Cara Merekodkan Baki Anda melalui Enter Bills Windows di QuickBooks 2017 - dummies

Apabila bil datang, perkara pertama yang perlu dilakukan adalah mencatatkannya dalam QuickBooks 2017. Anda boleh merakam bil melalui tetingkap Enter Bills atau akaun Payable Akaun. Sekiranya anda merancang untuk mengesan bil dengan perbelanjaan dan item, anda perlu menggunakan tetingkap Enter Bills.

Untuk merekodkan bil melalui tetingkap Enter Bills, ikuti langkah berikut:

1. Pilih Vendor → Masukkan Bil. Sebagai alternatif, klik ikon Enter Bills di kawasan Vendors di halaman rumah. Anda tidak ragu-ragu notis bahawa separuh teratas tetingkap ini kelihatan seperti cek, dan itu kerana kebanyakan maklumat yang anda letakkan di sini berakhir pada cek yang anda tulis untuk membayar bil anda. (Jika anda melihat perkataan Kredit di bahagian atas borang dan bukannya Bill, pilih butang pilihan Rang Undang-Undang di penjuru kiri atas Anda juga boleh menggunakan skrin ini untuk memasukkan kredit memo dari vendor.)

   

2. Pilih nama vendor yang anda bayar. Jika anda ingin membayar bil ini kepada vendor yang sudah ada dalam senarai Penjual, klik anak panah bawah di hujung garis Vendor dan pilih penjual. (Kemudian QuickBooks secara automatik mengisi tetingkap Enter Bills dengan seberapa banyak maklumat yang dapat diingat.) Jika vendor ini baru, QuickBooks meminta anda untuk Tambah Cepat atau Menyediakan beberapa maklumat tentang vendor: alamat, had kredit, syarat pembayaran, dan sebagainya. Anda memberikan maklumat ini dalam tetingkap Penjual Baru.

   Jika anda mempunyai satu atau lebih pesanan pembelian terisi dengan vendor yang anda pilih, QuickBooks meminta anda sama ada anda ingin menerima pesanan pembelian. Klik Ya jika anda lakukan atau Tidak jika anda tidak. Jika anda memilih untuk menerima pesanan pembelian, QuickBooks memaparkan kotak dialog Pembelian Terbuka Pesanan. Ia menyenaraikan pesanan pembelian terbuka yang telah anda catat.

   Apabila anda memilih satu atau lebih pesanan pembelian untuk diterima terhadap, QuickBooks mengisi item dan jumlah dari pesanan ini untuk anda, yang mana anda boleh mengubah suai yang diperlukan. Apabila anda selesai dengan kotak dialog Pembelian Terbuka Pesanan, klik OK untuk kembali ke tetingkap Enter Bills.

   

   Untuk membuat pesanan pembelian, yang merupakan rekod item yang anda pesan daripada vendor, pilih Vendor → Buat Pesanan Pembelian. Apabila QuickBooks memaparkan tetingkap Cipta Buat Pesanan, terangkan pesanan anda. Anda mencetak dan mengedit pesanan pembelian, dengan cara yang sama dengan anda mencetak invois dan memo kredit.

3. Pilih istilah pembayaran yang dihuraikan apabila bil tersebut perlu dibayar. Pada baris Terma, buka senarai juntai bawah dan pilih syarat pembayaran (jika maklumat itu tidak lagi ada dari ketika anda menyediakan vendor).
4. (Pilihan) Masukkan nombor rujukan vendor. Jika anda memasukkan nombor rujukan vendor untuk bil - ini mungkin hanya nombor invois atau nombor akaun anda - nombor rujukan mencetak pada baucar yang merupakan sebahagian daripada cek dicetak.
5. (Pilihan) Masukkan memo untuk menerangkan bil. Anda boleh memasukkan nota dalam kotak teks Memo. Nota yang anda masukkan muncul pada daftar A / P.
6. Gerakkan kursor ke tab Akaun pada tab Perbelanjaan dan masukkan nama akaun perbelanjaan. Kemungkinan besar anda ingin memasukkan nama akaun perbelanjaan yang sudah ada pada carta akaun. Jika demikian, klik anak panah ke bawah untuk melihat senarai semua akaun anda. Anda mungkin perlu menatal senarai ke bawah untuk mendapatkan akaun perbelanjaan. (Cara cepat untuk bergerak ke bawah senarai adalah untuk mula menaip nama akaun; anda pergi ke bawah senarai.) Klik akaun yang mewakili bil ini. (Kemungkinan besar, Perlengkapan itu atau sesuatu seperti itu.)

   Jika anda perlu membuat kategori akaun perbelanjaan baru untuk bil ini, pilih Tambah Baru dari bahagian atas senarai. Anda melihat kotak dialog Akaun Baru. Isi maklumat dan klik OK.

   Bagaimana jika wang yang anda bayar kerana rang undang-undang ini boleh dibahagikan kepada dua, tiga, atau empat akaun perbelanjaan? Cuma klik di bawah akaun yang baru anda masukkan. Anak panah ke bawah muncul. Klik untuk memasukkan akaun perbelanjaan yang lain, dan yang lain, dan yang lain jika anda perlu.

7. Tab ke Lajur Jumlah, jika perlu, dan tukar nombor. Sekiranya anda memisahkan rang undang-undang ini di antara beberapa akaun, pastikan nombor dalam jumlah Jumlah ditambah kepada jumlah bil.
8. (Pilihan) Masukkan perkataan penjelasan atau kebijaksanaan dalam lajur Memo.
9. (Pilihan) Berikan perbelanjaan kepada Pelanggan: Kerja. Jika anda bercadang untuk dibayar balik untuk perbelanjaan ini, atau jika anda hanya ingin menjejaki perbelanjaan anda dengan pekerjaan, masukkan pelanggan yang akan membayar balik kepada anda. Masukkan jumlah untuk setiap akaun jika perlu. Anda boleh menggunakan anak panah ke bawah untuk mencari pelanggan dan kemudian klik mereka.
10. (Pilihan) Berikan perbelanjaan kepada kelas. Anda juga boleh mengesan perbelanjaan mengikut kelas dengan membuat entri dalam lajur Kelas. Perhatikan panah bawah biasa dan klik untuk melihat senarai kelas. (Anda tidak melihat lajur Kelas melainkan anda memberitahu QuickBooks bahawa anda mahu menggunakan kelas.)

    Jika anda ingin mempunyai perbelanjaan trek QuickBooks mengikut kelas, anda boleh menetapkannya untuk berbuat demikian. Untuk menyediakan QuickBooks untuk mengesan perbelanjaan, pilih Edit → Keutamaan. Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Pilihan, klik ikon Perakaunan, klik tab Kerahsiaan Syarikat, dan kemudian pilih kotak semak Gunakan Kelas Penjejakan.

    Jika anda mahu, klik butang Mengira semula untuk jumlah perbelanjaan.

11. Gunakan tab Item untuk merakam pelbagai perkara yang mewakili bil. Klik tab Item. Masukkan item yang anda beli dan harga yang anda bayar untuknya.

    Jika anda menyedari selepas melengkapkan sebahagiannya rang undang-undang bahawa rang undang-undang sesungguhnya membayar pesanan pembelian, klik butang Pilih PO, yang muncul pada reben utama tetingkap Enter Bills.

    Dari senarai juntai bawah Vendor, pilih nama vendor yang menghantar bil. Dalam senarai pesanan pembelian terbuka, klik pada lajur di sebelah kiri untuk meletakkan tanda semak di sebelah pesanan pembelian (atau pesanan) yang anda bayar. Cukup mudah? Klik OK apabila anda selesai; QuickBooks mengisi tab Item untuk anda secara automatik.

12. Pindah ke lajur Item dan masukkan nama untuk item tersebut. Perhatikan anak panah bawah dalam lajur ini. Klik untuk melihat senarai Item. Adakah item yang anda bayar untuk dipaparkan pada senarai ini? Jika ya, klik item itu. Jika tidak, pilih Tambah Baru dari bahagian atas senarai dan isikan tetingkap Item Baharu.
13. Isi selebihnya baris item pada tab Item. Anda boleh memasukkan semua item yang anda beli di sini. Pastikan tab Item dengan tepat menunjukkan item yang anda beli, kosnya, dan kuantiti mereka. Jika anda mahu, klik butang Mengira semula untuk jumlah item.
14. Simpan bil tersebut. Klik Simpan & Baru untuk menyimpan rekod anda dan kemudian masukkan bil lain. Atau klik Simpan & Tutup untuk merakamkan tagihan anda tetapi tidak memasukkan tagihan lain.

Seperti halnya dengan tingkap yang berkaitan dengan pelanggan (seperti tetingkap Buat Invois), QuickBooks memaparkan maklumat sejarah mengenai vendor di bar sisi kanan. Anda boleh bertukar-tukar antara Penjual dan Urus Niaga, lari laporan cepat, dan dengan cepat memautkan kepada bil, invois, dan nota lain yang sebelumnya atau tertunggak pada klien yang anda berniaga.