Mengurus Kalendar di Microsoft CRM - dummies

Bahan yang penting untuk pengurusan kalendar termasuk melihat Aktiviti yang sedia ada, memasuki Aktiviti baru, penjadualan semula Aktiviti yang tidak dapat dielakkan, dan (mudah-mudahan) akhirnya menyelesaikan beberapa Kegiatan.

Melihat kalendar anda

Anda boleh melihat kalendar anda dari Laman Utama anda dan dari Tempat Kerja anda. Dari Laman Utama, pandangan anda adalah terhad kepada Kegiatan Masa Lalu, Kegiatan Sehari Hari Ini, dan Aktiviti Besok Besok. Kalendar tempat kerja mempunyai pilihan pandangan yang lebih besar dan sedikit lebih fleksibel.

Melihat kalendar Halaman Utama

Kalendar Laman Utama, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1, menunjukkan semalam, hari ini, dan esok. Anda boleh melaraskan tarikh sasaran dengan mengklik ikon kalendar di bahagian atas tetingkap dan memilih tarikh baru dari kalendar yang muncul. Jika anda memilih tarikh lain, paparan hanya menunjukkan Kegiatan untuk hari itu - tidak ada aktiviti terlambat atau masa hadapan.

Rajah 1: Kalendar Halaman Utama.

Anda boleh menyusun semua Aktiviti yang dipaparkan dalam mana-mana empat lajur dalam paparan. Mengklik tajuk lajur menyusun kembali semua Aktiviti anda. Mengklik tajuk lajur itu bertindak seperti suis toggle untuk sortasi anda, berulang-alik dari naik ke urutan menurun. Aktiviti disusun dalam paparan setiap hari.

Kalendar tempat kerja

Walaupun kalendar Laman Utama mungkin merupakan perkara pertama yang anda akan tengok setiap kali anda memulakan Microsoft CRM, kalendar Tempat Kerja mempunyai lebih banyak pilihan paparan dan sedikit lebih grafik. Anda masuk ke Kalender tempat kerja dengan memilih kawasan Tempat Kerja (pilihan di bahagian bawah hampir setiap skrin) dan kemudian pilihan kalendar dari panel ke sisi paparan utama. Selepas anda membuat pilihan ini, anda tiba di paparan yang ditunjukkan dalam Rajah 2.

Rajah 2: Kalendar tempat kerja.

Kalender tempat kerja menunjukkan sahaja janji temu anda. Panggilan telefon dan Tugas, sebagai contoh, muncul dalam Grid Lihat Senarai Aktiviti. Anda sampai di sana dengan memilih Aktiviti dari Bar Side Tempat Kerja.

Anda boleh menukar tarikh atau tarikh paparan kalendar Tempat Kerja dengan memilih tarikh dari kalendar di penjuru kanan sebelah atas. Anda juga boleh memilih dari tiga mod paparan (bulan, minggu, dan hari) dari senarai di sebelah kanan paparan.

Lihat Senarai Aktiviti

Jika anda benar-benar ingin tahu apa yang ada pada agenda anda, Grid View Senarai Aktiviti adalah tempat untuk pergi. Anda sampai di sana dengan memilih Aktiviti dari panel Tempat Kerja di sebelah paparan utama.Ini adalah tempat di mana hari anda harus bermula, dan ini adalah tetingkap di mana anda harus menjalani kehidupan profesional anda.

Bidang Carian Cari membolehkan anda mencari Aktiviti yang dijadualkan berdasarkan Subjek Aktiviti. Walaupun anda boleh menggunakan bar penyenaraian abjad di bahagian bawah tetingkap untuk mencari Subjek Aktiviti yang bermula dengan huruf tertentu, medan Cari Aktiviti lebih fleksibel kerana anda boleh memasukkan aksara berturut-turut, seperti flor , ke mencari mata pelajaran aktiviti bermula dengan Florida. Anda juga boleh menggunakan kad liar, untuk menyesuaikan sebarang urutan aksara.

Anda boleh memilih dari salah satu daripada beberapa pandangan. Pilihan pemilihan anda berfungsi bersamaan dengan pemilihan Aktiviti Cari anda. Pandangan ini adalah:

• Aktiviti Saya: Ini hanya Aktiviti yang ada pada jadual anda. Ia termasuk Aktiviti masa lalu, semasa, dan masa depan yang lalu.
• Aktiviti Terbuka: Ini semua Aktiviti terbuka, sama ada mereka milik orang lain atau hanya kepada anda. Pandangan lalai tidak, malangnya, menunjukkan kepada siapa mereka tergolong.
• Aktiviti Tertutup: Ini adalah semua Aktiviti yang lengkap yang mengandungi sistem.
• Semua Aktiviti: Senarai komprehensif ini memaparkan Aktiviti terbuka dan lengkap tidak kira siapa mereka.

Membuat Pelantikan untuk diri sendiri

Anda boleh membuat Pelantikan untuk diri sendiri secara langsung dari Laman Utama, yang mana bantuan dalam talian Microsoft dicadangkan. Kaedah ini cepat, tetapi …

Anda mungkin menghadapi masalah apabila bersetuju dengan sebaliknya dengan beberapa Pelantikan tanpa terlebih dahulu menyemak kalendar anda. Anda sentiasa lebih baik menyemak kalendar anda sebelum anda menjadualkan Pelantikan. Atas sebab itu, anda perlu menggunakan pendekatan lain untuk menjadualkan Pelantikan anda apabila bekerja secara dalam talian di Microsoft CRM.

1. Dari Tempat Kerja, pilih pilihan Kalendar dari panel ke sebelah kiri paparan.

Kalendar harian, mingguan atau bulanan anda muncul. Semak jadual anda di sini sebelum melakukan Pelantikan atau Aktiviti lain.

Paparan kalendar hanya menunjukkan Pelantikan, bukan Tugas atau panggilan telefon. Jika anda ingin mengelakkan penjadualan dua panggilan persidangan pada masa yang sama, pertimbangkan untuk merujuk kepada Paparan Senarai Aktiviti dan bukannya Paparan Kalendar.

2. Pilih Buat yang Baru: Pelantikan dari bahagian bawah kanan tetingkap.

Butiran terperinci, dipanggil tab Pelantikan, untuk memasuki Pelantikan baru muncul (seperti ditunjukkan dalam Rajah 3).

Rajah 3: Memasukkan Pelantikan baru dari awal.

Beberapa keping data pada tab Pelantikan patut mendapat penjelasan atau penjelasan lanjut:

• Penganjur: Ini adalah orang yang menyelaraskan Aktiviti. Tidak perlu Penganjur menjadi salah seorang peserta. Inilah orang yang anda nyalahkan apabila mesyuarat itu rosak.

• Para hadirin: Para hadirin mungkin Akaun, Kenalan, Leads, atau Pengguna. Akaun adalah syarikat, jadi tidak jelas apa arti untuk mempunyai sebuah syarikat dan bukannya seseorang dalam suatu mesyuarat. Jika Lead adalah sebuah syarikat, isu yang sama muncul.Penggunaan lebih banyak bidang Attendee adalah untuk memasukkan Kenalan (yang merupakan orang) dan Pengguna (yang merupakan orang di syarikat anda). Adalah perkara biasa untuk mencampur dan memadankan jenis peserta anda. Anda mungkin perlu sentiasa mempunyai sekurang-kurangnya satu Kenalan dan satu Pengguna.
• Subjek: Teks yang anda masukkan dalam medan Subjek berakhir pada paparan kalendar pada baris yang sama dengan jangka masa untuk Aktiviti. Dalam paparan mingguan kalendar, teks akan dibungkus supaya anda dapat melihat semua teks. Dalam pandangan harian, teks, jika terlalu lama, mungkin terputus.
• Waktu Permulaan dan Masa Akhir : Jika anda tidak memasukkan masa mula dan akhir, terutamanya untuk Pelantikan, mereka tidak akan dipaparkan pada kalendar anda.
• Acara: Secara kebetulan satu peristiwa adalah Aktiviti sehari-hari. Apabila anda memilih Acara Semua Hari, anda tidak lagi mempunyai pilihan untuk memilih waktu tertentu. Anda boleh, bagaimanapun, menentukan tarikh; dan jika tarikh tamat berbeza dari tarikh permulaan, anda telah membuat Aktiviti yang merangkumi berbilang hari. Vacations adalah contoh yang baik dari penggunaan peristiwa yang sesuai.
• Nota: Ini adalah kawasan teks bebas-tiada label yang akhirnya muncul pada baris di bawah tempoh masa dan tertakluk pada kalendar.
• Berhati-hati: Bidang ini membolehkan anda melampirkan Aktiviti ke satu atau lebih Rekod. Rekod-rekod tersebut boleh menjadi Kenalan atau Akaun atau Leads, contohnya. Dengan mengaitkan Aktiviti dengan lebih daripada satu Rekod, anda boleh melihat Aktiviti daripada mana-mana Rekod tersebut.