Cara Susun Data dalam Access 2016 - dummies

Sangat sedikit pangkalan data Akses diatur ke dalam senarai abjad yang bagus dan mudah. Anda tidak memasukkan rekod anda mengikut abjad; anda memasuki mereka mengikut perintah yang mereka datang kepada anda. Jadi, apa yang anda lakukan apabila anda memerlukan senarai produk dalam pesanan nombor produk atau senarai alamat dalam susunan kod zip sekarang?

Mengasingkan oleh satu bidang

Penyelesaiannya terletak pada perintah jenis, yang sangat mudah digunakan. Perintah semakan berada pada tab Rumah Reben, dalam bahagian Urus & Penapis. Kedua-dua butang (Menaik dan Menurun) melakukan kerja dengan baik:

• Urutkan Menurun menyusun rekod anda dari atas ke bawah:

  • Rekod yang bermula dengan A berada di permulaan, dan rekod yang bermula dengan Z pada akhirnya.

  • Jika medan anda mengandungi data berangka (sama ada nombor sejati atau medan Teks Pendek yang menyimpan kod pos atau mata wang yang menyimpan harga), jenis Ascending meletakkannya dari urutan terendah hingga tertinggi.

• Isih Menurun menyusun rekod anda dari bawah ke atas:

  • Rekod yang bermula dengan Z berada di bahagian atas dan rekod yang bermula dengan A berada di bahagian bawah senarai.

  • Jika medan anda mengandungi data berangka, jenis Descending meletakkan rekod dari bilangan tertinggi hingga terendah.

Jika, selepas mengurutkan perintah Menaik atau Menurun, anda ingin meletakkan semula perkara itu dengan betul - dalam susunan itu sebelum mengklik salah satu butang tersebut - klik butang Remove Sort, terletak tepat di bawah butang Menaik dan Menurun dalam kumpulan Sort & Filter.

Mengisih pada lebih daripada satu medan

Bagaimana jika anda ingin menyusun mengikut berbilang bidang - seperti kod zip, dan kemudian dalam semacam itu, anda mahu semua orang mempunyai kod zip yang sama untuk muncul dalam perintah Nama Akhir? Atau mungkin anda ingin menyusun semua pelanggan anda dengan medan Status dan kemudian dalam setiap kumpulan pelanggan yang mencipta, untuk disusun mengikut baki semasa? Anda perlu menggunakan langkah berikut untuk sarang satu jenis di dalam yang lain.

Anda boleh menyusun lebih daripada satu lajur pada satu masa seperti ini:

1. Klik tajuk lajur pertama untuk disusun mengikut.

   Keseluruhan lajur diserlahkan.

2. Tahan kekunci Shift dan klik tajuk lajur terakhir untuk disusun mengikut.

   Semua lajur dari yang pertama ke yang terakhir diserlahkan.

3. Pilih Baik Urus Menaik atau Isih Menurun.

   Semacam ini sentiasa dilakukan dari kiri ke kanan.

   Dengan kata lain, anda tidak dapat menyusun kandungan lajur keempat dan di dalamnya dengan kandungan lajur ketiga.

Mengasingkan mempunyai keanehan tersendiri apabila bekerja dengan nombor dalam medan teks.Apabila mengisih medan yang mempunyai nombor bercampur dengan ruang dan huruf (seperti alamat jalan), Akses meletakkan nombor-nombor itu seolah-olah mereka huruf, bukan angka. Tingkah laku ini bermaksud bahawa Access meletakkan (katakan) "1065 W. Orange Street" sebelum "129 Mulberry Street. "(Terima kasih kepada cara yang unik bahawa komputer anda menyusun maklumat, 0 di kedudukan kedua 1065 datang sebelum 2 di posisi kedua 129.)