Cara Menggunakan Tab Dokumen dalam Salesforce - dummies

Sebelum penambahan Kandungan Salesforce, anda boleh menyimpan fail dalam Salesforce pada tab Dokumen. Walaupun tidak seperti Kandungan yang kukuh, tab Dokumen masih tersedia dan berguna dalam pelbagai cara. Sebagai contoh, anda boleh menjadi tuan rumah imej yang dirujuk dalam templat e-mel, aplikasi adat, medan, dan juga Pasukan. laman web di tab Dokumen. Fail-fail ini biasanya tidak berubah dan pasti tidak perlu bekerjasama, jadi anda boleh terus menyimpannya dengan mengklik tab Dokumen.

Anda juga boleh memikirkan tab Dokumen sebagai tempat di mana fail sistem pentadbir sistem rumah. Walau bagaimanapun, jika anda memerlukan keupayaan untuk melihat fail, bekerjasama dengan Chatter, atau menyimpan fail yang lebih besar, fail tersebut tergolong dalam Kandungan Salesforce.

Mencipta folder dalam Perpustakaan Dokumen

Untuk membuat folder dokumen, anda mesti terlebih dahulu mempunyai kebenaran Mengurus Dokumen Awam. (Jika anda tidak pasti anda memilikinya, anda boleh dengan cepat mengetahui dengan melihat sama ada anda melepasi Langkah 1 dalam senarai berikut. Jika anda tidak dapat melangkah Langkah 1, minta pentadbir anda membantu.) Untuk meneruskan, pergi ke tab Dokumen dan ikuti langkah berikut:

1. Klik Buat pautan Folder Baharu di bawah tajuk Folder Dokumen. Halaman Folder Dokumen Baharu muncul.
2. Taipkan nama untuk folder dalam medan Folder Dokumen.
3. Gunakan senarai juntai Akses Folder Awam untuk memilih hak akses.
4. Klik butang radio untuk memilih siapa yang sepatutnya mempunyai akses ke folder itu.
5. Apabila selesai, klik Simpan. Halaman Dokumen Nama Folder muncul, dan anda boleh mulai menambah dokumen baru ke folder baru anda.

Menambah dokumen

Sebelum replikasi boleh mula menggunakan dokumen dalam Salesforce, anda atau seseorang di dalam syarikat anda mesti terlebih dahulu menambah dokumen ke Perpustakaan Dokumen.

Apabila memuat naik dokumen, had saiz fail pada setiap fail individu ialah 5MB. Bagi sesetengah syarikat, ini mungkin saiz purata persembahan PowerPoint atau fail PDF dengan grafik, jadi pelajari dengan sewajarnya.

Untuk menambah dokumen dan memuat naik failnya, log masuk ke Salesforce dan ikuti langkah berikut:

1. Klik tanda tambah di bahagian atas di sebelah kanan tab anda dan kemudian pilih Dokumen. Satu halaman Dokumen Baru Muat Naik muncul.
2. Taipkan nama untuk fail dalam medan Nama Dokumen. Jika anda mahu nama dokumen menjadi padanan tepat nama fail, tinggalkan kosong ini. Selepas anda memilih fail, nama fail secara automatik memaparkan medan Nama Dokumen kosong.
3. Pilih Hanya Gunakan kotak semak Hanya jika anda mahu dokumen ini rahsia.Sekiranya anda memilih kotak semak ini, anda tidak mengubah akses kepada dokumen itu, tetapi anda menandakan pengguna akhir anda tidak menghantar fail di luar syarikat.
4. Pilih kotak semak Imej Luaran Tersedia hanya jika anda memuat naik imej yang akan anda hantar dalam template e-mel HTML kepada orang yang harus memandangnya tanpa perlu log masuk ke Salesforce untuk melihatnya. Sebagai contoh, pelayar logo atau surat kepala perlu memilih kotak ini.
5. Gunakan senarai juntai bawah Folder untuk memilih folder. Jika anda belum membuat folder yang sesuai, atau anda tidak mempunyai akses baca tulis untuk folder yang betul, anda boleh menyimpan fail pertama dalam folder Dokumen Peribadi saya dan memulangkan dokumen kemudian.
6. Dalam medan Penerangan, taipkan penerangan ringkas mengenai dokumen itu.
7. Dalam medan kata kunci, ketik kata kunci yang akan membantu pengguna akhir mencari dokumen. Salesforce menyediakan alat carian Cari Dokumen di halaman rumah Dokumen, jadi anda harus memilih kata kunci yang anda fikir pengguna akan masuk. Contohnya, jika anda menambah kajian kes, anda mungkin memasukkan kata kunci yang termasuk produk yang berkaitan, nama pelanggan, cabaran, dan sebagainya yang boleh digunakan oleh peniaga jualan untuk merujuk silang.
8. Di bawah langkah Pilih Fail, butang radio Enter akan dipilih secara lalai, jadi anda hanya perlu mengklik butang Layari untuk memilih fail yang diingini. Satu kotak dialog Pilih Fail muncul.
9. Pilih fail dari folder pada komputer anda dan klik Terbuka. Kotak dialog ditutup, dan laluan dokumen dimasukkan dalam medan Fail ke Upload.
10. Apabila muat naik selesai, halaman rekod dokumen muncul semula dalam mod Tersimpan dengan maklumat pada dokumen dan pautan untuk melihat dokumen itu.

Menggunakan dokumen

Selepas anda membuat dokumen dalam Salesforce, anda boleh menggunakannya dalam pelbagai cara semasa penjualan anda. Anda boleh mencari dokumen dari laman utama Dokumen atau menyemak imbas folder dokumen anda. Anda boleh memanfaatkan imej yang telah dimuat naik dari tab Dokumen, dalam Templat E-mel. Sekiranya anda seorang pentadbir, anda juga boleh menyesuaikan logo di sudut kiri atas Salesforce dengan imej yang dimuat naik, selagi ia paling banyak 20KB dan 300 piksel yang lebar dengan tinggi 55 piksel.