini.

Anda mempunyai dua pilihan. Pertama, anda boleh memandu ke kedainya, mungkin terjebak dalam lalu lintas di sepanjang jalan, dan mendapati diri anda tertanya-tanya sama ada anda boleh menukarkan klien $ 150 untuk masa perjalanan anda. Kedua, anda boleh menggunakan klien ciri Salinan Akauntan QuickBooks untuk menghantar salinan data QuickBooks kepada anda.

Anda boleh menyemak salinan data data akuntan ini, membuat apa-apa perbaikan atau perubahan yang sesuai, dan kemudian hantar perubahan itu untuk dikembalikan kepada klien. Pelanggan dengan mudah boleh mengimport perubahan ini ke dalam fail QuickBooks yang sedia ada dan pergi dengan cara meriahnya. Pretty neat, bukan?

Pelanggan anda membuat salinan akta akaun QuickBooks dengan menggunakan versi QuickBooks dan fail data sebenar, dan kemudian mencipta fail yang dihantar olehnya kepada anda (seperti melalui pos atau melalui e- mel) atau bahawa Intuit, pembuat QuickBooks, menghantar kepada anda. Nasib baik, prosesnya sangat mudah.

Berikut adalah keperluan klien anda jika pelanggan akan menjaga menghantar fail kepada anda:

1. Pilih Fail → Akauntan Akauntan → Aktiviti Pelanggan → Simpan Fail Perintah.

   

   QuickBooks memaparkan mesej yang meminta klien sama ada dia mahukan

   • Salinan akauntan fail

   • Salinan mudah alih atau sandaran fail

   Anda juga boleh membuat salinan akauntan dengan memilih Fail → Buat Salin dan kemudian klik butang Salinan Akauntan.

   Satu fail mudah alih adalah salinan data fail QuickBooks yang sebenar, yang sedikit berlegar dalam ukuran supaya mudah bergerak (seperti dengan menghantar e-mel sebagai lampiran). Fail sandaran adalah salinan kedua fail QuickBooks yang anda buat (biasanya) jadi anda akan mempunyai salinan fail sekiranya sesuatu yang buruk berlaku kepada fail data QuickBooks asal.

2. Pilih Salinan Akauntan dan kemudian klik Seterusnya untuk meneruskan.

3. Tentukan tarikh pembahagian.

   Apabila pelanggan mengklik butang Seterusnya untuk meneruskan dengan penciptaan salinan akauntan, QuickBooks meminta beliau untuk tarikh pembahagian. Transaksi yang jatuh sebelum tarikh ini boleh diedit hanya di dalam akauntan akauntan. Transaksi yang jatuh selepas tarikh ini boleh diedit di dalam kedua-dua akauntan dan salinan pelanggan.

4. Klik Seterusnya untuk meneruskan.

   Mesej lain muncul, memberitahu klien bahawa QuickBooks mesti menutup semua tingkap untuk membuat salinan akauntan.QuickBooks juga boleh memberitahu pelanggan untuk memasukkan cakera.

5. Klik OK, dan masukkan cakera (jika perlu).

   QuickBooks memaparkan peti dialog Simpan Akauntan Salinan yang dikemas kini.

   

6. Namakan salinan akauntan.

   Gunakan kotak Nama Fail dari kotak dialog Simpan Akauntan Salinan untuk menamakan salinan data akaun QuickBooks. Sekiranya perlu, klien juga boleh menggunakan senarai juntai Simpan Dalam untuk menentukan di mana salinan akta akaun QuickBooks disimpan.

   Pelanggan perlu ingat di mana salinan akauntan akauntan disimpan. Fail ini diberikan kepada akauntan - melalui e-mel atau surat siput, atau pada cakera - supaya dia boleh menggunakannya.

7. Buat fail.

   Selepas nama klien menyalin salinan data akauntan dan menunjukkan, jika perlu, di mana salinan akauntan perlu disimpan, klien mengklik Simpan. QuickBooks menyimpan salinan data akaun QuickBooks akauntan.

   Kemudian fail data ini dihantar kepada akauntan oleh pelanggan. Dalam erti kata lain, pelanggan perlu melayari e-mel atau e-mel.

   Pembekal e-mel anda mungkin mengehadkan saiz lampiran (termasuk fail QuickBooks) yang anda boleh hantar melalui e-mel. Sekiranya saiz saiz membatalkan anda, anda boleh memuat naik fail QuickBooks ke laman web Intuit dengan memilih Fail → Accountant's Copy → Aktiviti Klien → Kirim ke Akauntan. Intuit menghantar akauntan mesej dengan pautan yang boleh diklik yang boleh digunakan untuk merebut fail tersebut.

   Salinan akauntan menggunakan tiga jenis fail. File Transfer Akauntan (dengan sambungan fail qbx) adalah apa yang dibuat dan diberikan oleh klien kepada akauntan. Salinan Akauntan sebenar (dengan sambungan fail qba) adalah akauntan yang dilakukan oleh akauntan selepas dia membuka File Transfer Akauntan. Akhir sekali, ada File Export Accountant (dengan sambungan fail qby), yang memegang perubahan yang kembali kepada klien.

Jelas sekali, ia mungkin tidak semestinya menjadi pelanggan anda yang mengambil langkah ini; anda mungkin perlu melakukan kerja yang kotor. Walau bagaimanapun, dalam kedua-dua kes, itulah prosesnya berfungsi. Walau bagaimanapun, perhatikan bahawa penjimatan masa sebenar untuk akauntan dan penjimatan kos kepada pelanggan berlaku apabila anda boleh mendapatkan klien untuk memilih arahan dan bekerjasama dengan kotak dialog.

Kemudian anda boleh mengecaj masa yang boleh dibilas untuk benar-benar bekerja dengan data QuickBooks dan bukannya untuk fiddle-faddling dengan fail.