Menjaga Data QuickBooks Data Rahsia Anda

Oleh kerana maklumat itu bersifat peribadi, kebimbangan pertama anda dalam mentadbir sistem perakaunan QuickBooks 2013 adalah menjaga data anda sulit. Anda mempunyai dua kaedah pelengkap untuk memastikan data QuickBooks anda sulit. Kaedah pertama untuk mengekalkan kerahsiaan bergantung kepada ciri keselamatan yang dibina dalam Microsoft Windows. Kaedah lain bergantung kepada ciri keselamatan QuickBooks.

Menggunakan keselamatan Windows

Anda boleh menggunakan keselamatan yang disediakan oleh Microsoft Windows 7 atau 8, Windows Vista atau Windows XP untuk menyekat akses kepada fail - sama ada fail program atau fail data - kepada pengguna tertentu. Ini bermakna anda boleh menggunakan keselamatan tahap Windows untuk mengatakan siapa yang boleh dan tidak boleh menggunakan program QuickBooks atau mengakses fail data QuickBooks.

Jika anda sudah menggunakan keselamatan peringkat Windows, anda (atau seseorang di pejabat anda) tahu bagaimana menggunakan alat itu untuk menghalang akses tanpa kebenaran (atau penggunaan) fail program dan fail data. Untuk menggunakan keselamatan peringkat Windows untuk QuickBooks, anda hanya boleh menggunakan pengetahuan umum anda yang ada pada fail program QuickBooks atau fail data QuickBooks.

Jika anda belum menggunakan keselamatan peringkat Windows, anda tidak perlu pergi ke masalah pembelajaran sistem keselamatan rumit Windows '. Anda boleh menggunakan keselamatan QuickBooks yang lebih mudah.

Menggunakan keselamatan QuickBooks

Anda boleh melindungi kerahsiaan data QuickBooks anda dengan memberikan kata laluan kepada fail data syarikat QuickBooks. Anda boleh melakukan ini semasa proses persediaan QuickBooks. Anda juga boleh menyiapkan kata laluan dengan memilih Syarikat → Sediakan Pengguna dan Kata Laluan → Tukar Kata Laluan Anda. Apabila anda memilih arahan ini, QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Perubahan Pantas.

Untuk menetapkan kata laluan, anda hanya memasukkan kata laluan yang sama ke dalam kotak teks Kata Sandi Baharu dan kotak teks Sahkan Kata Laluan Baru. Perhatikan bahawa kata laluan anda dikaitkan dengan Admin nama pengguna (yang bermaksud pentadbir). Jika anda belum menyiapkan kata laluan, anda tidak mempunyai kata laluan lama, jadi anda tidak akan melihat kotak teks Kata Laluan Lama. Anda juga mesti memberikan soalan dan jawapan cabaran.

Jelas sekali, anda mahu menetapkan kata laluan anda sehingga tiada siapa (malah komputer) yang boleh meneka. Ini bermakna kata laluan anda tidak sepatutnya menjadi perkataan dalam kamus. Kata laluan anda juga tidak boleh menjadi nombor. Dan katalaluan anda terutama tidak boleh menjadi kata, frasa, atau nama yang sesetengah rakan sekerja dapat dengan mudah mengetahui.

Kata laluan yang terbaik (dari sudut pandangan keselamatan) adalah kombinasi huruf dan nombor yang tidak masuk akal, seperti f34t5s atau s3df43x2.

Selepas anda menetapkan kata laluan anda, anda perlu mengubahnya secara berkala. Untuk menukar kata laluan anda, anda juga memilih Syarikat-> Sediakan Pengguna dan Kata Laluan-> Tukar arahan Kata Laluan anda. QuickBooks sekali lagi memaparkan kotak dialog Kata Laluan Perubahan Pantas. Kali ini, anda mesti memasukkan kata laluan lama anda ke dalam kotak teks Tukar Kata Laluan. Kemudian anda perlu masukkan kata laluan baru anda ke dalam kotak teks Kata Sandi Baharu dan kotak teks Sahkan Kata Laluan Baru.

QuickBooks memerlukan nama pengguna dan kata laluan sebelum ia akan membuka fail data syarikat. Sebagai contoh, jika anda memberikan kata laluan kepada fail data syarikat anda, setiap kali QuickBooks bermula, ia akan memaparkan kotak dialog Masuk Masuk QuickBooks, di mana anda memasukkan nama pengguna dan kata laluan anda dan kemudian klik OK. QuickBooks kemudian membuka fail data. Jika anda tidak dapat membekalkan kata laluan, QuickBooks tidak membuka fail data.