Cara Bekerja dengan Urus Niaga dalam Daftar QuickBooks Online - dummies

Anda membuka daftar dari halaman Carta Akaun dalam QuickBooks Online (QBO). Untuk membuka halaman Carta Akaun, klik ikon Gear di sebelah nama syarikat anda dan, dari menu yang muncul, klik Carta Akaun dalam lajur Tetapan.

Dari halaman Carta Akaun, anda boleh mengklik dua kali mana-mana akaun yang menunjukkan jumlah dolar (termasuk 0) dalam lajur Imbangan QuickBooks; semua akaun ini adalah akaun Kunci Kira-kira dan mempunyai daftar.

Anda boleh mengklik akaun untuk memilihnya. Jika butang Daftar di atas senarai akaun tersedia, maka anda tahu anda telah memilih akaun Lembaran Imbangan. Anda boleh klik butang Daftar untuk membuka daftar akaun.

Memasuki transaksi

Selepas anda mengklik butang Daftar atau klik dua kali pada akaun Balance Sheet, anda boleh memasukkan transaksi ke dalam daftar; ikuti langkah berikut:

1. Klik di mana-mana pada baris kosong.

   QBO mengisi pada tarikh hari ini dan memaparkan kotak senarai kecil di atas tarikh.

2. Klik kotak senarai dan, dari senarai yang muncul, pilih jenis transaksi yang anda mahu masukkan.

   Sebelum anda membuka kotak senarai, tajuk jenis transaksi muncul. Setelah anda membuka kotak senarai, QBO memaparkan senarai jenis transaksi yang tersedia dan, dalam prosesnya, meliputi tarikh transaksi; itulah sebabnya anda tidak dapat melihat tarikh urus niaga untuk transaksi di sini.

   

   Apabila anda membuka senarai jenis urus niaga, QBO memaparkan hanya jenis urus niaga yang terdapat dalam daftar akaun yang anda buka. Sebagai contoh, anda boleh merakamkan pembayaran pelanggan dalam daftar akaun bank, tetapi anda tidak boleh memasukkan invois pelanggan. Begitu juga, anda boleh merakam cek atau pembayaran bil dalam daftar akaun bank, tetapi anda tidak boleh memasukkan bil penjual.

3. Tekan Tab dan, jika perlu, tukar tarikh urus niaga.

4. Tekan Tab dan, jika sesuai, berikan nombor rujukan untuk transaksi tersebut.

   Sebagai contoh, jika anda merakam cek, berikan nombor cek.

5. Tekan Tab dan berikan nama.

   Sebagai contoh, jika anda merekodkan pembayaran yang anda terima daripada pelanggan, pilih nama pelanggan. Sekiranya anda menulis cek, berikan nama penerima.

6. Dalam lajur yang sesuai, sediakan jumlah urus niaga.

   Dalam akaun rekening bank, rekod pembayaran yang anda buat dalam jumlah nilai dolar pertama dan jumlah yang anda simpan dalam jumlah nilai dolar kedua.

7. Tekan Tab.

   Penempatan QBO pada titik penyisipan bergantung pada jenis transaksi yang anda masukkan.Contohnya, jika anda memasuki Pembayaran Diterima, Pembayaran Bil, atau Transaksi Bayaran Balik, QBO meletakkan titik sisipan dalam lajur Memo, di mana anda boleh menaip memo untuk transaksi.

   Jika, bagaimanapun, anda memasuki Cek, Deposit, Resit Jualan, Pembelian Tunai, Perbelanjaan, Pindahan, atau transaksi Kemasukan Jurnal, QBO meletakkan titik pemasukan dalam lajur Akaun. Pilih akaun lain (sebagai tambahan kepada akaun yang mendaftar anda telah dibuka) yang terjejas oleh transaksi. Contohnya, jika anda memasukkan cek, pilih akaun perbelanjaan. Jika anda memasukkan akaun dan tekan Tab, anda boleh memasukkan memo untuk transaksi.

8. Tekan Tab dan kemudian klik butang Simpan yang muncul di bawah urus niaga.

Mengedit transaksi

Anda boleh mengedit transaksi dari daftar dengan mengklik transaksi dan kemudian mengklik butang Edit yang muncul di bawah transaksi. Walau bagaimanapun, anda tidak mengedit transaksi dalam daftar. Sebaliknya, QBO secara automatik membuka tetingkap transaksi untuk jenis urus niaga yang anda pilih. Sebagai contoh, jika anda memilih untuk mengedit transaksi Perbelanjaan dalam daftar akaun, QBO memaparkan transaksi di halaman Transaksi Perbelanjaan.

Mencari urus niaga

Selepas beberapa ketika, bilangan urus niaga dalam daftar boleh menjadi sangat panjang, terutamanya dalam daftar akaun bank. Oleh itu, mencari transaksi dengan melayari pendaftaran - atau eyeballing - boleh menjadi cara yang tidak produktif untuk mencari transaksi. Sebaliknya, anda boleh menggunakan beberapa pintasan untuk membantu anda mencari transaksi tertentu.

Pertama, anda boleh menyesuaikan rupa transaksi dalam daftar; klik butang Customize yang muncul di bawah nama daftar. QBO memaparkan tingkap yang membolehkan anda untuk

• Susun transaksi mengikut tarikh, nombor rujukan, jumlah (menaik atau menurun), status perdamaian, atau tarikh penciptaan.

• Menapis transaksi yang dipaparkan oleh status perdamaian.

• Tunjukkan setiap transaksi pada hanya satu baris daftar dan bukannya dua baris.

Angka ini memberi tumpuan pada sebelah kanan halaman daftar. Perhatikan kotak Pergi ke Tarikh; anda boleh menaip tarikh urus niaga dan klik butang Pergi di sebelah kanan kotak Pergi ke Tarikh untuk melihat transaksi dengan cepat bermula dengan tarikh tersebut.

Di samping itu, anda boleh mengklik butang Cari dalam Daftar yang muncul di sudut kanan atas halaman daftar. Apabila anda klik Cari dalam Daftar, QBO memaparkan kotak dialog Find List.

Dari kotak dialog ini, anda boleh mencari oleh penerima, akaun, jumlah, nombor rujukan, tarikh, memo atau jenis transaksi. Selepas anda memilih salah satu daripada pilihan ini dari kotak senarai Carian, buat pilihan atau ketikkan apa yang anda ingin cari dalam kotak Cari.

Kemudian, gunakan kotak senarai Padanan Jika ingin menentukan sama ada urus niaga QBO yang didapati harus sama persis, mengandungi, lebih besar daripada, atau kurang daripada maklumat yang anda berikan dalam kotak Cari. Akhirnya, klik butang Cari, dan QBO memaparkan senarai transaksi yang sepadan dengan kriteria carian anda.

Di latar belakang, di belakang tetingkap Cari Daftar, QBO membuka transaksi pertama dalam senarai dalam tetingkap transaksi di mana ia telah dibuat. Contohnya, jika transaksi pertama dalam senarai adalah pembayaran bil, maka QBO membuka tetingkap transaksi Pembayaran Bil dan memaparkan butiran transaksi pertama yang dijumpai sebagai hasil carian anda.